Как мы устроили дизайн-митап в Беларуси на 40 человек и потратили всего 11 000 ₽
Наш план был прост: собраться с единомышленниками. Но, как и любую другую нашу идею, эту мы решили выкрутить на максимум. Так мы поняли: хотим провести митап для дизайнеров в другой стране. В статье рассказываем, что из этого вышло и как нам удалось не потратить лишнего и практически окупить мероприятие.
Привет! Меня зовут Елена Бобина, я фаундер креативного агентства «е—б эдженси». На продвижение нашего бизнеса мы тратим минимум денег, но при этом стремимся получить крутой результат. В июне провели наш первый митап на 40 гостей, да еще и в Беларуси. На организацию мы потратили 73 000 ₽, но смогли окупить почти все расходы стоимостью билетов. Читайте, как мы пришли к идее и реализовали ее 👇
Хотели поесть драников, а в итоге устроили митап
Формат офлайн-мероприятий для нас не новый. Мы дважды проводили образовательные мастер-классы в Питере. Но в этот раз решили сделать встречу для общения и обмена опытом.
Смысла проводить мероприятие в родном Питере не было — здесь и так много дизайнерских событий. Нам не хотелось быть очередным агентством, которое сделает еще одно типичное мероприятие. Тогда мы решили пойти нестандартным путем и организовать свой первый международный митап.
На Беларусь выбор пал случайно. В марте кофаундер агентства Маша Ищенко написала в вишлисте к своему дню рождения, что хотела бы поесть драников в Минске. Мы долго не думали и подарили ей билеты на поезд.
Пока были в поездке, нам писали белорусские дизайнеры и предлагали встретиться. Но просто посидеть вместе в кафе — скучно. Так мы поняли, что лучше вернемся в Беларусь с митапом. Идея показалась крутой: в Минске много дизайнеров, а мероприятий для них почти нет. А я считаю, что важно иметь профессиональное комьюнити в своем городе.
Дальше надо было придумать митапу название. Для этого мы использовали ChatGPT. Из-за имени агентства нейросеть предлагала смешные и не самые приличные варианты. Мы такой и выбрали — «е—б, какой дизайн! В Минске».
Ожидали 20 человек, но за два дня продали 40 билетов
Мы не ставили цели заработать. Но сразу решили сделать митап платным. Все-таки даже небольшая сумма создает мотивацию прийти, а не просто зарегистрироваться и забыть про мероприятие. К тому же платный вход помог нам более-менее окупить расходы.
В результате первые 20 билетов мы продали по 1490 ₽. А на остальные повысили цену буквально на 100 ₽.
У нас не было ожиданий по количеству гостей. Мы переживали, что к нам никто не придет, но в идеале хотели собрать человек 20. Делать событие на меньшее количество людей не было смысла: расходы бы не окупились, а пиар-эффект был бы минимальным. Это не то, что нам было нужно.
Мы толком не анонсировали мероприятие, у нас не было на это времени. Сначала просто запустили опрос в моих личных и агентских соцсетях без программы и какой-либо конкретики — хотели узнать, сколько человек вообще готовы прийти. Сразу собрали 25 ответов и решили, что митапу быть. А потом запустили предварительную регистрацию и получили около 60 заявок. Конечно, все равно переживали, что никто не купит билеты. Но когда открыли продажи, 40 мест улетели в первые же два дня.
Выбрали трех спикеров из агентства и двоих из Беларуси
Мы задумали пять лекций с таймингом в 30 минут на выступление и 10 минут на вопросы. Показалось, что больше будет уже утомительно.
Наше агентство ехало в Беларусь поделиться опытом. Сразу было понятно, что от агентства выступим мы с Машей как кофаундеры. А третьим спикером от «е—б эдженси» стала наш лид-дизайнер Настя Косаткина.
Раз мы в другой стране, решили пригласить еще спикеров из Беларуси. Нам хотелось, чтобы белорусские дизайнеры тоже рассказали о своих инсайтах. Все-таки мы, приезжие, можем быть не в курсе некоторых особенностей работы на местных заказчиков. Например, одна девушка рассказывала, что у нее разные цены для России и Беларуси: в Минске средний прайс ниже, а ей важно развивать местный дизайн.
Спикеров из Беларуси искали через онлайн-форму в телеграм-канале агентства. В итоге отобрали двух человек — Юру Ерошина и Катю Панфилову. С Юрой я уже была знакома, он учился на моих курсах. Катю я раньше не знала, но сразу было понятно: передо мной знаток своего дела. У нее девять лет опыта, а еще она работала в РБК.
Большая проблема офлайн-мероприятий в том, что из условных 10 спикеров только два-три нормальные, а остальные бубнят себе под нос без логики и структуры. Мне было важно, чтобы все наши выступающие рассказывали интересно, поэтому я сама согласовывала презентации.С каждым спикером мы договорились о дедлайне, когда нужно прислать мне файл. А еще я просила записать видео с репетицией. В итоге без правок не ушел никто, а на выходе получились крутые и живые выступления.
В концепции отразили идею, что каждый творец немного безумен
Нам нужна была тематика мероприятия, которая объединила бы все выступления. Выбор пал на концепцию «Безумный мир дизайна». Дело в том, что в дизайн приходит много людей, но из-за внутренних трудностей мало кто остается. Нам же хотелось дать участникам почувствовать гордость за то, что они всё выдержали и остались. А еще показать, что каждый творец немного безумен.
Мы не стали как-то по-особенному оформлять зал, у нас не было бюджета на декор. Подошли к делу как истинные дизайнеры: сделали видеозаглушку и включали ее между выступлениями. В ней была нарезка с кейсами агентства и безумными персонажами из поп-культуры: Джокером, Вилли Вонкой, Патриком Бейтманом.
Темы связали с безумством — самого дизайнера или клиентов. Лекции были такие:
- «Шум, и ярость, и клиенты-идиоты» — моя лекция про общение с клиентами.
- «Как вести 15 проектов одновременно и не сойти с ума» — лекция Юры Ерошина про ведение проектов на фрилансе.
- «Как дизайн довел меня до нервного срыва» — лекция Насти Косаткиной про то, как она руководила командой из восьми дизайнеров на одном из самых сложных проектов агентства.
- «Фрилансер с Уолл-стрит: как мышление поменяло мой доход» — лекция Кати Панфиловой про инсайты, которые помогли ей зарабатывать больше.
- «Горе от ума: почему все дизайнеры работают неправильно» — лекция Маши Ищенко про то, как наполнять проекты смыслом.
Выступления выстроили так, чтобы они отражали реальный процесс работы над проектом — от общения с клиентом до оплаты. Тема Маши оказалась самой общей, поэтому она завершала митап.
Немного фоток с митапа в галерее, листайте 👇
Решили не тратиться на мерч
Просто примите как факт: мерч не так важен на митапах. Я была на многих мероприятиях и заметила, что хорошие подарки делают редко. Стандартный набор: ручка, бейджик и сумка. Внешний вид и качество этих вещей обычно так себе, ими потом никто не пользуется. Именно поэтому мерч в большинстве случаев никак не повышает лояльность аудитории.
Мы купили на WB упаковку самоклеящихся бейджиков за 350 ₽, а подарки решили делать только активным участникам митапа. Например, тем, кто задавал самые интересные вопросы. Для этого каждый спикер привез с собой по книге, тематика которой продолжала идею его лекции.
Книги и бейджики показываю в карусели 👇
Я рассказывала о работе с клиентами и дарила книгу Карла Сьюэлла «Клиенты на всю жизнь». А Настя, у которой была лекция про дизайн, — книгу Полин Браун «Эстетический интеллект».
В итоге мы потратили на бейджики и книги 3297 ₽. За эти же деньги мы могли купить подарки всем — те самые ручки или еще какие-то мелочи. Но, мне кажется, от индивидуальных презентов больше отклика: их как минимум круто выставить в соцсети и рассказать, что ты был на мероприятии.
Какие реакции на подарки мы получили от гостей — в галерее 👇
Собрали только положительные отзывы
На митап пришли 39 из 42 человек — один не смог прийти, а двое сдали купленные билеты заранее.
Митап прошел так, как запланировали. После мероприятия получили приятную обратку: гости оставляли положительные отзывы обо всех спикерах без исключения, а такое бывает редко. Считаю, мы правильно сделали, что так тщательно готовили каждую презентацию. Многие отмечали, что таких мероприятий в Минске раньше не было, так что со страной мы тоже угадали.
Мы записали четыре из пяти лекций на видео. С пятой не сложилось, потому что на последнем спикере разрядилась петличка. Теперь смонтируем выступления и выложим их на сайт и в «Академию е—б». Часть лекций будет в общем доступе, остальное — по подписке.
На организацию мы потратили 73 154 ₽. Но за счет стоимости билетов окупили большинство затрат: фотографа, площадку, проезд и даже проживание для команды. Вышли в минус всего на 11 354 ₽.
Проанализировали и кое-что учтем в будущих встречах
В следующий раз мы точно:
- Будем тщательнее выбирать локацию — мы искали пространство на главной улице Минска, а оказалось, что она тянется через весь город и наш зал находится почти на окраине.
- Сделаем разные категории билетов — например, будем предлагать первый ряд чуть дороже остальных.
- Организуем небольшой фуршет — чтобы гостям было проще завязать разговор. Люди стесняются подходить друг к другу просто так. А если они вместе пьют чай или накладывают печенье в тарелку, начать общаться немного легче.
На ошибках учатся — в целом мы довольны, как справились с организацией нашего первого международного митапа. Но всегда можно сделать лучше.
Круто, если сможем однажды сказать, что мы провели мероприятия в 10 странах. И чем необычнее для дизайнерской среды они будут, тем лучше. Например, если поедем в Киргизии и соберем там 10 дизайнеров, будем гордиться этим даже больше, чем если бы к нам пришло 100 человек в Москве. В Киргизии-то почти нет митапов.
В сентябре хотим приехать в Казахстан. Если вы оттуда, заполняйте форму предварительной регистрации. Так мы сможем хотя бы приблизительно спрогнозировать, сколько ребят ждать. Мы готовы законнектиться с местными агентствами — пишите нам, если хотите сделать совместное мероприятие.
Подписывайтесь на телеграм-канал «е—б эдженси», чтобы следить за новостями агентства и деталями следующих митапов.
А как вы считаете, стоит ли сильно тратиться на мерч, фуршет и другие организационные детали?
Про мерч с мероприятий такая жиза... Часто дарят ручки, которыми невозможно писать, и кучу каких-то буклетов. И непонятно, зачем это вообще надо - организаторы тратят деньги, на которые можно было бы еще одного спикера пригласить, а участники потом просто выбрасывают этот мусор. Я была на митапе дизайнеров, там за вопросы дарили киндеры)) Не всем такая идея, конечно, подойдет, но для меня это было мило и вкусно)
о, если на киндер еще какую-то наклейку в тему наклеить, то вообще топ будет)) заберем себе эту идею на будущее
Классная концепция с безумством. И цвета, которые вы выбрали, супер вписались))
Спасибо 😄
А не логичнее было бы потратить больше денег на продвижение и собрать больше народу? Тогда и пиар-эффект был бы значительнее
Много чего было бы логичнее, но
1) бюджета на продвижение у нас не было
2) мы хотели протестировать формат и посмотреть, как вообще это будет, цели собрать олимпийский не было :)