Удаленная работа: мой двухлетний опыт

Личный опыт, организация рабочего места и процесса на удаленке, уведомления на фитнес-браслет, использование умной колонки. Cоветами и лайфхаками делится технический писатель Selectel, Николай Рубанов.

Человеку, который никогда не пробовал работать удаленно, многое из нижесказанного покажется странным, поскольку полностью отрицает сложившиеся стереотипы и мифы. Сегодня мне придется выступить в роли «Разрушителя мифов» и рассказать, как это выглядит на самом деле.

Если вам кажется, что удаленщик может сладко спать в своей кроватке, а затем положить ноутбук на колени и работать — нет, так не получится. Дело в том, что организм начнет мгновенно бунтовать и просить добавки сна. Подушка будет сладко манить к себе, а будильник соглашаться дать еще 5 минуточек. Закономерный итог — проспали и вместо размеренного начала дня получили стресс, когда надо привести себя в порядок, а вам уже по скайпу звонит босс.

Вывод банален и прост. Нужен «ритуал» пробуждения, сборов и прихода на рабочее место. Я делаю так: будильник срабатывает за час до начала рабочего времени. Встаю, убираю кровать, ставлю вариться кофе и иду в душ. Затем одеваюсь, пью кофе, привожу мысли в порядок. И вот минут за 10 до начала рабочего времени иду за рабочий стол.

Сейчас, в условиях распространения коронавируса, необходимо работать только из дома, поэтому речь дальше пойдет именно об организации рабочего места в домашних условиях.

Каждому знакома ситуация, когда дел много и не знаешь, за что браться. Работать проще всего, если перед глазами всегда есть полная картина и помогут иметь эту картину два моих любимых инструмента: Trello и Jira. Все основные задачи по работе живут в Jira и основные действия производятся там, вместе с коллегами. А вот когда необходимо запомнить, что требуется выполнить какие-либо поручения или не забыть какую-то срочную информацию — все это заносится в Trello. Идеальная замена желтым стикерам на монитор.

На каждую неделю завожу отдельную доску с задачами, разбитыми по следующим категориям:

Это позволяет мне держать под контролем все текущие задачи и видеть их прогресс. Цветовые метки помогают видеть более приоритетные задачи, а функционал составления чек-листов позволяет не упустить важные детали и планировать сроки выполнения.

Постоянно быть на связи с коллегами — одно из важнейших правил сотрудника на удаленной работе. Однако наши мессенджеры и социальные сети переполнены контактами и в итоге возникает интересный эффект. Каждое уведомление прочитывается, вне зависимости от того — важное оно или нет. С учетом огромного количества поступающего спама и рекламы это сильно мешает работе.

Решением становится тщательная настройка уведомлений и спам-фильтров. Мне удобно действовать так: все важные уведомления от рабочих контактов и мессенджеров приходят помимо смартфона на фитнес-браслет. Если же уведомление пришло только на телефон, значит оно личное и его можно посмотреть потом.

Также я активно использую умную колонку Google Home Mini, при помощи которой голосом создаю необходимые для меня уведомления о каких-либо мероприятиях или встречах. Единственное неудобство на данный момент — эта колонка официально не поддерживает русский язык, так что все команды ей следует отдавать на английском. Команд не очень много, привык за пару дней.

Секрет успешной работы удаленно: не смешивать свою личную жизнь и работу. Это находит свое применение и в выборе используемого программного обеспечения. Если у вас нет рабочего ноутбука, а работать приходится на собственном оборудовании, то используйте виртуализацию. Да, да, ту самую виртуализацию, о которой мы много раз говорили в нашем блоге. Домашним пользователям могу смело порекомендовать бесплатную программу-гипервизор Oracle VirtualBox, которая закрывает 99.9% потребностей в функционале. Она очень простая и ее освоение занимает минимум времени.

Смысл в том, чтобы создать отдельную виртуальную машину с нужной операционной системой и все рабочие документы, VPN-соединения и файлы хранить внутри нее, а не превращать устройство в свалку из личных и рабочих документов. Внутрь виртуальной машины можно пробросить практически любое устройство, даже ключи электронной цифровой подписи, так что это не станет для вас серьезным препятствием.

Пришла пора работать — включил виртуальную машину. Закончил работать — машину выключил и сделал снапшот/бэкап на всякий случай. Это действие одновременно служит и «ритуалом» ухода с рабочего места.

Подобный подход еще и очень хорош с точки зрения безопасности. Внутри виртуальной машины устанавливается только то программное обеспечение, которое реально необходимо для работы, плюс VPN-клиент. Весь остальной софт, который используется в личных целях, устанавливается вне виртуальной машины. В случае ЧП, например, поломки компьютера или заражения основной операционной системы вирусами — виртуальную машину можно восстановить из бэкапа на любом другом компьютере и продолжить работать.

Чтобы продуктивно работать, необходимо грамотно организовать рабочее место. Многие коллеги сказали, что им достаточно только ноутбука и блокнота. В подтверждение, они поделились фотографиями своих рабочих мест.

Сколько людей, столько и мнений. Многие коллеги предпочитают крайне минималистичное, но уютное рабочее место.

Со своей стороны рекомендую попробовать использовать связку из ноутбука и дополнительного монитора. При этом вы увидите, как улучшится ваша продуктивность.

Все дело в том, что если перед глазами нужно иметь более одного документа, например, эталонный и финальный вариант документа, то, когда они находятся на одном экране — между ними постоянно приходится переключаться. Внимание рассеивается, даже небольшая задержка или переключение в другое окно может сбить с толку. Имея больше одного монитора, вы работаете быстрее и продуктивнее.

Лично для себя я определил, что важно иметь хороший микрофон и веб-камеру для проведения видеозвонков и совещаний. Качественный микрофон помогает собеседнику лучше понимать то, о чем вы говорите, а хорошая веб-камера помогает налаживать визуальный контакт. Большинство ноутбуков обладает веб-камерой и встроенным микрофоном, которого достаточно для проведения совещаний, однако если необходимо разрешение больше 720p, то тогда стоит подумать над приобретением отдельной веб-камеры с микрофоном.

Несмотря на то, что Selectel предоставляет сотрудникам все необходимое оборудование для работы, я решил использовать собственное и организовал рабочее место в виде игрового ноутбука с большим количеством оперативной памяти и двух мониторов, каждый по 27 дюймов. Это позволяет эффективно работать с большим количеством документов и не отвлекаться на переключение. В итоге мое рабочее место сейчас выглядит так:

Кому интересно — вот основной состав:

Немного поясню почему именно такой набор. Ноутбук был выбран игровой, так как он обладает мощным процессором и легко выдерживает 5 виртуальных машин одновременно. Это полезно, когда нужно что-то быстро проверить или развернуть локально.

По роду деятельности мне приходится постоянно работать с большим количеством текста, поэтому требования к клавиатуре были очень жесткими. Она должна быть прочной, работать годами, легко чиститься и каждое нажатие должно быть максимально четким. Я привык к механическим клавиатурам с ярко выраженным тактильным откликом и большим ходом клавиш. Если будете брать себе такую — обратите внимание на тип переключателей. Cherry MX Blue — это самые громкие переключатели из линейки и не всем это будет по душе.

Внешнюю звуковую карту пришлось приобрести по одной простой причине. Хороший студийный микрофон требует фантомного питания +48V и разъем XLR для подключения. В роли веб-камеры периодически выступает моя старая action-камера SJCAM SJ4000. Она дешевая и при этом обладает очень хорошим сенсором. Режим работы в качестве веб-камеры в ней есть из коробки, а также ее можно закрепить на микроштативе. Это гораздо удобнее, чем веб-камера с прищепочным креплением на монитор.

Выбор интернет-провайдеров (именно так, в множественном числе) крайне важен для удаленной работы. Особое внимание нужно обращать на стабильность соединения, чтобы «не было ни единого разрыва». Поверьте, нет ничего хуже, когда соединение рвется во время совещаний. Так что первый и самый важный критерий — это качество связи. Второй критерий — скорость работы. Тут уже каждый выбирает под свои нужды, но для таких городов как Москва и Санкт-Петербург стоит выбирать тариф со скоростью не менее 100 Мбит/с.

Теперь о резерве. Самым правильным резервом для удаленщика является беспроводной канал связи (4G). С одной стороны, если что-то случится с вашим основным провайдером, то вы в любом случае останетесь онлайн, пускай и на меньшей скорости. С другой стороны наличие беспроводного канала связи позволяет не сидеть дома и перемещаться без каких-либо особых проблем. Если ваш мобильный оператор позволяет расшаривать интернет со смартфона без ограничений, то можно использовать этот вариант.

Несмотря на то, что есть люди, которые обожают работать в полной тишине, многим наоборот, нравится слушать фоновую музыку в процессе работы. Какую музыку выбирать — каждый решает сам, но и тут есть свои нюансы. Опытным путем выяснилось, что для рутинной работы больше всего подходят длинные диджейские сеты. Также по сети «гуляют» разные сборники, специально предназначенные в качестве фона для программирования.

Приведу парочку примеров, которые слушаю сам.

Astronaut Ape - Flight 420 [Full Album]

Armin Van Buuren Live From #DJMagHQ Ibiza

Режим питания крайне важен для человека, работающего удаленно. И тут проблема в том, что при нахождении дома большинство людей начинают есть гораздо больше, чем обычно. Здесь помогает следующее: необходимо для себя четко определить время, когда вы завтракаете, обедаете и ужинаете. Вне зависимости от обстоятельств следует неукоснительно соблюдать эти интервалы и не превращать рабочий день в бесконечные перекусы.

Заранее уберите от рабочего стола всякие конфеты и прочие вкусности. Умоляю, не стоит есть за рабочим столом, как бы это ни казалось удобно и круто. Пролитый на клавиатуру кофе не только испортит настроение, но и облегчит ваш кошелек на значительную сумму. Пришла пора пообедать — поешьте нормально за обеденным столом и возвращайтесь к работе.

Пожалуй, самое трудное в удаленной работе это сохранять концентрацию на текущих задачах. Хорошим советом в данном случае будет разбить день на небольшие отрезки и делать между ними короткие перерывы. Каждый отрезок желательно планировать таким образом, чтобы по его завершении видеть результат своей работы. Это позволит сохранять концентрацию внимания на приемлемом уровне, а также давать отдых глазам.

Теперь о дисциплине и домашних делах. Все живущие с вами люди должны четко понимать, что, когда вы работаете — вас дома нет от слова «совсем». Поговорите с ними, попросите провести один день с вами рядом и своими глазами увидеть какими задачами вы занимаетесь и почему это важно. Если условия позволяют, то работайте в отдельной запертой комнате, чтобы вас никто не отвлекал.

Удаленную работу ценят прежде всего за возможность работать там, где хочется, а также за возможность самостоятельно распределять время и решать задачи наиболее эффективно. Я на своем опыте убедился, что работаю продуктивнее, именно когда не нахожусь в офисе.

Критерием оценки удаленного работника прежде всего является результат его деятельности. Когда задачи закрываются точно в срок и коллеги в любой момент практически мгновенно получают ответы на свои вопросы — у руководителя никогда не возникнет претензий.

#selectel