Как мы наладили оцифровку данных АГС от Сахалина до Севастополя. Опыт федерального уровня

Всем привет! Я представляю команду «Биорг» и расскажу Вам о том, как мы выстроили наш первый федеральный проект по оцифровке актов гражданского состояния (сокращенно АГС) с помощью краудсорсинговой платформы и чему научились в ходе его реализации.

Начнем с того, что оцифровка различных документов, содержащих персональные данные – наша основная специализация. За те несколько лет, что существует компания, мы обработали порядка 30 млн документов и с этим багажом знаний и опыта подошли к реализации крупного проекта федерального уровня, который охватил отделения ЗАГС от Сахалина до Севастополя. О его специфике мы и расскажем.

Итак, почему именно АГС, именно «Биорг» и тем более, краудсорсинговая платформа? А главное – почему это может быть интересно и полезно читателям vc?

В соответствии с Постановлением Правительства № 254 от 03.03.2017 к концу этого года все записи актов гражданского состояния необходимо перевести в электронный вид и загрузить в единую систему ЕГР ЗАГС. Начиная с 1926 года таких записей по стране накопилось более 540 млн. Мы подключились к реализации этой масштабной задачи когда оцифровано было около половины данных. Работать предстояло с книгами актов гражданского состояния. Одна такая книга в среднем содержит 250-300 листов записей о рождении, заключении и расторжении брака, установлении отцовства, записи актов об усыновлении, перемене имени, смерти.

Состояние книг, c которыми нам предстояло работать приводим ниже.

Например, по одной только Воронежской области насчитывалось более 9 млн записей. Представляете, какая масштабная и сложная работа предстояла? Суммарно по этой и другим областям за весь период нами было переведено в электронный вид более 23 млн записей. Все они отражают самые значимые события в жизни людей.

Теперь о том, как был реализован сам проект. Технологически мы разбили его на несколько этапов: сканирование, деперсонализация (резка персональной информации на фрагменты), ручной операторский ввод, аналитика полученных данных, загрузка данных в ПО заказчика.

Самым интересным моментом в этом процессе является, конечно же, этап расшифровки и ввода персональных записей в систему. А они, как вы знаете, защищаются ФЗ-152. Поэтому все личные данные проходили обязательный этап деперсонализации, т.е. сервер нарезал блоками ФИО, адрес, дату АГС, номер АГС, причину смерти и т.д. После резки фрагменты автоматически направлялись операторам ввода.

Поэтому мы решили подключить ресурсы нашей специализированной краудсорсинговой платформы. В отличие от других платформ ее операторы «заточены» именно на профессиональные темы и работу с личными данными. И наш проект этот профит серьезно повысил. Правда для этого нам пришлось серьезно поработать над тем, чтобы четко разграничить задачи операторов и подготовить понятные и работающие инструкции.

Смотрите, как проходит ручной операторский ввод: оператор получает фрагменты с определенным заданием, например, ввести ФИО, соответственно ему приходят на ввод только фрагменты, относящиеся к типу поля ФИО. Таким образом он вводит только те поля, которые ему удобней вводить – так допустит меньше ошибок. В итоге один оператор вводит ФИО, второй только даты, третий только адреса, и т.д. За счет применения такого рода конвейера достигается скорость и качество ввода данных. Мы добились самого высокого – более 99%.

Люди – это очень важно. Даже если они выполняют рутинные задачи и это происходит дистанционно. Ведь именно рутина в конечном итоге определяет качество проекта. Поэтому необходимо поддерживать постоянный контакт и развивать команду. Сейчас мы активно практикуем на нашей платформе рейтинги операторов, новости, учим работать со словарями и специализированными справочниками — все это дает возможность достичь высокой планки в распознавании данных и вовлечь людей в процесс.

Возможно именно сегодня, когда все мы переживаем непростой период, который требует переосмысления многих бизнес-процессов, или даже глобальной перестройки бизнеса, наш опыт использования краудсорсинговой платформы покажется интересным и натолкнет Вас на новые идеи.