“У меня сегодня вечеринка в Zoom”. Как event-бизнесу выйти в онлайн

Ещё месяц назад словосочетание 'онлайн-вечеринки' звучало, как абсурд, а сегодня вопрос: “Ну что, встретимся в онлайн-баре сегодня?” звучит вполне нормально. Выход в онлайн - вынужденная, но необходимая адаптация, благодаря которой часть ивент-индустрии, возможно, сумеет пережить коронакризис. Этот текст - о том, как команда Kinky Russia решила спасти свой проект кинки-вечеринок Kinky Party и, кажется, ей это удалось.

В конце марта мы, как и многие, испытывали робкие надежды, что мероприятия можно перенести на май или июнь. Но очень скоро стало понятно, что планировать даже на месяцы вперед невозможно: непонятно было, насколько долго и в каком формате продлится карантин, как изменятся в результате поведенческие привычки людей, останется ли страх перед массовыми скоплениями и, конечно, - останутся ли средства, чтобы в них участвовать?

Мы решили действовать со всех фронтов и объявили о переносе одной из запланированных вечеринок на май (что было неоправданно оптимистично), а также анонсировали свою первую виртуальную Kinky Party, которая состоялась 4 апреля.

Урок, которому нас научила event-индустрия - если что-то может пойти не по плану, то оно обязательно пойдет не по плану. Так и вечеринка Kinky Party.Virtual Reality стала полнейшим экспромтом. С технической точки зрения организовать онлайн-вечеринку не так сложно, но это при условии, что вы работаете в идеально сбалансированных условиях: достаточно времени, денег и сотрудников. У вас так когда-нибудь было? У нас - нет. Помножьте это на стресс и отсутствие релевантного опыта и получите типичный ночной кошмар event-организатора.

Изначальная идея заключалась в том, чтобы сделать онлайн-трансляцию камерной лимитированной вечеринки в реальном времени в формате 360 градусов и подарить гостям эффект присутствия. Но аккурат накануне того дня, когда она должна была состояться, власти объявили о введении режима полной самоизоляции, так что студиям пришлось закрыть свои двери в самый последний момент. Никакие уговоры, доводы и хорошие отношения не помогли найти площадку, а билетов тем временем было продано уже достаточно для того, чтобы отмена мероприятия стала большим ударом. К счастью, незадолго до этого мы сделали прогон вечеринки, что-то вроде репетиции, чтобы проверить качество записи, звук, да и в целом оценить передачу атмосферы. В результате пришлось использовать эту демо-запись для трансляции. В дополнение к этому мы сделали две больших Zoom-конференций, где каждый участник мог показывать себя, видеть других и общаться. Это было не идеально, но, как известно, better done than perfect.

Техническую часть организации Kinky Party.Virtual Reality мы делегировали команде профессионалов в области VR - компании VR Cast. Благодаря кризису нам удалось договориться о сотрудничестве на взаимовыгодных условиях: для коллег это была возможность расширить портфолио уникальным кейсом, для нас - оптимизировать сроки реализации и получить высококачественный продукт. В результате над вечеринкой работала довольно большая команда технических специалистов - видеоинженеры, режиссеры монтажа, тестировщики.

Как по-вашему, сколько нужно тестовых прогонов, чтобы в ночь мероприятия все “летало”? Правильный ответ: сколько бы ни было, их недостаточно. Даже после десятого прогона какие-то баги все равно останутся, а какие-то возникнут внезапно в процессе мероприятия. Тест нужен в первую очередь, чтобы понять, сколько потребуется специалистов поддержки и составить лист FAQ. Быть абсолютно готовым к ошибкам и факапам невозможно, но быть более подготовленным - можно и нужно.

На первой вечеринке у нас работало четыре специалиста поддержки, которые должны были отвечать на вопросы пользователей в чатах Zoom и по электронной почте. Большая часть багов всплывала при заходе гостей на трансляцию 360. Чаще всего либо не тянула скорость передачи у пользователей, либо ссылка на видео 360 не работала с некоторых ios-устройств. Мы решали эти вопросы на ходу, по мере возможностей.

Нюанс, который застал нас врасплох на первой вечеринке - это то, что не все наши гости одинаково хорошо “дружат” с технологиями. Для теста мы собрали пул друзей со всего мира, которые уже были знакомы с Zoom ранее, поэтому таких вопросов, как “Как сменить ник в Zoom?” и “Как написать вопрос организатору?” просто не возникало. А по факту, уже на вечеринке, приходилось в авральном режиме помогать участникам с - условно - элементарными вещами и тем, как сориентироваться в Zoom.

Чтобы избежать подобных ситуаций в будущем, мы создали гайд по пользованию Zoom и выпустили видео-ролик, где подробно и наглядно рассказываем, что пригодится из функционала Zoom для посещения онлайн вечеринки.

Мы также взяли на работу дополнительных людей, которые помогали бы оперативно отвечать на вопросы участников во время мероприятия и помогать с любыми техническими трудностями.

Поскольку мы понимали, что зачастую первый блин комом, то изначально заложили определенную сумму на возврат билетов. Причем резервный фонд в этот раз был выше, чем наш обычный, на офлайн-мероприятиях. Мы вернули потраченные на билеты средства всем, кто сообщил, что им не удалось увидеть трансляцию 360 вечеринки.

С переходом в онлайн мы впали в некоторую тревожность в связи с потенциальной угрозой потерять контакт с аудиторией, поэтому поначалу решили, что будем делать вечеринки чуть ли не каждую неделю (против одной в несколько месяцев в офлайн в мирное время). Очень скоро мы поняли, что это не работает, и что несмотря на онлайн-формат, по атмосфере и энергетике вечеринки ничуть не уступают обычным Kinky Party, и люди просто-напросто не успевают восстановить свои ресурсы и соскучиться по нам всего на неделю. Мы не боимся отменять запланированные события, если понимаем, что есть шанс не собрать нужное количество гостей. Купленный билет в таком случае можно использовать на следующее событие или оформить возврат средств.

При этом мы стараемся максимально открыто и прямо коммуницировать свои месседжи, чтобы люди понимали, почему принимается то или иное решение. Доверие - это фундамент лояльности, особенно учитывая специфику нашей деятельности. Например, мы предприняли попытку реанимировать давнюю идею: сделать мероприятия Kinky Russia по подписке (онлайн-курсы Kinky Practice и камерные вечеринки). Однако, этот продукт не встретил ожидаемой поддержки клиентов и от него пришлось отказаться. Всем, кто оставил заявку на подписку, мы дали 60% скидку на онлайн-вечеринки, и все ею воспользовались. Клиенту, купившему “золотой” пакет подписки, предложили весь пакет услуг в индивидуальном порядке: онлайн-лекции, поддержка и приватные сессии от наших экспертов.

Если в докарантинную эпоху основной аудиторией нашего бизнеса были жители крупнейших городов, то сейчас пришло время обратить внимание на регионы. Онлайн-формат позволил нам существенно снизить организационные издержки, так что мы более чем втрое удешевили стоимость билетов с расчетом привлечь больше людей из любых точек мира.

Мы расширили кампанию по продвижению на мелкие города России и зарубеж, посотрудничали с несколькими иностранными СМИ и в результате на первую онлайн-вечеринку собрали около 15 % гостей из Европы и США. Нам пришло много благодарностей жителей других стран и отдаленных от Москвы городов: оказывается, многие из них давно мечтали попасть на Kinky Party и вот, сбылось.