Как работать из дома удаленно эффективно и без рисков для бизнеса. Опыт глобальной Alibaba и AliExpress Россия

В истории Alibaba уже были случаи, когда приходилось бороться с эпидемиями: эпидемия атипичной пневмонии, свиной и птичий грипп и другие. Один из главных инструментов (а возможно, и единственный) при этом — home-office.

Очень важно понимать, что уход на дистанционную работу не равен страху перед эпидемией, это уважение к взрослому поколению и здоровью близких и сотрудников. Дистанционная работа — это не отдых, это подчас еще большее рвение к работе.

В 2002 году в Китае была обнаружена эпидемия атипичной пневмонии. Многие люди были вынуждены оставаться дома на карантине долгое время: с января по июнь. Но именно это время считается для истории компании переломным, в этот момент была запущена площадка TaoBao, которая решала насущный вопрос — доставки товаров и продуктов на дом. При этом основатель Alibaba Group Джек Ма решил, что самым правильным и для сотрудников будет работать из дома, более 400 сотрудников отправились на home-office.

Это позволило, с одной стороны, остановить пандемию, с другой — больше времени проводить с близкими. Во время карантина даже сотрудники службы поддержки перевели свою работу на дом, и пользователи не заметили никакой разницы. В честь победы над эпидемией был основан праздник Ali Day, он отмечается 10 мая каждого года. В этот день сотрудники благодарят друг друга, свои семьи, приходят вместе с детьми и даже празднуют свадьбы.

В случае с коронавирусом в 2020 году сотрудники Alibaba в Китае и других офисах по всему миру уже с января перешли на home-office. В России сотрудники AliExpress частично перешли на домашнюю работу с этой недели: в офисе только те, кто нужен для бесперебойной работы.

Мы хотели бы поделиться своим опытом и опытом китайских коллег со всеми, кому это может пригодиться сегодня.

1. Вход во все системы осуществляется с помощью Alilang. У Alibaba есть единый портал, через который сотрудники получают доступ к согласованию финансовых документов, управлению задачами, обмену файлами.

2. У Alibaba есть собственный мессенджер DingTalk, в котором есть информация обо всех сотрудниках и их контакты, там можно не только вести переписку, но и созваниваться, присылать ежедневные отчеты в удобной форме, настраивать ежедневные автоматические отчеты о цифрах (например, росте продаж), устраивать конференц-звонки, делиться экраном с другими собеседниками.

3. Для того чтобы соблюдать режим работы, по отделам организованы ежедневные утренние онлайн-встречи stand ups, на которых ставятся цели и определяются ответственные. У топ-менеджеров есть утренняя встреча, на которой присутствует CEO компании.

4. В конце дня руководители просят делиться короткими отчетами о проделанной работе. Это сделано не для контроля, а для единого информационного фона.

5. HR ежедневно отправляет health check in: сотрудникам нужно заполнить короткую форму о состоянии здоровья и планах поездок.

6. Для контроля ситуации создан оперативный штаб из представителей HR, IT-поддержки и административно-хозяйственного отдела. Представители штаба круглосуточно отвечают на любые вопросы сотрудников из любого часового пояса в приват-чате, в том числе осуществляют технический аудит всех сервисов и удаленных доступов.

7. В компании организовываются периодические live-трансляции важнейших собраний и выступлений CEO через Ding, трансляция доступна всем сотрудникам. Мы отменяем любое участие сотрудников в офлайн-конференциях, но они могут связываться по видео- или аудиосвязи в случае необходимости.

8. Сотрудникам, которым необходимо оказаться в офисе, предложено бесплатное такси от дома до офиса, а также маски и антибактериальные гели и спреи в офисе.

9. Для контроля удаленной работы и помощи руководителям выделены специальные ответственные HR-менеджеры, по одному на отдел. Их основные задачи: помогать организовывать утренние встречи, напоминать о ежедневных отчетах и состоянии здоровья, помогать со всем, что может быть нужно (как с технической частью, так и с медицинской помощью, если возникнет необходимость).

10. И последнее, но не менее важное — проведение медитаций, танцев, тренингов онлайн, по видеосвязи. Например, во время карантина в Китае в компании ввели «планка-challenge» — видеозвонок с тренировкой планки, куда может присоединиться любой желающий. В течение всего времени, когда сотрудники Alibaba работали из дома, в общих чатах и по видеосвязи проводились ежедневные спортивные тренировки, маскарады и даже совместные выступления с детьми. Все это укрепляет дух и сплачивает команду сильнее, чем можно подумать.

Мы очень надеемся, что ситуация в ближайшее время восстановится. Когда эпидемия 2002 года в Китае закончилась, в первый рабочий день в офисе устроили family day и пригласили всех сотрудников с их семьями. Это была возможность не только показать родным, как работают в Alibaba Group, но и поблагодарить членов семьи за то, что с пониманием отнеслись к их работе из дома. У AliExpress в России тоже есть такая традиция, мы обязательно организуем день для всех семей сотрудников, когда вместе победим вирус.