Ошибки в управлении проектами начинающего проджект менеджера

Свято верю в то, что не совершает ошибок тот, кто ничего не делает. Поэтому ошибки - естественный процесс развития любого специалиста.

Я проджект менеджер с 10 летним опытом управления проектами, последние 3 года из которых были посвящены проектам в сфере IT.

Помню, как на заре своей карьеры сама интересовалась типичными ошибками проектного управленца, веря в пословицу «предупрежден, значит вооружен». Описанные в этой статье ошибки - мой личный опыт, которым делюсь в надежде, что он будет полезен начинающим менеджерам.

На мой взгляд, джуны - самые активные и мотивированные к развитию сотрудники. Как правило, они амбициозны, активны, рвутся в бой, порой за своим стремлением проявится, забывая о самых базовых и очевидных принципах управления проектом. Таким джуном, конечно же, была и я. И вот набор моих горячо любимых факапов.

Все помнят о том, что базовыми элементами проектного треугольника являются скоуп, бюджет и сроки, но не все на начальных этапах развития карьеры помнят, что за всеми этими тремя аспектами необходимо тщательно следить. Ведь все они взаимосвязаны, и, если упустить из виду один элемент, влияние это будет иметь на весь треугольник.

1. Одной из ошибок менеджера в управлении скоупом является недостаточная четкость и понимание требований проекта.

Неразработанные или неконкретные требования могут привести к недопониманиям между командой проекта и заказчиком, неправильной реализации командой требований, и, как следствие, к отказу заказчика принимать работу в выполненном виде. Необходимая в такой ситуации корректировка скоупа повлечет разрастание бюджета и проблемы со сроками выполнения запланированных работ.

Призыв к действию для менеджера во избежание такой ошибки - постоянное вовлечение заказчика в процесс управления скоупом. Уточняйте у заказчика требования при необходимости, утверждайте все изменения в скоупе, обсуждайте приоритеты, оценивайте изменения и их влияние на бюджет и сроки проекта и подсвечивайте это заказчику. Будьте с ним всегда на связи, не бойтесь лишний раз его побеспокоить.

Помните, что вы делаете проект совместно, и каждая сторона заинтересована в том, чтобы сделать его качественно, в оговоренные сроки и бюджет.

2. Отсутствие управления затратами – еще одна частая ошибка менеджера.

Менеджеры могут сосредоточиться на других аспектах проекта, оставляя управление затратами на второй план. Однако недостаточное внимание к контролю и мониторингу затрат может привести к превышению бюджета и утрате контроля над финансами. Как следствие – очередной повод для конфликта с заказчиком, если отклонение от первоначального бюджета не было вовремя замечено, обговорено и согласовано с заказчиком.

Call to action: регулярный мониторинг и контроль затрат проекта, повышенное внимание к любым изменениям в бюджете и своевременное принятие совместно с заказчиком решений по оптимизации расходов проекта.

3. Еще одними граблями менеджера, на которые когда-то наступила и я, является оптимистичная оценка сроков выполнения задач проекта.

Иногда менеджеры, пренебрегая существующими методологиями оценки сроков выполнения задач, безоговорочно берут за основу оценку, озвученную командой, забывая, что человеку свойственно быть оптимистичным при выполнении данной задачи. В подобной ситуации менеджер забывает про существующие на проекте ограничения, которые могут повлиять на сроки его реализации, не учитывает возможные и иногда вполне реальные риски.

Вывод: не пренебрегайте всем известными методами оценки задач (оценка задач по трем точкам, покер планирование и прочее), они действительно работают, уделяйте должное внимание оценке рисков, анализу их влияния на проект, закладывайте необходимые резервы.

Здорово уметь учиться на чужих ошибках, но ничто не запоминается так ярко и не дает большего профессионального развития, как свои собственные грабли и факапы.

Ошибок не стоит боятся. На ошибках нужно учиться. Главное – замечать их вовремя, реагировать должным образом, оптимизировать последствия и делать выводы.