Топ-5 правил написания идеального регламента бизнес-процесса

Привет! Я Артемий Прокопенко — бизнес-архитектор, эксперт по цифровой трансформации, систематизации, развитию и масштабированию бизнеса.

Я занимаюсь реализацией разных по масштабу и отраслевой специфике проектов, нацеленных на стандартизацию и автоматизацию бизнес-процессов путем внедрения программ 1С, на повышение прибыльности и управляемости бизнеса.

В этой статье я отвечу на вопрос: как разработать такой регламент, который сотрудники будут соблюдать и использовать как стандарт качества?

Ниже я перечислил 5 главных правил подготовки идеального регламента.

На старте разработки регламента важно ответить на вопрос: для чего и кого предназначен регламент? Формулировка ответа должна определять область действия регламента и его целевую аудиторию.

Область действия — это бизнес-процесс, реализация которого регулируется регламентом. Целевая аудитория — это группа сотрудников, являющихся потребителями регламента, т.е. теми, на кого регламент ориентирован.

Фундамент регламента должен быть образован компонентами универсального управленческого цикла по бизнес-процессу:
- планирование: что компании нужно получить от процесса, т.е. какие цели у процесса?
- организация: как организовать реализацию процесса для достижения целей с минимальными затратами?
- мотивация: как замотивировать участников процесса достигать нормативные результаты?
- контроль: как будет осуществляться мониторинг достижения целей процесса?

В структуру регламента обязательно должен быть включен раздел «Словарь», в котором понятным языком объясняются значения всех используемых в документе терминов и сокращений.

Словарь позволит всем участникам бизнес-процесса, регулируемого регламентом, находиться в едином терминологическом пространстве, т.е. хорошо понимать профессиональную речь друг друга.

Регламент должен быть понятным и удобным для своей целевой аудитории.

Понятность выражается в том, что при чтении документа сотрудник понимает связь между требованиями регламента и своими фактическими обязанностями.

Удобство проявляется в том, что сотруднику действительно удобно ориентироваться в структуре и содержании документа и в том, что сотрудник использует регламент как актуальный стандарт качества.

В регламенте следует как можно больше визуализировать информацию, т.е. использовать таблицы, списки, схемы и диаграммы.

Информация в формате сплошного текста всегда воспринимается труднее, чем информация, представленная каким-то графическим образом.

Лучший вариант такой: в 1-ю очередь использовать схемы и диаграммы, во 2-ю — таблицы, списки и только в 3-ю — текст. Такой подход позволит значительно улучшить удобство восприятия информации.