Собеседования и найм работников у нас теперь удаленные

В Parallels 10 офисов по всему миру: в России, США, Европе, Китае, Японии, Австралии, Великобритании и других странах. Поэтому масштабы нынешнего коронакалипсиса стали нам понятны достаточно рано. В компании еще в феврале этого года всем сотрудникам рекомендовали «припарковать» зарубежные поездки. Далее в офисах появились санитайзеры и средства индивидуальной защиты. Следом мы начали готовиться к переводу персонала на 100% удаленный режим работы. Сегодня всем сотрудникам Parallels рекомендуется работать из дома. Более того, в России, мы решили оставаться дома до 30 мая. Несмотря на «удаленку» вся команда в деле! Код пишется, бизнес движется.

В сложившейся непростой ситуации мы решили не пасовать под натиском нависших вызовов, а принялись активно искать новые для себя возможности. Компания достаточно быстро адаптировались к текущим условиям.

Когда стала очевидна опасность распространения COVID-19, мы достаточно быстро решили перевести всех наших сотрудников «на удаленку». Сам процесс переезда по домам занял несколько дней.

Мы заранее проинформировали коллектив о переходе на удаленный режим работы. Сотрудникам предстояло определиться с тем, какие именно вещи и офисное оборудование им необходимо взять с собой для работы из дома. Далее мы подписали с каждым членом команды дополнительное соглашение к трудовому договору, об обоюдном согласии на «удаленку». Это позволило компании сохранить все материальные выплаты персоналу, поскольку, как вы знаете, в трудовом законодательстве понятие «нерабочие дни» отсутствует.

При этом, стало очевидно, что даже при наличии нужного оборудования, люди могут понести дополнительные расходы. Например, возрастает объем домашнего интернет-трафика, появляется потребность в организации комфортного рабочего места, требуется докупить какое-то оборудование или расходные материалы и т.д.

Для этих целей мы выделили каждому сотруднику определенную, равную для всех, сумму денег на покрытие подобных расходов. Отчитываться за них по чекам не нужно. Мы считаем, что в нашей компании работают взрослые и сознательные люди. Кстати, мы также сохранили все выплаты сотрудникам для компенсаций обедов.

Чтобы персонал не чувствовал себя оторванным от жизни, для социального взаимодействия с коллегами, мы запустили еженедельные видеоконференции с участием всего коллектива. На этих встречах руководство Parallels делится с командой последними новостями и отвечает на любые вопросы. Это реально заряжает, объединяет и поднимает командный дух.

Николай Добровольский, старший вице-президент Parallels:

«Люди – это самая главная ценность нашей компании. Ключевая задача сегодня – обеспечить их безопасность и создать комфортные условия для работы».

Несмотря на коронакризис, компания продолжает жить своей обычной жизнью, неотъемлемая часть которой - подбор новых сотрудников. Наши рекрутеры работают не покладая рук, чтобы отыскать те самые таланты, которые могли бы идеально влиться в коллектив Parallels.

В новых условиях привычные способы подбора также претерпели некоторые изменения и теперь проводятся удаленно. Собеседования проходят онлайн по видеосвязи через RingCentral.

Как всегда, тщательный отбор подразумевает несколько раундов интервью, которые также проходят онлайн, что позволяет получить о кандидате полную картину. Как только менеджеры по подбору персонала определяются с финальным кандидатом, HR делает оффер по электронной почте, кандидат его подписывает и указывает дату выхода. Опять же, все это онлайн, без личного контакта. Все персональные данные защищены. Для этих целей мы используем DocuSign.

Прием новых сотрудников, как ни удивительно, сегодня также проходит у нас онлайн. HR готовит все необходимые кадровые документы и передает новому сотруднику для подписи. Новобранец подписывает бумаги своей физической подписью и пересылает скан-копии в отдел персонала, следом направляя пакет документов по почте.

В первый рабочий день новый сотрудник получает приветственное письмо на предварительно созданный аккаунт в корпоративной почте с презентацией обо всех доступных ресурсах, бенефитах, процессах, системах и активностях в компании. За сотрудником всегда остается возможность задать любые вопросы и получить необходимые тренинги.

Также с новым сотрудником плотно работает его менеджер для погружения в работу, постановки задач на испытательный срок, а также происходит знакомство с процессами компании и другими членами команды. И это все также онлайн.

HR удаленно обеспечивает сотруднику прикрепление к корпоративной медицинской страховке и открытие счета для зарплатного проекта.

Взаимодействие внутри команд происходит также онлайн. Все задачи регистрируются в Jira, стендапы и митинги собираются в RingCentral.

Владислав Слепов, инженер Parallels Cloud-team:

«В моем случае все трудоустройство происходило полностью удаленно. В начале было три интервью, затем оформление и выход на работу. Коллеги из HR прислали мне PDF-файлы трудового договора, я все подписал через специальное приложение для iPhone и вышел на работу.

У меня был опыт «удаленки» на прошлом месте работы. Поэтому каких-то неудобств не было. Тем более, когда мне всю технику домой доставили, да и VPN просто по щелчку работает. С интернетом тоже проблем нет. Дома 500 Мбит, все просто летает. В работе из дома вообще ничего не отвлекает. Семьи пока нет. Животных тоже. Поэтому все тихо и спокойно.

Что касается офисного общения, то, безусловно, это важно. С другой стороны, иногда важны асинхронные коммуникации, когда написал человеку запрос и ждешь ответа, а не стучишь ему по спине, сидя на соседнем кресле.

Относительно дополнительных плюсов «удаленки» могу сказать, что несмотря на то, что я еще в офисе Parallels не был, поездка из дома до рабочего места на метро занимала бы у меня около часа. Сегодня же, мало того, что у меня получается реальная экономия времени и денег, так еще и высыпаться успеваю. Проснулся, позавтракал и уже на рабочем месте».

Эдуард Асриян, инженер Parallels Cloud-team:

«У меня на «удаленке» достаточно простая ситуация возникла: в один момент перестало работать зарядное устройство для Mac. Это все ночью было. Я написал в HelpDesk. Ребята в десять утра ответили, а в 16.00 ко мне домой уже курьер привез новый комплект оборудования.

Что касается рабочих процессов, то у нас в команде есть ежедневные встречи онлайн. Там мы обычно обсуждаем текущие задачи, рассказываем о своих результатах или проблемах. По итогам этих митингов, как правило, возникают еще несколько рабочих конференций. Помимо этого, раз в две недели у нас еще видеоконференции с руководством. Там мы в целом о ситуации в компании можем поговорить.

Вообще, я бы не сказал, что моя производительность как-то изменилась. Первые пару недель было непривычно, конечно, из дома работать. Но, в целом, вполне комфортно. На самом деле, у нас в команде и до режима самоизоляции можно было какое-то время работать удаленно. Поэтому, с точки зрения процессов, у нас все достаточно выстроено было.

Что касается интернета, то в начале апреля у меня подтормаживала домашняя сеть. Тогда, насколько я понимаю, у всех провайдеров из-за роста нагрузки были проблемы. Приходилось видео во время видеоконференций отключать. Но это было в начале самоизоляции. Сейчас всё более-менее стабильно.

Что касается, интересных наблюдений, то в первые дни работы из дома обращал внимание на домашнее окружение, звуки и прочее. Все-таки офис настраивает на рабочий лад. Сейчас уже привык, конечно. Сразу нацеливаешься на работу, и ничего не отвлекает.

Ну и, конечно же, в офисе общение с коллегами очень заряжает. В первую неделю «удаленки» мы с ребятами, с которыми обычно в офисе на обед ходим, даже устраивали совместные онлайн обеды. Живого общения, конечно, не хватает».

«Удаленка» - это не каникулы

Позади первый месяц самоизоляции. Нельзя сказать, что все происходящее - это какой-то тривиальный сюжет. Нахождение в замкнутом пространстве в постоянном информационном давлении мало кому приятно. Поэтому, грамотная организация рабочего процесса, да и труд, как таковой - это, по-настоящему, спасительная таблетка от уныния.

Мы в Parallels смогли оперативно перестроиться в соответствии со сложившейся ситуацией, обеспечив тем самым работу компании в изменившихся условиях.

Тем не менее, для успешной и слаженной работы бизнеса на «удаленке», как нам кажется, необходимо обеспечить выполнение сразу нескольких условий:

На нашем опыте можно сказать, что самоизоляция и «удаленка» совсем не похожи на летние каникулы. Но, как говорил царь Соломон: «Все проходит. И это пройдет!».