Автоматизация учёта финансов в российском бизнесе: текущее состояние и тренды

Почему по-прежнему 8 из 10 компаний используют Excel для управленческого учета, и как выбрать подходящее решение для своего бизнеса.

Облачные технологии уже стали неотъемлемой частью нашей жизни, каждый день мы используем мобильные приложения, смотрим фильмы в онлайн-кинотеатрах, храним фотографии и документы на удаленных серверах.

Аналогичная ситуация и в бизнесе: компании активно используют облачные бухгалтерии, CRM-системы и даже виртуальных помощников. Такой тренд достаточно легко объяснить: предприниматели экономят до 40-50% на операционных расходах. Но почему же по-прежнему 8 из 10 компаний используют Excel для управленческого учета? И как выбрать подходящее решение для своего бизнеса?

Финансовый менеджмент в целом и автоматизация учета финансов в частности — важнейшая составляющая бизнеса. Оцифровка бизнеса помогает понять, за счет чего формируются доходы и расходы, какие показатели в бизнесе нужно изменить, чтобы прибыль была больше. Чем детальней будет учет, тем больше различных показателей вы будете учитывать, и с большим количеством данных вы сможете работать.

При этом финансовый менеджмент — одна из самых консервативных составляющих бизнеса. Если в продажах и маркетинге все может измениться очень быстро (появятся новые источники трафика, тренды и методологии продаж), то в финансах все не так. Формы отчетов, способы формирования бюджета компании и аналитики остаются прежними на протяжении многих лет. Возможно, именно такой консерватизм, сейчас препятствует переходу на новые программы, (к примеру, на SaaS сервисы).

Основной тренд сегодняшнего дня — переход на облачные системы. Эксперты в сфере IT неоднократно предсказывали рост SaaS в России и мире. Среднегодовой рост этого рынка в России составляет 20-30%: растет популярность облачной инфраструктуры бизнеса, появляются новые игроки на рынке, в том числе и западные. Сами сервисы добавляют новые возможности, что делает их более функциональными.

Причиной того, что в российском бизнесе облачные сервисы для ведения учета финансов не так популярны, как на западе, могут быть опасения и недоверие в целом ко всем облачным сервисам: «мои данные будут храниться в каком-то облаке и их могут украсть». Также есть 3 мифа, применительно непосредственно к SaaS для учета финансов. Рассмотрим каждый из них.

Действительно, в крупных компаниях дела с финансовым менеджментом обстоят значительно лучше: всегда есть опытный финансовый директор, прописанные регламенты и бюджеты. Но это не отменяет тот факт, что для успешного существования и развития любого бизнеса, нужен контроль за денежными потоками и прибылью. Каждый предприниматель, вне зависимости от сферы бизнеса и оборотов компании, должен хорошо ориентироваться в управленческой отчетности, ведь деньги — это «пульс» компании.

Это мнение многих опытных предпринимателей, и оно по-прежнему культивируется интеграторами различного ПО. Облачные технологии, в отличии от стационарных программ, не требуют усилий на установку, специальных серверов и внедрения. Они интегрируются с привычными бухгалтерскими системами, такими как «1С», и сразу готовы к работе.

Внедрение нового ПО и сервисов — это всегда испытание для бизнеса. Стоит вспомнить любое внедрение крупной системы, где отделы сопротивлялись нововведениям. Однако, если взглянуть на ситуацию под другим углом, финансы — это фундамент любой компании. Отчеты требуют максимальной точности и даже малейшие сомнения или ошибки в расчетах могут стать критичными для бизнеса.

Выбор подходящего продукта важный и ответственный момент. Конечно, поменять сервис можно, но делать это каждый год нецелесообразно. Поэтому изначально нужно проанализировать собственный бизнес, чтобы понимать, какой должна быть система, а при выборе программы обратить внимание на все нюансы, от которых впоследствии может зависеть эффективность работы. Главное правило: ПО должно подстраиваться под ваш бизнес, а не вы под ПО.

Важно понимать, какие у вас есть бизнес-задачи, какие задачи должен решать продукт и какие метрики он должен показывать.

Любая система учета финансов - должна помогать бизнесу увеличить прибыль и способствовать развитию компании. В этом смысле нужно понимать, за счет чего тот или иной продукт даст мне возможность дополнительного заработка. Даст ли он всю необходимую для этого аналитику?

Если вы уже используете какие-то программы по аналитике и хотите перенести данные во внедренный продукт, нужно уточнить, есть ли у выбранного продукта интеграция с вашими программами, например, той или иной версией 1С. Если интеграции нет, вам придется переносить все данные вручную или прибегнуть к помощи специалиста.

При выборе продукта и необходимого функционала стоит задуматься над дальнейшими перспективами. Ваш бизнес может вырасти, а следовательно, вырастут и требования к системе. Поэтому важно сразу заложить функциональность продукта, которая может потребоваться через какой-то промежуток времени, либо предусмотреть возможность безболезненного перехода на более старший продукт линейки без дополнительного обучения и с сохранением имеющихся данных.

Многие сервисы часто выпускают различные дополнения и обновления. Знание о наличии обновлений для рассматриваемого продукта, покажет отношение разработчиков к своей системе. Также можно поинтересоваться: какие обновления планируются и какие новые функции могут появиться в ближайшее время?

Если сразу несколько продуктов отвечают вашим бизнес-требованиям, имеют нужные интеграции и в принципе схожи друг с другом, помогут с выбором обычные сопоставления по цене, команде (как выстроена коммуникация с клиентом), интерфейсу (что в целом вам нравится больше?)

Порядок в финансах и их автоматизация обеспечит вашему бизнесу устойчивость и возможность развития на долгосрочный период. Главное — начать вести учет и научиться более глубоко смотреть на свой бизнес. По сути, учет можно вести и на листке бумаги. Но чем больше ваш бизнес, чем больше в нем данных, которые нужно учитывать, тем «ведение учета в собственном блокноте» усложняется. Вы начнете путаться и допускать ошибки. Тогда у вас самих перед глазами встанет ситуация необходимости внедрения более надежного инструмента. Кому-то будет достаточно Excel, кому-то нужна уникальная кастомизация, а кому-то подойдет функционал одного из SaaS-сервисов.

Материал подготовил директор по развитию сервиса управленческого учета Финансист Глеб Литвин.