Пережить удалёнку, оставаясь на связи

Блиц с руководителями российских компаний.

Материал подготовлен при поддержке Microsoft

Чтобы сохранить бизнес в вынужденной самоизоляции, многим компаниям пришлось быстро переключиться на новые решения для полноценной работы и общения — не только на время «удалёнки», но для долгосрочной перспективы.

Руководители компаний отвечают на серию коротких вопросов о своём опыте. Все они не так давно внедрили Microsoft Teams — платформу для совместной работы и общения, объединяющей чат, аудио- и видеоконференции, а также различные приложения.

Возвращаетесь в офис после снятия карантина?

ВШМ СПбГУ ещё в начале карантина приняла решение завершить этот учебный семестр в дистанционном формате. Следующий учебный год начнём в сентябре с учётом эпидемиологической обстановки. Хотя благодаря тому, что Microsoft Teams позволил использовать «обои» с фотографиями пространств ВШМ, есть ощущение, что мы кампус и не покидали.

Как поддерживаете боевой дух коллег на удалёнке?

Ежедневно в том или ином составе мы проводили обсуждение всех возникающих вопросов — сохранили и даже усилили командный дух. Удалёнка помогла повысить вовлеченность коллег в некоторые активности. Например, клуб обмена педагогическим опытом — Knowledge café, в котором раньше в офлайне участвовало не более 20 человек, теперь собирает весь коллектив — порядка 80 преподавателей. И так по многим другим активностям!

Устраиваете неформальные встречи по конфколлу с коллегами?

Неформальные встречи проходили более узкими группами — по подразделениям, кафедрам и среди студентов. Проектный офис жил по графику: в понедельник утром — оперативка, в пятницу вечером — апперитивка.

Какие ритуалы используете, чтобы включиться в работу?

Совместно с Банком ВТБ организовали для команды ВШМ СПбГУ ежедневную рассылку с советами и забавными рекомендациями по планированию рабочего дня, соблюдению режима, подготовке к работе за компьютером также как при походе в офис. Это очень помогало сохранять рабочий ритм в удалённом формате.

С марта по май проводили около 120 собраний в день — это на 98% больше, чем раньше. Иногда приходилось присутствовать сразу на нескольких звонках.

В основном, это звонки для личных обсуждений, совещаний, презентаций и встреч с руководством. Ещё организация работы в командах: структурирование проектов по каналам и совместной работы с документами. Преподаватели активно используют установку виртуальных фонов и выгрузку посещаемости встреч.

Какие чат-боты успели внедрить? Есть ли неформальные?

Запустили чат-бот «Random Coffee» для всего сообщества ВШМ СПбГУ: студенты, выпускники, преподаватели и сотрудники регистрируются в нем и объединяются в пары случайным образом. За три недели почти 150 человек из разных городов России, а также Парижа, Лондона, Гамбурга, Берлина, Роттердама, Таллина и Минска обсудили между собой учёбу, карьеру, работу в стартапах и корпорациях.

Назовите три лучших трека для работы

Люблю слушать Теодора Курентзиса. Музыка в исполнении его оркестра очень воодушевляет. К тому же работа дирижёра – это тоже менеджмент, включающий и работу с людьми, и планирование, и управление какими-то тонкими материями — может вдохновить любого руководителя.

Рекордное количество звонков за один день

Порядка 10 собраний от 30 до 90 минут с 9:30 до 22:00 и еще короткие звонки в промежутках между ними.

Почему выбрали Teams?

Мы давно приступили к процессу цифровизации процессов в ВШМ. Для нас было важно найти решение, соответствующее принципам «быстрой победы» — поэтому выбрали Office 365. Когда возникла необходимость экстренно перевести в онлайн все образовательные и рабочие процессы, у нас «в рукаве» уже были все необходимые инструменты.

Провели бы удалённый корпоратив?

Мы планируем провести удалённый выпускной — ещё более масштабный ивент. Для части студентов такой формат не может заменить очной церемонии, но все рады, что есть возможность отпраздновать даже в условиях жёстких ограничений.

Были сотрудники, которым было сложно привыкнуть к новой программе?

В первые же дни после решения о переходе в дистанционный формат провели ряд обучающих вебинаров, запустили службу технической поддержки, привлекли волонтеров из числа студентов, которые помогали однокурсникам и преподавателям. Даже самая старшая возрастная категория преподавателей быстро адаптировалась к новым инструментам и условиям.

Возвращаетесь в офис после снятия карантина?

«Дома хорошо, а на работе лучше!». Сложно полностью заменить живое общение с коллегами. Тем не менее, качество работы с переходом на «удалёнку» не пострадало.

Как поддерживаете боевой дух коллег?

Мне важно созваниваться по видеосвязи при проведении планерки, чтобы понимать настрой коллег и узнавать о возможных проблемах в коллективе.

Устраиваете неформальные встречи по конфколлу с коллегами?

Мы организовали онлайн-занятия йогой с видео — сотрудники получают возможность отдохнуть, снять напряжение. Часто коллеги занимаются с детьми.

Какие ритуалы используете, чтобы включиться в работу?

Я начинаю рабочий день с просмотра календаря и задачника за чашкой кофе.

Сколько часов в день проводите на созвонах?

Характер моей работы и масштабы «Магнита» держат меня в тонусе 24/7.

Стали меньше пользоваться смартфоном?

Нет. У меня на смартфоне есть всё необходимое, чтобы пользоваться им как полноценным рабочим местом. Часто я начинаю работать на ноутбуке, а продолжаю уже на смартфоне. Там настроена мгновенная синхронизация всех необходимых данных.

Самые популярные функции Teams среди сотрудников?

Период «удалёнки» показал, как распределяется общение компании в Teams за месяц:

1 827 видеовстреч.

9 603 звонков для детального обсуждения задач.

43 142 сообщений внутри команд с рабочими файлами.

747 905 сообщений в персональных чатах.

Назовите три лучших трека для работы

Я использую подписку Apple Music — включаю подборки по настроению: Lounge — когда нужно сконцентрироваться и обдумать задачу, а Hip-Hop Workout — когда понятно, что делать, и нужно задать темп.

Рекордное количество звонков за один день

Звонки заменяют все личные встречи, обычно в день у меня 8-12 таких звонков.

Почему выбрали Teams?

Это удобное пространство для решения повседневных задач и общения.

Провели бы удалённый корпоратив?

Это мог бы быть интересный опыт, но мне больше нравится живое общение.

Были сотрудники, которым было сложно привыкнуть к новой программе?

Перед запуском продукта мы воспользовались методологией управления изменениями Prosci. Так отработали возможные проблемы и сформировали дорожную карту. Большинство сотрудников с доступом в Teams довольно быстро оценили удобство совместной работы. Сейчас для них это основной инструмент.

Возвращаетесь в офис после снятия карантина?

Прямо сейчас нет. Мы составляем потихоньку график, но, наверное, лето проведём на удалёнке.

Устраиваете неформальные встречи по конфколлу?

Конечно! Во-первых, все поздравления с днём рождения. Можно надеть колпаки и взять воздушные шары, чтобы поздравить коллегу, а через пять минут у тебя уже серьезный звонок на рабочую тему. У нас, кстати, проходил детский онлайн-праздник. Дети вместе рисовали, занимались спортом — весело проводили время.

Какие ритуалы используете, чтобы включиться в работу?

Лично я наливаю кофе. 😊

Сколько часов в день проводите на созвонах?

Почти все рабочие часы — минимум шесть часов на запланированные или спонтанные созвоны. Удалёнка позволяет многие вещи совмещать. Есть встреча, на которой все делятся статусами по своим задачам. Ты обычно её слушаешь одним ухом, улавливая интересное: пять минут рассказываешь о своём, а в остальное время можно кому-нибудь ответить на письма — и никто косо не посмотрит, что ты с ноутбуком на встрече сидишь.

Стали меньше пользоваться смартфоном?

Да. Все вопросы через Teams. В WhatsApp и Telegram очень редко отвечаю в рабочее время — велик риск сорваться на что-то неважное и не успеть сделать дела.

Самые популярные функции Teams среди сотрудников

Стандартные: созвоны с командой, шаринг экрана, пространство команды и прибитые в них вкладки с самым полезным. Forms, конечно.

Что успели внедрить?

Сделали крутой инструмент на Sharepoint, в котором можно оставить обратную связь о коллеге — он интегрирован в Teams как отдельная закладка в наш общий канал.

Назовите три лучших трека для работы

Я обычно включаю «Яндекс.Музыку» — там выбираю под настроение: электроника, джаз или хип-хоп.

Рекордное количество звонков за один день

Уф. Кажется, 14. Несколько запланированных встреч, в основном получасовые и короткие созвоны, потому что «ой, быстрее созвониться, чем писать!».

Почему выбрали Teams?

По сочетанию функций, который нам были необходимы. А если в шутку — потому что не включает камеру, когда хочет, как Zoom. А то сижу в шортах, с ногами на стуле, ем клубнику, присоединяюсь к встрече, а Zoom камеру включил сам по себе…

Провели бы удалённый корпоратив?

Сомневаюсь, что это будет интересно. А общие собрания мы проводим, человек эдак на 350-400. Не совсем корпоратив, но на всю компанию мероприятие. 😊

Были сотрудники, которым было сложно привыкнуть к новой программе?

Нам никто не жаловался. Наоборот, все говорили, что супер-пупер, сразу все понятно и привычно, вопросов нет.

Возвращаетесь в офис после снятия карантина?

Компания была и остается на удалённой работе. Я — исключение, весь карантин ездил в офис.

Устраиваете неформальные встречи по конфколлу с коллегами?

Любая встреча в Teams начинается и заканчивается неформальной беседой «за жизнь».

Какие ритуалы используете, чтобы включиться в работу?

Специальных ритуалов не требуется, мне достаточно времени в машине.

Сколько часов в день проводите на созвонах?

4-5 часов в день.

Стали меньше пользоваться смартфоном?

Наоборот, стал пользоваться больше.

Самые популярные функции Teams среди сотрудников

Мы проводим Q&A с руководством компании в виде трансляции Teams. Коллеги обожают использовать «виртуальный» фон 😊

Назовите три лучших трека для работы

Слушаю 2Celos, Brooklyn Duo. Всё подряд. А Apple Music рекомендует инструменталку.

Рекордное количество звонков за один день

Навскидку — 15.

Почему выбрали Teams?

Хороший продукт, который есть в купленной подписке.

Провели бы удалённый корпоратив?

Мы уже провели удаленный корпоратив. Но не в тимзе 😊

Были сотрудники, которым было сложно привыкнуть к новой программе?

Исчезающе мало, но есть.

Позволяет объединить всех на одной платформе — сотрудников, партнёров и клиентов. Приложение помогает команде справляться с задачами эффективнее: планировать и отслеживать ход работы над проектами — с чат-ботами и инструментами автоматизации.

Общение: с Teams общение можно перевести в чаты и группы — без миллионов писем в электронной почте и с возможностью безопасно редактировать файлы одновременно. А ещё в Teams можно внедрить чат-ботов: они напомнят команде о важной встрече или поздравят коллегу с днём рождения.

Собрания: Teams позволяет проводить прямые трансляции, аудио-, видео- или веб-конференции — хоть на десять, хоть на десять тысяч сотрудников. Во время встречи можно добавлять заметки, веб-сайты и приложения. Всё находится в облаке, а значит пользователи могут работать вместе независимо от того, где они находятся.

Звонки: Teams объединяется с телефонной системой, тарифным планом и прямой маршрутизацией с абонентами по всему миру.

Приложения: платформа легко интегрируется с классическими приложениями Microsoft 365 —заметки, презентации таблицы. Всегда можно выбрать, какие функции использовать, а какие нет в зависимости от задач. А ещё тут используется открытый API — приложение легко интегрируется в привычную систему.

Безопасность: в Teams защищены шифрованием все передаваемые данные, а в состоянии покоя они хранятся в безопасной сети дата-центров, используя безопасный протокол передачи данных в реальном времени (SRTP) для передачи видео, аудио и демонстрации контента с рабочего стола.

И ещё безопасность: многофакторная аутентификация (MFA), которую включает ИТ-администратор, защищает процедуру авторизации, требуя дополнить ваше имя пользователя и пароль второй формой верификации для подтверждения вашей личности. Этот простой двухэтапный процесс верификации широко используется сегодня во многих пользовательских приложениях, включая приложения для банкинга, и защищает от атак, использующих слабые или украденные пароли.