Как и зачем автоматизировать онлайн-оплаты в вашем интернет-магазине?

Вопрос оплаты счетов — боль многих компаний, а задержки Говорят, что 80% счётов на товары и услуги либо не оплачиваются совсем, либо закрываются не вовремя. Это дестабилизирует отдел финансов компании. Но решения по автоматизации оплат найдены, и ими поделимся в сегодняшней статье.

Что такое сквозной процесс оплат?Это процесс создания, отправки и получения счетов-фактур. Его цель — сократить ручной труд и сэкономить время за счёт автоматизации процессов. Этот процесс включает в себя:

Процесс оплаты разделён на этапы

1. Выставление счетов-фактур

Счёт-фактура — это документ, в котором фиксируются все детали транзакций между двумя сторонами. Он отправляется клиенту/поставщику и содержит информацию о приобретённых товарах, оказанных услугах и других понесённых расходах. Счета-фактуры важны для бухгалтеров, потому что они помогают им отслеживать платежи от клиентов и их расходы. Также документ используется для отслеживания, были ли расходы начислены правильно или нет.

Счёт-фактура высылается вашим поставщиком, когда он предоставляет вам товары или услуги от имени своего клиента. А ещё — если вы оплачиваете товары или услуги в рамках контракта между вами и вашим клиентом, например, заказа на продажу.

2. Взыскание кредиторской задолженности
Процесс включает в себя своевременные и полные выплаты кредиторам. На этом этапе появляется гарантия, что все счета от клиентов будут получены и обработаны должным образом и вы сможете получить свои деньги как можно скорее.
Процесс состоит из следующих этапов:

3. Обработка и авторизация платежей

В большинстве компаний этот этап автоматизирован, но при необходимости его можно выполнить вручную или полуавтоматически. Как правило, на этом этапе нужно определить, достаточно ли у вас средств для оплаты и убедиться в отсутствии неоплаченных счетов. Затем нужно отправить платёжные инструкции своим поставщикам, чтобы они могли проконтролировать процессы и со своей стороны.

4. Создание отчётов

В отчётных документах показан статус всех произведённых платежей. Там описаны результаты всех прошлых платежей, включая любые просроченные платежи или штрафы. Можно разделить отчёты по категориям, например, "История оплаты счетов" или "История кредитных лимитов продавца". Это поможет отследить все предыдущие платежи и время их совершения.

А можно ли полностью автоматизировать оплаты?
Да! И аргументов для того, чтобы это сделать, много. Во-первых, ручной ввод данных отнимает много времени, а ещё всегда есть человеческий фактор и риск ошибок. Также по мере увеличения числа кредиторов нужно больше сотрудников, чтобы успевать обрабатывать счета-фактуры. Также сохраняется полная конфиденциальность — никто не имеет доступа к этим файлам, если они не нужны для выполнения конкретной задачи (например, для отправки счёта на оплату).
А ещё с помощью автоматизации повышается качество обслуживания клиентов. А это, как вы знаете, ключ к успеху компании. Клиентский сервис можно улучшить, предоставляя своевременную и точную информацию об оплате и сокращая время на обработку платежей. А также автоматизированный процесс всегда более прозрачный — минимальная вероятность, что какие-то данные останутся вне поля зрения клиентов.
Какие есть способы автоматизировать оплаты?

1. Облачные решения. Их легко настроить и можно быстро внедрить, не беспокоясь о том, как они будут работать в вашей конкретной системе.

2. Система бухгалтерского учёта. Если вы используете бухгалтерское ПО, то интегрируйте его, чтобы все транзакции автоматически обрабатывались через него, а не вводились вручную в ERP (планирование ресурсов предприятия).

3. ERP-системы. У некоторых компаний есть основная система, которая обрабатывает все финансовые операции, а у других отдельная система отвечает за отдельную задачу (выставление счетов, обработка кредиторской задолженности и т.д.).

Вместо вывода. Этап оплаты счетов очень важен и не допускает ошибок. Ведь если на этом этапе сделать что-то не так, это повлияет на другие подразделения вашего бизнеса. А чтобы сделать процесс оплат быстрее и качественнее, рекомендую автоматизированные решения — они вас точно не подведут.

Кстати, мы в Inevils можем помочь в их разработке! Записывайтесь на бесплатную консультацию по ссылке.