Офис прощает плохой менеджмент, а удалёнка — нет

Или как помочь своим сотрудникам продуктивно работать удаленно?

Переход на удаленную работу скажется совсем незначительно на процессах компании, если прежде, еще в офисе, все было организовано по уму. Так что вынужденный карантин — отличная проверка своих менеджерских качеств и эффективности установленных в компании правил.

Многие компании практикующие управление удаленными командами уже дали свои пошаговые рекомендации, как внедрить удаленную работу, если вы еще недавно о таком даже не помышляли. Мы же хотим посмотреть на ситуацию чуть под другим углом и рассказать как позаботиться о своих сотрудниках, как помочь им стать удаленными, но остаться продуктивными без стресса и чувства вины.

Эпоха «выжми из сотрудника всё» осталась позади, сейчас хоть сколько-нибудь прогрессивные лидеры стараются заботиться о сотрудниках, не допускать их перегрузки и выгорания, минимизировать текучку кадров и способствовать тем самым положительному имиджу компании. Но вряд ли кто-то задумывался, как продолжить заниматься тем же самым в условиях удаленной работы и не свести все прежние усилия к нулю. На этот счет у нас есть несколько рекомендаций:

Это не значит, что нужно уйти в тень и предоставить сотрудников самим себе. Но будет большой ошибкой ударяться в микроменеджмент, контролировать, что делает специалист в каждый момент времени. А у руководителей, которые привыкли окидывать свои владения взглядом, видеть людей в офисе, есть такой риск.

Есть вероятность, что вы уже разузнали про сервисы тайм-трекинга и о том, что некоторые заставляют специалистов работать с включенной веб-камерой, но, поверьте, это довольно унизительная практика, не имеющая ничего общего с мотивацией и продуктивностью.

Удаленная работа — это тот формат, при котором облупляется весь корпоративно-декоративный слой, и фокус смещается с процесса, физического присутствия, количества часов на то, что действительно важно, — на результат.

Если в компании преобладает контроль над сотрудниками, а не над результатом, то в офисе или на удаленке, сотрудники приспосабливаются выглядеть продуктивными и занятыми (и вы сами их к этому побуждаете). Все мы понимаем, что гораздо важнее не то, что N раньше всех пришел, позже всех ушел, реже зависал на кухне и вообще носит рубашку и галстук, а то, что он при этом сделал для компании. Но зачастую именно внешние атрибуты перетягивают на себя внимание в офлайн-командах.

Сосредоточьтесь на распределении задач, грамотной их постановке, сроках, тогда всё кроме результатов перестанет быть важным. И напоминайте себе: эти люди оказались в вашей компании не случайно, а значит заслуживают уважения, а не режима «родительский контроль».

Будет правильно с самого начала обозначить, что теперь ваши планерки и встречи будут проходить в такие промежутки времени и с такой регулярностью. Мы не знаем, как было заведено в вашей компании прежде, но ежедневные утренние стендапы и еженедельные подведения итогов — хорошая практика.

Если требуется дополнительная к регулярным встреча, не стоит просто кидать ссылку на конференцию. Ваши сотрудники оценят, если вы обозначите вопрос, который нужно решить, и отправите приглашение на встречу за час до ее начала. Во-первых, так обсуждение проблемы пройдет продуктивнее, поскольку все придут на встречу с какими-то соображениями, а не в растерянности, а во-вторых, так сотрудники смогут закончить некоторый кусок работы, то, чем занимались, а не выходить из состояния сосредоточенности по первому свистку.

Чтобы и вам, и вашей команде было спокойнее, сразу обозначьте, что новые условия работы требуют некоторых новых правил.

Как например:

В рабочее время отвечать на сообщения в чатах в течение часа

Незачем делать сиюминутный ответ нормой. Во-первых, редкая задача не может подождать часа. Во-вторых, асинхронные коммуникации, а не постоянные отвлечения способствуют глубокой работе. Сотрудник может ответить на адресованный ему вопрос в перерыве за чаем или между своими основными задачами. В противном случае есть риск, что показателем активной, самоотверженной работы станут постоянные переписки, рабочие сообщения глубокой ночью и ранним утром, а такое поощрять не имеет смысла.

Не писать в рабочие чаты в нерабочее время

В удаленных командах есть большой риск переработки, а не отлынивания, чего так опасаются руководители. На самом деле отлынивание легко пресекается, а вот переработка и выгорание — это риск потерять важного сотрудника. Потому позаботьтесь о том, чтобы рабочий день у вашей команды заканчивался и объясните, что вы ждете не героизма, а планомерной продуктивной работы.

Включать видео по умолчанию

На самом деле в наших интервью СТО удаленных команд придерживаются разных позиций, и не все требуют включения видео. Мы согласны, что в целом передача информации голосом — достаточна, а видео — бонус. Но для адаптационного периода мы рекомендуем всё же сделать это правилом. Не ради того, чтобы общение не теряло своей невербальной составляющей, а потому что дэйли митинги с видео-связью здорово дисциплинируют.

Для этого потребуется как минимум встать заранее, привести себя в порядок, сесть за рабочее место, позаботиться о приличном фоне, а все это уже настроит на работу и даст хороший старт. Иначе рано или поздно возникнет соблазн подключиться ко встрече, лежа в кровати или за завтраком. А это расслабляет, задачи сдвигаются, рабочий день удлиняется и в итоге, вместо плюсов и свобод удаленной работы, сотрудники будут накапливать усталость.

Обеспечить себе стабильный интернет и хорошее качество звука

Стендапы затягиваются и портят настроение, если кого-то из участников приходится переспрашивать по несколько раз. Качество связи — это необходимый минимум. Почти любой домашний интернет и наушники в состоянии его удовлетворить. А тем, у кого есть проблемы с шумом, как сосед воспользовавшийся карантином для ремонта или маленькие дети, посоветуйте приложение Krisp. Krisp использует технологию машинного обучения, чтобы удалять посторонние звуки из аудио- и видеотрансляций, и поддерживает Zoom, Hangouts, Skype, Slack и др. Сейчас Krisp ввели карантинные акции и снизили стоимость подписки.

В каналах рабочей связи использовать настоящие аватарки и имена

Неважно, используете вы в своей небольшой команде Телеграм-чаты или подошли ответственнее и завели Slack, в рабочих коммуникациях всё должно быть просто и прозрачно, чтобы никому не приходилось гадать, какой из котиков на аватарке тот самый коллега, нужный сейчас.

Возможно, до сих пор не все ваши сотрудники пользовались облачными хранилищами, Zoom, Slack, Google-календарем и Google-документами. Будет лучше, если вы выберете минимальный инструментарий и потратите немного времени, чтобы объяснить всем, как этим добром пользоваться, что чаты не стоит смешивать и для нерабочего есть отдельный канал, что календарь теперь обязательный инструмент, а необходимые встречи с повесткой и всех участников лучше добавлять туда заранее, чтобы не случалось накладок.

Если хотите пойти дальше, то для совместной работы и мозговых штурмов лучше не делиться экраном, а воспользоваться такими сервисами онлайн-досками, как Figma или Miro. К тому же по итогу можно будет легко поделиться результатами с командой, чего не скажешь о маркерной доске в офисе.

Это основная ваша функция как руководителя. Следите, чтобы задачи были понятны и каждый сотрудник знал, что и когда от него ждут. Только так можно избежать потерянности и фрустрации при работе из дома.

Если вы организовали созвон для обсуждения проблемы, позаботьтесь о том, чтобы по его итогу, каждый знал, что делать теперь, к какому выводу все пришли. Критически важно документировать результаты всех встреч и обсуждений и делиться ими. Для этого можно записывать решения самому или назначать на эту роль кого-то из участников. Так, по окончании встречи у всех перед глазами будет план действий, а не эмоция «Ага, а что дальше?» и неловкость уточнять, что же нужно именно от него.

Чтобы эксперимент удаленной работы оказался успешным позаботьтесь о том, чтобы ваши сотрудники имели возможность погрузиться в работу, а не отвлекались на несмолкаемые пуш-уведомления и бесконечные, затягивающиеся обсуждения. Для этого разделите чаты, чтобы пуши приходили только тем, кого они касаются, не собирайте на встречи всех подряд, за компанию, а только тех, кто по-настоящему нужен для обсуждения вопроса. Следите за таймингом и старайтесь укладываться во времени отведенном на встречу, а вместо того, чтобы ее растягивать, лучше назначить дополнительную, тогда у всех будет время всё обдумать к следующему разу.

Работа — это прежде всего выполнение задач и достижение целей. Но люди привыкли общаться с коллегами не только о работе, за обедом или у кофемашины они успевают поинтересоваться и жизнью друг друга, и этого лишать их ни в коем случае не стоит.

То, что в офисе принято ограничивать, на удалёнке следует поощрять. Вы не извлечете никакого бонуса к продуктивности, если сотрудники не будут иметь возможности обменяться новостями или впечатлениями о просмотренном фильме.

Заведите отдельный чат для общения, интересуйтесь своими коллегами, их настроением, пусть в начале каждого командного созвона будут 5 минут «про жизнь», шутки и мемы. Не забывайте хвалить своих сотрудников, в офисе это происходит часто само собой, а работая удаленно, легко об этом забыть, но поделиться результатами, подбодрить, рассказать остальным об успехе одного — это важно.

Еще крайне важно делиться тем, чем занимаетесь вы сами, какие встречи провели, к каким выводам пришли, что планируете сделать в ближайшее время. Общение с командой должно быть диалогом, а не допросом.

Мы настоятельно рекомендуем завести традицию face-to-face — созвонов с каждым сотрудником один на один (более подробные рекомендации советуем прочитать в блоге Miro). Так можно наверняка узнать, что сотрудника не устраивает в процессах, выслушать критику или переживания. Такие встречи, в зависимости от количества членов команды, можно проводить, скажем раз в две недели. Вы точно оцените тот эффект, который дает эта практика и наверняка перенесете ее в офис, когда карантин закончится.

Ну и напоследок добавим еще одну мотивирующую цитату из нашего интервью с Глебом Кудрявцевым:

Кризисные ситуации — это отличный шанс задуматься не о доверии клиента к компании, а о вашем — к команде и команды к вам.

Эпидемии проходят, а навыки адаптации к изменяющимся условиям, новые и зачастую более эффективные методы работы остаются с вами. Мы точно знаем, что удаленные команды куют лучших менеджеров, и советуем взять от сложившихся условий максимум пользы.
И не хандрить!

#удаленнаяработа