Новый корпоративный тренд: типовое автоматизированное рабочее место. Разбираемся, новый ли он и зачем это бизнесу

Низкий стол в опенспейсе, стул для квадратной попы, пыльный фикус у кулера — о типовых рабочих местах мы знаем многое. Но ТАРМ всё-таки про другое — про практичность, безопасность, сфокусированность на задачах и результатах.

Новый корпоративный тренд: типовое автоматизированное рабочее место. Разбираемся, новый ли он и зачем это бизнесу

По сути ТАРМ — это цифровое пространство, настроенное так, чтобы сотрудник мог эффективно выполнять обязанности, соответствующие его роли. ТАРМ стандартизирует процессы, поэтому задачи получается выполнять быстрее и без ошибок. У каждого отдела в компании может быть своё типовое автоматизированное рабочее место. Его можно масштабировать на любое количество пользователей.

Меня зовут Юлия Пуртова, я директор по автоматизации в «Первой Форме». Давайте вместе разберёмся, из чего состоит такое рабочее место, как оно помогает упростить ежедневную работу и каких результатов с ним можно достичь.

В статье:

Типовые компоненты ТАРМ

Раньше под ТАРМ понимали офисное и специализированное ПО и технологическую инфраструктуру — ПК, сервера, устройства для считывания смарт-карт и даже удобное кресло. Сейчас же ТАРМ — это скорее цифровое рабочее место, которое содержит всё, необходимое для работы, и позволяет выполнять задачи из любой точки.

В основе ТАРМ лежат типовые компоненты:

Новый корпоративный тренд: типовое автоматизированное рабочее место. Разбираемся, новый ли он и зачем это бизнесу

Из этих компонентов состоят автоматизированные бизнес-процессы. Например:

Новый корпоративный тренд: типовое автоматизированное рабочее место. Разбираемся, новый ли он и зачем это бизнесу

Определённый набор автоматизированных бизнес-процессов, в свою очередь, и формирует ТАРМ для отдела или подразделения компании.

Так, ТАРМ для бухгалтерии автоматизирует процессы расчёта заработной платы, ведения управленческой отчётности, начисления отпускных и других выплат.

А компоненты, из которых эти процессы строятся — те же задачи, чаты, календарь, файловое хранилище, дашборды с аналитикой из 1С и так далее.

Давайте посмотрим ещё несколько примеров:

ТАРМ для HR-специалистов: портал, ВКС, чаты, шаблоны документов, задачи, диаграмма отпусков, календарь, база знаний

  • Рассылка объявлений.

  • Публикация регламентов.

  • Приём запросов сотрудников.
  • Проведение опросов и анкетирований.
  • Проведение собеседований.
  • Оформление кадровых документов.
  • Онбординг сотрудников.
  • Оформление отпусков и больничных.

ТАРМ для менеджеров проектов: задачи, канбан, календарь, дашборды, диаграмма Ганта, табель трудозатрат, ВКС, чаты, база знаний

  • Бронирование специалистов.

  • Управление проектами и задачами.

  • Командная работа над проектом.
  • Отслеживание плановых и фактических результатов и сроков.
  • Сквозной процесс с отделом продаж.

ТАРМ для маркетинга: канбан, календарь, база знаний, чаты, дашборды, встроенный редактор, хранилище файлов, мобильное приложение

  • Подготовка контента.

  • Организация вебинаров.

  • Согласование материалов.
  • Взаимодействия с другими отделами.
  • Аналитика.
  • Реклама.

ТАРМ для отдела продаж: канбан, IP-телефония, ВКС, чаты, задачи, чек-листы, дашборды

  • Приём заявок и регистрация клиентов.

  • Отслеживание активностей по клиенту.
  • Ведение по воронке продаж.
  • Планирование и распределение звонков по менеджерам.
  • Переговоры с клиентами.
  • Оформление договоров.
  • Сквозной процесс с проектным управлением.
<p>Как-то так себя чувствуют сотрудники, когда у них есть быстрый доступ ко всем необходимым инструментам</p>

Как-то так себя чувствуют сотрудники, когда у них есть быстрый доступ ко всем необходимым инструментам

Таким образом, из набора типовых компонентов мы можем создать и автоматизировать цифровые рабочие места для всей компании.

Преимущества использования ТАРМ

Главная цель внедрения ТАРМ — повысить производительность труда. Это достигается за счёт унификации и контроля всех рабочих процессов со стороны ПО.

И это важно. Я глубоко погружаюсь в процессы наших клиентов и вижу, что даже очень крупные компании всё ещё работают по старинке: они хранят информацию по процессам и регламентам на бумаге, позволяют сотрудникам действовать бесконтрольно. В результате онбординг новичков затягивается, руководители тонут в вопросах, а если сотрудник увольняется, он уносит с собой важные знания.

Новый корпоративный тренд: типовое автоматизированное рабочее место. Разбираемся, новый ли он и зачем это бизнесу

С ТАРМ такого не происходит. Все сотрудники подключаются к системе и получают доступ к своей зоне работы. Автоматизация позволяет идти по согласованному алгоритму, контролировать дедлайны, вовремя вовлекать в задачи руководителя. А если специалист уволится и на его место придёт новый, процесс не прервётся — информация не привязана к конкретному человеку.

Мы для себя выделили ещё несколько преимуществ типовых автоматизированных рабочих мест:

  • Широкие аналитические возможности. Все данные о важных бизнес-показателях хранятся в одной системе и их можно легко использовать для составления детальных отчётов.
  • Автоматизация рутинных действий. Если все данные в системе, можно больше не тратить время на сборку и отправку сводных данных, оформление документов, попытки выяснить у подчинённых статус задач.
  • Централизация всех процессов. Единая рабочая система позволяет экономить на покупке лицензий к множеству отдельных сервисов. Например, у нас в «Первой Форме» все инструменты для организации ТАРМ доступны по одной пользовательской лицензии. Даже ВКС и чаты, которые минимизируют риск потери важных файлов в переписках и утечки информации.
  • Высокий уровень безопасности. Платформу для ТАРМ можно разместить в закрытом контуре, что помогает избежать взломов и потери всех данных из-за сбоев облачных решений. А ролевой доступ к разделам системы позволяет обезопасить важные файлы от случайного изменения или удаления. Я рассказывала похожую историю в другой своей статье, с ТАРМ стать детективом точно не выйдет.

Как ТАРМ изменили рабочие процессы ДРТ, «Вкусвилла» и DIY-ритейлера

Эффективный контроль обращений для комплаенс-менеджеров «Деловых Решений и Технологий» (ДРТ)

Мы настраивали и внедряли ТАРМ в подразделение, которое отвечает за комплаенс-менеджмент в компаниях клиентов ДРТ. По сути, они проверяют обращения на релевантность и маршрутизируют их по комплаенс-офицерам клиентов.

В системе работают команды обеих сторон, и ТАРМ для них отличаются друг от друга. Обращения приходят в систему, где менеджеры проверяют их и либо отклоняют, либо отправляют дальше комплаенс-офицерам. Никакая информация не теряется. Офицеры же могут лучше контролировать сроки и обсуждать расследование нарушений в защищённых чатах.

Также у каждой роли появились преднастроенные дашборды, с которыми можно отслеживать скорость и качество расследований. Рабочие процессы и аналитика объединены в одном решении, фокус внимания не смещается.

Из каждого дашборда можно перейти в детальную аналитику по обработанным нарушениям
Из каждого дашборда можно перейти в детальную аналитику по обработанным нарушениям

Быстрое открытие новых торговых точек для «Вкусвилл»

Раньше команда развития «Вкусвилл» использовала для работы почту, внешние календари и Excel-таблицы. Это вызывало три проблемы, из-за которых торговые точки открывали дольше:

  1. согласования по почте затягивались,

  2. менеджеры часто обсуждали одни и те же локации,

  3. команды, контролирующие работы по благоустройству точек, не были синхронизированы.

После внедрения автоматизации у каждого отдела появились инструменты для комфортной работы на своём этапе. У выездных менеджеров есть интерактивная карта и чек-лист для проверки помещений, согласующим приходят уведомления, система сама следит, все ли команды внесли результаты работы.

В результате «Вкусвилл» смог эффективнее расширить торговую сеть и выйти в другие города — в ТАРМ подключены и региональные сотрудники.

Система подсвечивает следующий доступный шаг, пропустить его не получится
Система подсвечивает следующий доступный шаг, пропустить его не получится

Стандартизация переговорной кампании для крупной сети DIY-гипермаркетов

Тут клиент, к сожалению, под NDA, но кейс интересный. Поэтому trust me.

Итак, раньше его менеджеры по работе с партнёрами вручную собирали данные о поставках и продажах за прошлый год, согласовывали условия и допустимые пределы торга с поставщиками. Единого процесса не было, из-за чего сотрудники тратили много времени и сил на поиски данных, а руководители — на выяснение статусов и сроков.

С помощью внедрения ТАРМ мы с клиентом реализовали отлаженный процесс, движение по которому контролирует система. Она сама создаёт задачу на анализ результатов и подтягивает в неё все данные о работе с поставщиком. Менеджер вносит согласованные условия, а система выдаёт чек-лист и напоминает зафиксировать результаты переговоров.

В зависимости от итогов формируется предложение или запускается дополнительное согласование. Все действия прозрачные — руководителю больше не нужно ждать ответа от подчинённого, достаточно зайти в задачу.

В задачу можно вложить записи встреч, чтобы у всех вовлечённых сотрудников был к ним доступ
В задачу можно вложить записи встреч, чтобы у всех вовлечённых сотрудников был к ним доступ

Индивидуальная настройка ТАРМ под потребности сотрудников

На базе одной BPM-системы мы настраиваем и автоматизирем уникальные ТАРМ под точечные потребности бизнеса. Если процессы изменятся, ТАРМ также можно будет перестроить благодаря low-code конструктору и смарт-командам, с которыми справится даже сотрудник без технического бэкграунда (например, бизнес-аналитики).

Например, у нашего клиента, страховой компании «Уралсиб Страхование», сложный процесс согласования документов. Под каждый тип есть своя матрица, в процессе формируются листы согласования и внесённых замечаний. Также сотрудникам было важно, чтобы в системе можно было запросить мнение у других специалистов компании без лишний действий. Мы перенесли это всё в систему.

При необходимости можно перейти в задачу и уточнить детали
При необходимости можно перейти в задачу и уточнить детали

А у нас документооборот несколько проще. Себе мы не настраивали лист замечаний и запрос мнений, но у нас также можно отклонить согласование и вернуть документ на этап подготовки. А в случае, если руководитель в отпуске, согласование автоматически делегируется заместителю.

<p>При необходимости можно перейти в задачу и уточнить детали</p>

При необходимости можно перейти в задачу и уточнить детали

Технологии основе ТАРМ

Интеграция с другими системами

Редкий бизнес сейчас может обойтись без 1С, BI-решений, ERP-систем. При этом данные из них могут понадобиться сотруднику, который не привык к новым интерфейсам. Пока он будет разбираться, работа зависнет.

ТАРМ может выступать агрегатором данных из всех этих продуктов, чтобы сотрудник не тратил время на поиск, куда нажимать. В «Первой Форме» за интеграции отвечает автогенерируемое REST API. Для Active Directory, Exchange Server и многих других продуктов наши разработчики написали готовые коннекторы, а если нужна специфическая интеграция, можно добавить кастомные API.

ДРТ также автоматизировала в «Первой Форме» бронирование сотрудников на долгосрочные проекты. При этом им было важно связать систему с SAP, где менеджеры фиксируют трудозатраты, а HR-команда ведёт наём. Интеграция позволяет букировать специалистов в «Первой Форме» и отправлять отчёты в SAP для обработки и запуска других процессов.

Зелёные ячейки — 100% загрузки, синие ячейки — загрузка менее 100%, красные ячейки — специалист перегружен
Зелёные ячейки — 100% загрузки, синие ячейки — загрузка менее 100%, красные ячейки — специалист перегружен

On-premises или в SaaS

Многие компании выбирают для платформы ТАРМ облачные пространства крупных провайдеров. Их мощности помогают автоматизировать больше процессов и обрабатывать значительный объём данных, что выгодно для бизнесов.

Российским бизнесам сейчас всё-таки рекомендуют размещать решение в закрытом контуре.

Защита данных и безопасный доступ в ТАРМ

Для типовых автоматизированных рабочих мест мы всегда детально настраиваем права и доступы. Это позволяет обезопасить чувствительные данные и в случае утечки отследить её источник.

Подключение к системе ТАРМ тоже можно обезопасить. Многие компании выбирают для этого двухфакторную аутентификацию, смарт-карты, токены и преднастроенные VPN-сервисы. Уровень безопасности может быть разным в зависимости от внутренних правил компании.

В «Первой Форме» за безопасность данных отвечают:

  • детальная настройка ролей вплоть до отображения значений в полях;
  • полная и выборочная конфиденциальность данных;
  • сквозное шифрование переписок, файлов и информации о проектах.

Доступ к системе мы защищаем с помощью:

  • двухфакторной аутентификации через Telegram или по Email;
  • авторизации в системе по почте и мобильному телефону, в том числе и по отличному от того, что указан в профиле специалиста;
  • защищённых ссылок для подключения к ВКС внешних пользователей;
  • интеграции с аппаратными решениями для цифровой безопасности.

Особенности внедрения ТАРМ в крупных предприятиях и выводы

Как показывает практика, внедрение ТАРМ в компании никогда не ограничивается одним отделом. Чаще всего дело в сквозных бизнес-процессах, в которые вовлечены разные отделы: финансы, маркетинг, проектная команда и многие другие. Им мало настроить автономные рабочие места — нужно, чтобы сотрудники могли быстро подключаться к задачам других подразделений.

В последнее время о ТАРМ много говорят в контексте государственных организаций, но эта концепция подходит не только им, и многие частные бизнесы это уже проверили. Она помогает легче масштабироваться, быстро подстраивать процессы под изменения рынка и законодательства, тратить меньше ресурсов на онбординг сотрудников.

99
11
15 комментариев

Шо-то какая-то диковинная аббревиатура

Ответить

На самом деле уже года два используется в корпорате и у госников, просто не тема для В2С

2
Ответить

Блочная структура напоминает какой-то lowcode конструктор.

А может например маркетинг добавить себе доступы в CRM если захочет следить за сделками, которые привел?
А то на одной работе мне доступ к CRM целый год выдавали)

1
Ответить

Про low-code: это он и есть
Про доступ к СRM - это всегда очень сакрально, понимаю. Вообще модель прав гибкая, если нужно добавить, то можно, конечно

1
Ответить

Всегда с такими рабочими местами была ассоциация каких-то пультов управления боингом. А если на компе еще и доступ к сторонним сайтам отрублен… просто Оруэлл.

1
Ответить

Нет, доступ никуда не отрублен, мы на связи с внешним миром

Ответить

А кому этот ТАРМ больше нужен/удобен по итогу-то? Сотруднику? Или руководству, чтобы контролировать всё?

Ответить