Система работы с личными задачами, к которой я пришел сделав 21000 задач и международную компанию

Мой первый пост на VC о том, как разгрести бардак в Telegram набрал 11000 показов. Мне написало около десяти человек с восторгом по поводу того, что потратив один раз 20 минут на настройку системы можно видеть “0 непрочитанных” каждый день.

Сегодня расскажу о том, как сделать тоже самое с личными задачами. Настроив один раз больше ничего не забывать и всегда знать, что делать дальше.

Так мне пишет таск-менеджер, в котором я веду задачи. За все время работы в нем я закрыл 21734 задачи и достиг уровня Гуру. И параллельно построил компанию в Дубае, Москве, Стамбуле и Гонконге. Думаю, самое время для мема с супер-котом.

Логика ведения личных задач довольно простая и базируется на методе GTD с небольшими доработками. В качестве инструмента я использую приложение Todoist (на айфон и макбук), но можно использовать любое другое - они все похожи (хотя Todoist идеальный).

Невозможно делать задачи, если их нет. Поэтому как только в голову приходит любая мысль или задача - записываем ее в задачник.

Вспомнили, что надо купить батон - записали в задачник.

Пришла идея нового проекта или поста на VC - записали в задачник.

Кто-то порекомендовал фильм или книгу - записали в задачник.

Договорились на встречу - записали в задачник.

Что это дает? Мозг разгружается от фоновых мыслей. Больше нет размышлений о том, как бы не забыть какую-то идею или задачу. Это как закрывать открытые программы на компе - процессор освобождается и может быстрее выполнять текущую работу.

Это самая сложная часть системы, тк это формирование привычки.

Создавая задачу кладем ее в нужную папку. Это и сделает всю магию. По умолчанию все задачи создаются в папке “Входящие” и если на моменте лень - можно ее там и оставить. Потом, как будет время - раскидать по нужным папкам. Но лучше сразу создавать задачу там, где она и должна быть.

Вот так выглядит список папок. Внутри них и лежат задачи:

Календарь - все задачи, которые нужно сделать в конкретное время или в конкретный день. Например, “Придти на стрижку” (конкретная дата и время) или “Внести платеж по ипотеке” (конкретная дата).

Для продвинутых можно подключить интеграцию с Google Calendar и любые встречи, которые туда ставят автоматически попадают в папку Календарь в задачнике. Работает и обратная синхронизация: дела, поставленные в задачнике с конкретным временем - переносятся в Google Calendar и блокируют там слоты.

Итог - все задачи с конкретным временем/датой только в этой папке.

Как работаем: тут удобно смотреть задачи на сегодня и предстоящие дни.

Делаю - задачи, которые сейчас в главном фокусе. Их не важно сделать в конкретный день, но нужно сделать как можно быстрее. Например, я пообещал кому-то вернуться с ответом или получить визу на ближайшую поездку.

Как работаем: если в календаре сейчас свободное время - первым делом работаем с задачами из этой папки.

Следующие действия - Тут все задачи, которые нужно сделать без привязки ко времени. Например, сделать новую страницу на сайте или заказать новые наушники.

Как работаем: работаем с этим задачами, после того, как разобрались с папкой “Делаю”

Ожидание - тут задачи, которые на фоновом контроле. Например, вы вернули товар и ждете, когда продавец вернет деньги. Также здесь ваши задачи, которые нужно сделать, но позже и не в конкретное время. Например: сходить в МФЦ, когда вернусь в Москву.

Как работаем: проверяем раз в неделю. Если возврат денег пришел - закрываем задачу. Если приехал в Москву - переносим задачу “Сходить в МФЦ” из Ожидания в Следующие действия.

Когда-нибудь - тут задачи и идеи, которые неплохо было бы сделать, но скорее пока не до этого. Например, какие-нибудь идеи с тренингов. Прикольно, но не обязательно.

Как работаем: по необходимости заходим и берем оттуда идеи.

Повестки - то, что нужно обсудить с другими людьми. Внутри этой папки - подпапки с именами людей. У меня есть еженедельные встречи с руководителями разных отделов в компании, партнерами. Например, мне пришла идея добавить Вотсап виджет на сайт - я записываю ее в папку Повестики - Маркетолог, и на еженедельной встрече по маркетингу открываю эту папку и обсуждаю. Так не нужно запоминать с кем что обсудить при встрече.

Как работаем: открываем эту папку, когда встречаемся с конкретным человеком. В остальное время эти задачи не захламляют список задач.

Изучить / обдумать - различные статьи или видео, чтобы посмотреть позже. Тут же мысли, над которыми надо подумать.

В информацию - тут идеи, которые нужно записать. Например, если вы ведете какую-то личную базу знаний в Notion.

Списки - тут подпапки с фильмами, книгами, местами

Сначала смотрим в Календарь. Там те задачи, которые нужно сделать строго сегодня и все встречи и мероприятия. После заходим в Делаю - там текущие приоритетные процессы. Разобрались с ними - всегда есть Следующие действия. На встрече - открываем повестку с конкретным человеком.

Раз в неделю проводим ревизию всех задач:

Кстати, эта ревизия задач, стоит в Календаре как повторяющаяся раз в неделю задача. Так что о ней тоже помнить не нужно, система все сделает за вас.

Я помимо этого добавляю к задаче метку с названием сферы, к которой эта задача относится. Например, “Здоровье”, “Финансы”, “Colife Дубай”, “Colife Москва” (это компания, над которой я работаю) и тд. Это может быть удобно, чтобы посмотреть все задачи по проекту, или решить, что написать в тг канал (метка “Посты”). Но это не совсем не обязательно.

Итог: голова разгружена, ничего не забывается и всегда есть понятная последовательность действий. Мы освободили мозг и время для самого важного - можно идти смотреть рилсы с котиками.

Три шага дальше: