Гайд: как сблизить команду?

Привет! Мы — коммуникационное агентство Doing Great Agency. В январе мы вместе с проектами Fitmost, Щука / PIKE и фондом «Антон тут рядом» решили обменяться опытом наших внутренних командных практик: нашими ритуалами, форматами встреч и корпоративов, которые помогают сохранять теплые отношения в коллективе и быть сплоченными сильными командами.

Вся эта идея превратилась в гайд. Раскроем секреты нескучных обучалок и квартальных ретро. Расскажем, где можно проводить корпоративы и что делать, если у сотрудника заболела кошка. И как помочь тем, кто стесняется задавать вопросы и делиться проблемами на общих встречах.

Рабочие процессы

Трекинг. Каждый месяц совместно с руководителями направлений и бизнес-экспертом фонда проводим трекинг всех процессов — обсуждаем результаты работы и ставим новые цели. Всего у нас 6 площадок и 150 сотрудников, трекинг помогает ловить мэтч внутри команды.

Обучения

Знания и опыт. Все новые кураторы и руководители проходят обучение от нашего ментора. Так человек сразу же на старте получает базовые навыки менеджмента, знакомится с коллегами и видит, что его переживания и тревоги на новой должности нормальны. Сотрудники часто обучаются у внешних профессионалов и не пропускают актуальные события. Например, недавно PR-команда отправилась на конференцию «ТОК», а кураторы социальных сервисов были слушателями и спикерами на конференции «Сириус», крупнейшей по аутизму в России.

Коммуникация внутри команды

Антонтутрядочное медиа. Наше внутреннее СМИ — «Вестник тут рядом». Обозреваем новости, события и планы. Часто выпуски посвящены отдельным темам: фестивалю, семейному лагерю, ресурсному центру. Недавно был выпуск с приветами и историями коллег, которые сейчас работают удаленно из других городов — рыдали всей командой.

Каналы в Телеграме. У нас система каналов и чатов внутри фонда и внутри каждого отдельного департамента. Есть фундаментальные: новостной канал для рабочих объявлений и командный чат для обмена фотографиями, историями и приколами. Внутри PR-команды — вау-канал с трендами мира коммуникаций. Внутри площадок — командные чаты с новостями и объявлениями про обеды, чтобы точно не пропустить.

Тимбилдинг

Обед forever. Для всей команды фонда каждый день на площадках есть классные бесплатные обеды — едим вместе. Обсуждаем что угодно, кроме работы. Еще каждую неделю ловим булочки от дружественных пекарен Петербурга и спешелти кофе в зернах. Спасибо друзьям! По праздникам — любимые торты от Буше, на маркете — наполеон от Bekitzer, на день благодарения — индейка от наших суперповаров. Еда за общим столом — одна из любимых инклюзивных практик.

Портрет от художников на день рождения. На одной из площадок именинники получают портрет от студентов и художников фонда. Там собираем пожелания от всей команды: студентов, волонтеров, сотрудников. Место именинника обязательно украшаем гирляндой с котятами.

Своп тут рядом. 2 раза в год устраиваем вечеринку-своп для сотрудников и волонтеров фонда: обмениваемся одеждой, книгами, пластинками. Все, что остается после свопа, передаем в переработку и благотворительные магазины.

Кинопоказы в фонде. Новая традиция — после работы смотреть любимые фильмы вместе с коллегами. В ноябре смотрели «Красотку», делали масочки для рук, раскладывали Таро и ели яблочный пирог. В декабре пересматриваем Гарри Поттера.

Рабочие процессы

Один на один. Мы каждую неделю созваниваемся всей командой, но я заметила, что не все люди готовы к 100% откровенности в таком режиме. Поэтому я устраиваю звонки один на один, и тут важно побольше молчать и слушать собеседника.

Передача модерирования созвона. Обычно общий созвон по понедельникам модерирует наша COO, но иногда мы передаем это кому-то из команды. Суть в том, чтобы дать обратную связь всем филиалам.

Коммуникация внутри команды

Кружочки в Телеграме. Мы не общаемся голосовыми, но когда надо передать эмоции в чате, то записываем кружочки.

Аск fm с CEO. Раз в пару месяцев сотрудники анонимно спрашивают меня обо всём, а не только о работе. Анонимность позволяет задать неудобный вопрос, например, про повышение зарплаты.

Тимбилдинг

Курьер с букетом или деньги. Часто подмечаю, что у сотрудника важное событие в жизни. Например, он выпустился из университета. Тогда c курьером отправляю букет цветов. Или отправляю деньги, если, например, нужны лекарства для заболевшей кошки.

Корпоративные ноготочки. Так как у наших редакторов руки всегда в кадре, мы придумали оплачивать им маникюр. В эту акцию в итоге подтянулся и бэк-офис. Была попытка давать ещё абонементы на фитнес, но мало кто пользовался, поэтому поставили на стоп.

Рабочие процессы

Утренние Дейли. Каждый день в 9:45 командный синк — сонастроиться и пообщаться, как идут дела. Практика 50/50 рабочая и командная.

Ретро команды: раз в квартал и в конце года. Обсуждаем и делимся впечатлениями, как прошло время и что каждый для себя вынес. Разделяем на профессиональное и личное, и каждый в команде выступает. Это помогает добавить прозрачности в процессы.

Обучения

Каждый четверг в 10:00 обучалки. Обычно каждый что-то читает и потом рассказывает в чатик, что интересного почерпнул. Либо кто-то выступает для всей команды. Например, я так рассказывала про юнит экономику, про бренд, про то, как вести задачи. Дизайнеры рассказывали, как понимать язык дизайнеров. Еще может быть формат, когда мы смотрим видео, прямо на обучалке или до нее, и потом обсуждаем.

Коммуникация внутри команды

Новостной канал. Сейчас все новости публикуем в общем чате компании в Телеграме. А раньше каждый отдел писал еженедельные вестники и рассказывал, что произошло интересного.

Ситуативные вбросы с мемами. Делимся мемами, стикерами или какими-то тестами в стиле «какое ты порно». Просто чтобы расслабить мозг в течение дня. Иногда бывало даже ночью.

Тимбилдинг

Совместные тренировки и походы в баню. Баня — вообще особенный ритуал любви к себе, куда точно надо ходить девчонкам группами. Очень объединяет поесть вместе селедки с картошкой и потом попариться, обмазаться грязями и скрабами. Можно позволить себе все, что ванная дома не выдержит.

Девичники. Устраивали вечера-девичники вместе с девчонками в квартире у СЕО: готовили еду и напитки, веселились и танцевали под Меладзе.

Прогулки после работы «до метро». Тоже ритуал объединения. Занимает до часу времени, а столько всего можно обсудить и стать ближе.

Рабочие процессы

Райз Энд Шайн. Созвон каждый понедельник в 11:00. Маленький еженедельный тимбилдинг — не синхрон по задачам, а чтобы быть друг с другом, познакомиться получше или обсудить что-то. Например, недавно делали «Список того, что сделало меня мной» или рисовали в сторис свой любимый проект. Если выходит новый сотрудник — проводим знакомство с ним в виде фэнси-презентации и QA. Также, в рамках чеков состояния, в общем чате практикуем простую форму «Какой ты стикер сегодня?».

Коворкинг-день по средам. Команда сейчас распределенная и удаленная, поэтому со всеми, кто в Петербурге, встречаемся по средам в коворкингах города и работаем вместе

Обучения

ВАУ книжный клуб. Обсуждаем книги, которые читаем, записываем кружочки из любимых книжных магазинов и скидываем полезные подборки. Иногда читаем что-то вместе и создаем, например, мудборды по книжкам в Pinterest. Всё в спокойном режиме.

Лекторий «Продлёнка». Внутренний лекторий как с приглашенными спикерами, так и с внутренними. Например, учились работать с тревогой с психологом, проводили арт-терапию, ходили вместе играть в бадминтон, ходили в столярную мастерскую.

Английский язык. Оплачиваем 50% стоимости занятий английским.

Коммуникация внутри команды

Рассылка. По понедельникам вечером каждому на почту прилетает наш внутренний журнал — новости проектов, новости агентства, смешные скриншоты из чатов, ну и маленькие штуки, чтобы лучше узнавать друг друга. Например, в декабре всё посвящено Новому году и новогодним традициям. Когда выходит новый коллега — просим заполнить анкету в стиле школьной, где коллега отвечает на разные забавные (и не только) вопросы.

Сетка внутренних чатов. Бокс с идеями: кидаем туда все классное, что видим — для насмотренности и трендов. Образование: ловим там тренды. ВАУ-чат: хвалим и поощряем друг друга. Маркировка: обсуждаем все новости из мира маркировки рекламы. Также периодически активны чаты: «8К шагов в день», чат любителей бани.

Тимбилдинг

Классные корпоративы. Стараемся делать три больших корпоратива в году: новогодний, летний и на день рождения агентства — в середине осени. Летом был корпоратив в стиле Мамма Миа в кинотеатре, зимой — в стиле «Один дома» на яхте. Был корпоратив в дачном стиле на настоящей даче в Сестрорецке, в трамвае, который едет по Петербургу. На пятилетие агентства — вывезли всех в Сочи, устроили большую вечеринку и прыгали в бассейн в платьях. На каждый корпоратив собираем вместе плейлист — расшариваем его на Яндекс Музыке, и каждый добавляет свои любимые треки. Делаем отдельную афишу и брендинг, фотографируемся на полароид, добавляем много деталей и почти всегда держим тематику корпоратива в секрете, чтобы был сюрприз.

Традиции каждого отдела. У каждого отдела — свои традиции, мини-корпоративы и активности. Например, SMM-отдел ездил на аудио-экскурсию в Царское село, был День отдела в фотоателье UU, PR-отдел — на круиз с KUZNYA по Петербургу, а проектный отдел — ходил на онлайн мастер-класс.

Будем рады вашей обратной связи!