9 СОВЕТОВ АССИСТЕНТУ-НОВИЧКУ

Если ты недавно получила свою первую работу в качестве ассистента, то спешу тебя поздравить: впереди увлекательный путь, который может начаться с непростого, но интересного периода.

Дни "притирки" с руководителем неизбежны, но они пройдут, и тебе станет легче. Обязательно возьмите себе на вооружение эту фразу: «Тяжелее, чем в начале, уже не будет! Я справлюсь!». Когда нервы на пределе, и хочется опустить руки, начните проговаривать эту аффирмацию, не успеешь глазом моргнуть, как у тебя прибавится сил и уверенности.

Только через преодоление трудностей мы становимся настоящими профессионалами. А чтобы тебе было легче делать первые шаги в этой многогранной профессии, я составила топ-10 правил, которые помогут быстрее адаптироваться на новом месте и выстроить доверительные отношения с руководителем.

Правило №1: еще на этапе собеседования обговаривай твои задачи

Чтобы для тебя не было сюрпризов в процессе работы: уточняй перечень задач, который придется выполнять. Будет ли твоя работа состоять только из выполнения деловых поручений или придется взять на себя и личные.

Помимо деятельности, связанной с ведением документации и планированием встреч, в твои обязанности может входить бронирование мест для отдыха всей семьи руководителя, покупка авиабилетов или найм помогающего персонала: няни, домработницы и т.д.

Если ты не хочешь или не готова заниматься выполнением таких поручений, то лучше заранее осведомись о наличии таких задач, а также их количества в соотношении с деловыми обязанностями.

Правило №2: обращай внимание на детали

Очень важно обращать внимание на привычки руководителя, его образ жизни и график, в котором он привык жить и работать. Фиксируй все мелочи себе в заметки (любимый ресторан, обычное время для обеда, привычное время для совещаний). Эта привычка подмечать нюансы в поведении и работе твоего руководителя поможет в последствии проявить такой важный навык как проактивность.

Правило №3: продумывайте наперед

Правило, вытекающее из предыдущего пункта - будь проактивна и проницательна, продумывая ситуацию на несколько шагов вперед. Не бойся задавать вопросы, когда приступаешь к работе, чтобы максимально эффективно выполнить поручение - это поможет тебе быстрее вникнуть в работу и стать незаменимым помощником для начальника.

Правило №4: работа не место для эмоций и личных переживаний

Когда вы приступаете к работе, оставляйте свое плохое настроение за ее пределами: ассистент – это лицо компании. Вы должны быть беспрестрасны в общении с сотрудниками, подрядчиками и партнерами. В любой ситуации нужно выдохнуть и приступить к поиску решения проблем. Учитесь контролировать свои эмоции, и тогда к вам сформируется должное доверие и серьезное отношение. Так как начальник будет уверен, что несмотря ни на что, ваши рабочие задачи будут выполнены.

Правило №5: улыбка и хороший настрой - ваши главне спутники

Уже давно доказано, что улыбка вопреки - это способ включить внутреннюю силу. Улыбайся чаще и будь приветлива. Когда ты демонстрируешь своему начальнику бодрость духа, уверенность в тебе как в главном помощнике растет, а с ним и лояльность с доверием.

Правило №6: участие в сплетнях компании для тебя табу

Если ты выбрал для себя профессию ассистента, то придется смириться с тем, что многие сотрудники не смогут делиться с тобой сплетнями по поводу босса. И ты в свою очередь должна сохранять конфиденциальность всей информации, которая у тебя есть, не обсуждая дела шефа со своими коллегами или друзьями.

Правило №7: развивай коммуникабильность и эмпатию

Ассистенту важно быть коммуникабельным и эмпатичным, так как его основная миссия заботится о нуждах руководителя. Для этого очень важно уметь "прочитать" человека, понимать его эмоции и настроения, это поможет построить доверительные живые отношения, а не "офисную формальность". А прокаченная коммуникация поможет четко и ясно излагать свои мысли, быстро находить контакт с людьми и уметь вовремя подать нужную информацию.

Правило №8: следи за своим внешним видом даже онлайн

Старайся выглядеть опрятно и уместно даже при онлайн работе. Если в офлайне девушки еще понимают важность данного правила, то онлайне им часто пренебрегают. Созвоны с непричесаной грязной головой, с неопрятным хвостом, в пижаме, халате, домашней одежде на фоне бардака /туалета/ коридора - не лучшая идея.

Правило №9: не прекращай самосовершенствование

Всегда стремитесь совершенствовать свои знания и регулярно повышай свой уровень и квалификацию, тогда ты будешь на вес золота.

Руководитель хочет начать работу в новом такс-менеджере? Не спеши говорить: "Ой, я ничего не знаю про него, не работала с этим сервисом" и на том все. Твой ответ должен быть в духе: "Давайте я поставлю себе задачу разобраться с функционалом и, как только изучу, будем переходить"!