Основы управления проектами: На чем следует сосредоточиться?

‘Сосредоточьтесь на основах, делайте их хорошо и делайте их неустанно..’

Все менеджеры проектов знакомы с ними, и те, кто не являются менеджерами проектов, тоже их узнают. Проекты состоят из задач, вех, этапов, ресурсов различных типов, рисков, проблем и т. д. Каждая задача, срок или человек неделимы – атомы проекта, если хотите..

Я уверен, что у вас будет свой собственный список. И хотя я ожидаю, что ваш список во многом будет пересекаться, он вполне может отличаться в деталях. Вы можете не включать одну или две из моих лучших концепций, но при этом добавить несколько своих собственных. Скорее всего, у вас будет та же идея, но выразите ее по-своему.

Больше всего менеджеры проектов жаждут контроля. Мы выполняем свою работу в нестабильной, неопределенной, сложной и неоднозначной среде. А наша работа — создавать что-то новое (часто инновационное) в рамках фиксированного бюджета и часто в сжатые сроки. В условиях этого хаоса и всех этих проблем единственный способ добиться успеха — это использовать методы и подходы, которые создают контроль. Контроль делает возможным достижение результатов, а также создает доверие к командам, которые работают с нами, и заинтересованным сторонам, которые доверяют нам..

Не существует волшебных решений для нашей работы, поэтому наша задача заключается в следующем:

Учиться настолько много, насколько это возможно

Собирать как можно больше инструментов, техник, методов, процессов и рамок

Понимать каждую проблему такой, какая она есть, сама по себе

Разрабатывать адаптированные решения для каждой потребности, используя весь спектр наших ресурсов

Если ваша команда или заинтересованные стороны не доверяют вам или теряют доверие… вы обречены! Создание и поддержание доверия — это то, на что следует обращать внимание при каждом решении и каждом взаимодействии с другим человеком. И самый верный способ потерять его — забыть, что в каждом действии нужно демонстрировать истинную честность..

Нет ничего более фундаментального, чем ваше принципиальное отношение к профессионализму вообще и к своей роли в частности..

Если именно ваши заинтересованные стороны будут определять успех (или нет) вашего проекта (а я верю в это), то то, как вы с ними справляетесь, имеет основополагающее значение для вашего успеха. Узнайте и поймите их. Ваша цель — удовлетворить своих клиентов, удовлетворить основные потребности ваших пользователей и вовлечь все заинтересованные стороны..

В мире управления проектами часто возникает вопрос: что важнее - планирование или адаптация? Некоторые считают, что это конкурирующие подходы, но я с этим не согласен.

Планирование и адаптация действительно могут рассматриваться как два противоположных конца спектра подходов к управлению проектами. Однако, это не значит, что мы должны выбрать один из них и придерживаться его на протяжении всего проекта. Напротив, успешное управление проектами требует сочетания обоих подходов.

Даже в самых гибких подходах, таких как Agile, необходимо некоторое планирование. Планирование помогает нам:

Установить цели и задачи: Четко понимать, чего мы хотим достичь.

Разработать план действий: Определить, какие шаги нужно предпринять для достижения целей.

Распределить ресурсы: Эффективно использовать доступные ресурсы, такие как время, деньги и люди.

Управлять рисками: Предвидеть потенциальные проблемы и разработать стратегии их решения.

С другой стороны, даже в самых предсказуемых проектах необходимо адаптироваться к меняющимся обстоятельствам. Адаптация позволяет нам:

Реагировать на изменения: Быстро и эффективно реагировать на непредвиденные изменения и новые вызовы.

Обеспечивать гибкость: Поддерживать гибкость в подходах и методах, чтобы оставаться эффективными в различных условиях.

Улучшать процессы: Постоянно совершенствовать процессы и методы на основе полученного опыта и новых знаний.

Удовлетворять ожидания: Учитывать изменяющиеся требования и ожидания заинтересованных сторон.

Настоящее мастерство в управлении проектами заключается в умении сочетать планирование и адаптацию. Начальный план дает нам основу для работы, но способность адаптироваться к изменениям позволяет нам оставаться эффективными и достигать целей, несмотря на непредвиденные обстоятельства.

Планирование и адаптация не являются взаимоисключающими подходами. Напротив, их сочетание позволяет нам наиболее эффективно управлять проектами. Важно понимать, что планирование дает нам направление, а адаптация позволяет нам корректировать курс в зависимости от текущих условий. Любой другой подход был бы, откровенно говоря, абсурдным.

Когда я начал углубляться в тему гибких методологий, мне попался термин 'определение завершенности' (Definition of Done), и он мне очень понравился! Я использую его как основную идею для понимания завершенности работы. В начале каждого проекта мы должны уделить достаточно времени, чтобы понять, что именно представляет собой наш проект, а что нет.

Каждый проект состоит из множества элементов, и без их четкого определения мы не можем с уверенностью перейти к планированию. А уж тем более, нам не стоит бросаться в выполнение, не зная всех деталей. Без четкого понимания границ проекта мы не сможем определить момент, когда наша работа будет завершена.

В рамках Agile, термин 'определение завершенности' означает набор критериев, которые должны быть выполнены, чтобы считать задачу или проект завершенными. Это может включать в себя технические требования, тестирование, документацию и другие важные аспекты.

Понять суть проекта: Определить цели, задачи, что входит в проект, а что нет.

Определить критерии завершенности: Установить, какие конкретные критерии будут означать завершение задачи или всего проекта.

Документировать эти критерии: Записать и согласовать их со всеми участниками проекта.

Технические критерии: Все функциональные требования выполнены, код протестирован и интегрирован.

Качество: Все баги исправлены, тестирование завершено, качество продукта соответствует стандартам.

Документация: Все необходимые документы созданы и утверждены.

Согласование: Все заинтересованные стороны подтвердили, что задача или проект завершены.

Избежать недопонимания: Все участники проекта знают, что именно нужно для завершения работы.

Повысить качество: Четкие критерии помогают обеспечить высокое качество работы.

Эффективно управлять временем: Мы знаем, когда работа завершена, и можем перейти к следующей задаче.

Удовлетворить клиентов: Клиенты получают именно то, что ожидают, в установленные сроки.

Определение завершенности - это ключевой элемент успешного управления проектами. Оно позволяет нам четко понимать, что включает в себя наш проект, и уверенно двигаться к его завершению. Используя этот подход, мы можем эффективно планировать, выполнять и завершать проекты, обеспечивая высокое качество и удовлетворенность всех заинтересованных сторон.

Вопрос качества всегда стоит на первом месте в любом проекте. Независимо от того, какие стандарты качества хочет установить мой клиент, моя работа заключается в следующем:

1. Убедиться, что стандарты установлены, и команда проекта их понимает. Первым шагом в управлении качеством является установление четких стандартов качества.

Это ответственность клиента - определить, какие именно стандарты он хочет видеть в итоговом продукте.

Однако моя задача - удостовериться, что эти стандарты не только установлены, но и полностью поняты всей командой проекта. Только так мы можем гарантировать, что все участники проекта работают в одном направлении и придерживаются единых критериев.

2. Отразить стандарты качества в разработке продуктов, процессов или услуг (Проектирование качества) Качество должно быть заложено в основу всего, что мы создаем. На этапе проектирования важно учесть все установленные стандарты и интегрировать их в продукты, процессы или услуги, которые мы разрабатываем. Проектирование качества означает, что мы должны думать о качестве с самого начала, а не пытаться добавить его позже. Это включает в себя все аспекты разработки - от дизайна до выбора материалов и технологий.

3. Установить процедуры обеспечения качества (Quality Assurance). Обеспечение качества - это следующий ключевой этап. Мы должны установить такие процедуры и процессы, которые гарантируют, что все, что мы создаем, будет соответствовать установленным стандартам качества. Это включает регулярные проверки, тестирования и ревизии на каждом этапе разработки. Процедуры обеспечения качества помогают нам выявлять и устранять проблемы до того, как они превратятся в серьезные дефекты, и поддерживать высокий уровень качества на протяжении всего проекта.

4. Контроль качества (Quality Control) Прежде чем выпускать продукт, услугу или процесс в эксплуатацию, необходимо провести тщательную оценку на соответствие стандартам качества. Контроль качества - это последний рубеж, который позволяет нам убедиться, что все созданное отвечает установленным требованиям. Это может включать в себя финальное тестирование, проверки и сертификацию. Только после успешного прохождения всех этапов контроля качества продукт может быть выпущен для использования.

Обеспечение качества - это неотъемлемая часть работы в управлении проектами. Моя задача - убедиться, что каждый этап проекта, от установления стандартов до финального контроля качества, выполняется на высочайшем уровне. Это не только удовлетворяет требования клиента, но и укрепляет доверие к команде проекта и его результатам. Ведь в конечном итоге, разве не за это нам платят?

Проекты редко идут по плану без каких-либо сбоев. Особенно это верно для проектов, которые происходят в условиях, подверженных частым изменениям и неопределенностям. Как говорится, "Перемены неизбежны!". Давайте разберем, что это значит для управления рисками в проектах.

Характеристики проектной среды.

Волатильность: Проектная среда часто подвержена внезапным и непредсказуемым изменениям. Это могут быть изменения в требованиях, внешние факторы или внутренние обстоятельства, которые могут резко повлиять на ход проекта.

Неопределенность: Проекты часто включают выполнение новых задач или использование новых методов, что приводит к высокой степени неопределенности. Мы можем сталкиваться с ситуациями, которых раньше не встречали, и должны находить новые способы их решения.

Сложность: Проекты могут состоять из множества взаимосвязанных компонентов, предсказать поведение которых крайне сложно. Малейшее изменение в одной части может вызвать цепную реакцию изменений в других частях проекта.

Двусмысленность: В проектах часто встречаются ситуации, которые могут интерпретироваться по-разному. Одно и то же событие или информация могут иметь несколько значений, и важно правильно их интерпретировать для принятия верных решений.

В проектном управлении неизбежно возникают непредвиденные проблемы и изменения. Важно быть готовыми к этим вызовам и уметь эффективно управлять рисками. Это требует зрелого и ответственного подхода, который позволяет успешно завершать проекты, несмотря на все трудности и неопределенности.

Управление рисками – это основа профессионального проектного менеджмента.

Когда мы беремся за проект, мы всегда ожидаем получить определенную выгоду от наших инвестиций времени, усилий и денег. Если вы не можете придумать ни одной веской причины для реализации проекта, возможно, вам стоит пересмотреть свой подход и поставить управление выгодами в центр управления проектами.

Почему управление выгодами важно? Управление проектами должно быть нацелено на получение конкретных выгод. Выгоды могут быть различными: финансовыми, операционными, стратегическими или даже социальными. Независимо от типа, они являются конечной целью любого проекта. Важно понимать, какие выгоды мы стремимся достичь, и как они соотносятся с затратами на проект.

Управление выгодами – это основа успешного управления проектами. Мы должны всегда помнить, что проекты реализуются не ради процесса, а ради конкретных результатов и выгод. Если управление выгодами станет центральным элементом вашего подхода к управлению проектами, вы сможете более эффективно использовать ресурсы и достигать поставленных целей. Ведь в конечном итоге, именно ради выгод мы и осуществляем проекты.

В современном мире управление проектами должно учитывать не только выгоды для отдельных заинтересованных сторон, но и влияние на общество в целом. Это мой последний вывод, который заставил меня пересмотреть приоритеты и добавить важный элемент – социальную ценность.

Каждый проект должен приносить пользу обществу. Если проект не создает положительного воздействия на общество, он приносит выгоду только своему спонсору. Такое положение дел можно считать эгоистичным и, возможно, даже злоупотребляющим использованием ресурсов.

Проекты используют ресурсы, а Земля имеет ограниченные запасы этих ресурсов. Если проект не приносит пользы обществу, он фактически отнимает у общества ресурсы для выгоды ограниченного круга людей. Это неустойчивый и несправедливый подход, который необходимо изменить.

Социальная ценность должна стать неотъемлемой частью управления проектами. Каждый проект должен приносить пользу не только спонсору, но и обществу в целом. Это поможет создать более устойчивые и справедливые проекты, которые будут способствовать общему благосостоянию и разумному использованию ограниченных ресурсов нашей планеты. Включение социальной ценности в управление проектами – это шаг к более ответственному и этичному подходу к использованию ресурсов и реализации проектов.

Успех любого проекта во многом зависит от того, насколько эффективно работает ваша команда. Это означает, что необходимо создать условия для продуктивного сотрудничества и минимизировать любые препятствия, которые могут помешать работе. Концепция, о которой я говорю, называется служебное лидерство.

Служебное лидерство - это подход к управлению, при котором лидер ставит интересы своей команды на первое место. Это означает:

Поддержка и помощь: Руководитель создает условия, при которых члены команды могут эффективно выполнять свои задачи. Это включает в себя предоставление необходимых ресурсов, обучение и поддержку.

Минимальное вмешательство: Лидер обеспечивает, чтобы команда могла работать самостоятельно, не сталкиваясь с лишним вмешательством и бюрократией.

Создание доверительной атмосферы: Руководитель строит отношения, основанные на доверии и уважении, что способствует открытому обмену идеями и эффективному сотрудничеству.

Ваша команда - это один из наиболее важных ресурсов проекта, наряду с материалами, оборудованием и другими активами. Эффективное управление проектом требует максимального использования всех ресурсов, включая человеческие. Важно учитывать, что ваши сотрудники - это не просто исполнители задач, а важные партнёры, которые должны быть вовлечены и мотивированы для достижения успешного результата.

Ресурсы, включая команду, стоят денег. Поэтому управление ресурсами неразрывно связано с управлением затратами. Управление проектом включает:

Оптимизацию использования ресурсов: Обеспечение эффективного распределения ресурсов для достижения наилучших результатов.

Контроль затрат: Мониторинг и управление затратами на ресурсы, чтобы не превышать бюджет проекта.

Балансировка ресурсов и затрат: Умение находить баланс между затратами и выгодой, которую приносит каждый ресурс.

Эффективное сотрудничество в команде и грамотное управление ресурсами - это ключевые компоненты успешного управления проектами. Служебное лидерство помогает создать поддерживающую и продуктивную рабочую среду, а эффективное управление ресурсами и затратами обеспечивает оптимальное использование всех доступных средств. Таким образом, успешное управление проектом требует не только стратегического планирования, но и умения работать с людьми и ресурсами, чтобы обеспечить максимальную эффективность и результативность.

Процесс управления проектами включает множество аспектов, но одним из ключевых элементов является обучение. Нам необходимо регулярно оценивать наши процессы, успехи, неудачи и принятые решения. Именно так мы учимся на опыте и становимся лучше.

Рефлексия – это процесс размышления о том, что прошло хорошо, а что можно улучшить. Это важный элемент обучения и развития как для индивидуальных членов команды, так и для всей проектной группы в целом. Регулярное проведение рефлексии помогает нам:

Выявлять успешные практики: Понимать, что сработало хорошо, и использовать эти методы в будущем.

Учиться на ошибках: Анализировать неудачи и искать пути их предотвращения в дальнейшем.

Принимать обоснованные решения: Оценивать прошлые решения и их последствия, чтобы улучшить процесс принятия решений.

Развивать команду: Повышать профессиональный уровень команды, способствуя её росту и развитию.

Существует несколько способов организации процесса рефлексии в команде:

Встречи по извлечению уроков (lessons-learned meetings): Формальные встречи, на которых команда обсуждает, какие уроки можно извлечь из прошедшего этапа проекта.

Ретроспективы: Более неформальные и регулярные встречи, на которых команда обсуждает свои успехи и неудачи, а также ищет пути улучшения. Мне все больше нравится этот формат, так как он способствует открытому обмену мнениями и постоянному совершенствованию.

Важно проводить такие встречи регулярно и часто. Это позволяет команде не только оперативно реагировать на возникшие проблемы, но и постоянно улучшать свои навыки и процессы. Постоянное обучение и развитие – ключ к успеху в любом проекте.

Обучение является неотъемлемой частью управления проектами. Регулярная рефлексия помогает нам учиться на опыте, улучшать процессы и развивать профессионализм команды. Независимо от того, называете ли вы это встречами по извлечению уроков или ретроспективами, важно делать это регулярно и часто. Так вы обеспечите постоянное развитие и успешное завершение проектов, делая вашу команду сильнее и эффективнее с каждым этапом.