Гайд по Notion для бизнеса: 10 шаблонов для СRM и управления проектами

Поддержите эту статью, если хотите увидеть другие шаблоны — мы ведём в Notion все внутренние дела нашей компании.

Гайд по Notion для бизнеса: 10 шаблонов для СRM и управления проектами

Мы занимаемся веб-разработкой и уже два года работаем только с удалёнными сотрудниками. Нас можно найти в рейтингах Tagline: с 2016 года в рейтинге веб-интеграторов, с 2019 — в digital production. Входим в топ-30 разработчиков России в сферах «Строительство» и «Мода и красота».

Максим Панфилов, директор Ratio

Все внутренние процессы Ratio ведутся внутри Notion. В своё время мы отказались от Workplace by Facebook, Asana и Pipedrive.

Шаблоны из этой статьи можете использовать, как вам угодно: работайте по нашей схеме или меняйте документы под себя. Критика в комментариях приветствуется.

Чтобы скопировать шаблон в свой Notion, нажмите на Duplicate.

CRM

Когда к нам приходит потенциальный клиент, первым делом мы оцениваем выгоду от сотрудничества с ним. Бывает, что проект интересный, но с нашими ставками исполнителей мы можем сделать его только себе в убыток. Таких клиентов мы отсеиваем с помощью чеклиста и передаём партнёрам.

Наш менеджер проверяет проект по чеклисту. Если лид соответствует всем пунктам — это наш клиент.

Список контактных лиц в компаниях, связанных с Ratio. Здесь мы храним ссылки на партнёров и заказчиков, а также делаем пометки — кто за что отвечает и как лучше общаться с конкретным человеком.

Список всех компаний, которые с нами сотрудничают. Тегами помечаем, чем именно занимается компания и в каких она с нами отношениях (партнёр или заказчик). База связана со списком сотрудников и архивом проектов: если изменить состав команды или связанные проекты в любой из трёх таблиц, то в остальных эта информация тоже появится.

Шаблон документа, который мы показываем клиенту на созвоне до подписания договора. В основном там расписывается формат работы над проектом.

Управление проектами

База — это как телефонная книга на стероидах. Помимо контактов мы просим сотрудников написать рассказ о себе. Очень помогает на удалёнке: после прочтения понимаешь, что с тобой работают живые люди, а не чат-боты.

В управлении проектами база сотрудников нужна, чтобы отмечать ответственных в карточках.

Главная информационная страница о проекте и архив проектов соответственно. Чтобы добавить новый проект, мы дублируем страницу-шаблон.

У Notion есть функция создания шаблонов по кнопке, но мы обнаружили баг: внутри нашей карточки много вложенных документов, поэтому Notion выдаёт ошибку при создании страницы. При этом через Duplicate шаблон копируется нормально — странно, но мы подстроились.

После копирования шаблона заполняем базовую информацию о проекте: даём название, назначаем ответственных, отмечаем компанию-заказчика и партнёров. Внутри шаблона более 20 чеклистов, которые сильно упрощают работу менеджерам, дизайнерам и разработчикам.

Шаблоном удобно пользоваться, потому что он сам создаёт документы и чеклисты — не нужно искать их в базе, чтобы скопировать.

Файлы разделены по этапам и создаются только после нажатия кнопки, так что можно добавлять их по необходимости. Допустим, мы сделали дизайн, а потом проект был заморожен — в этом случае чеклисты на разработку не нужны и в карточке проекта их не будет.

Также во время работы я сворачиваю завершённые этапы, чтобы не мешали.

Борис Лисовенко, руководитель производства в Ratio

Чтобы кнопки с чеклистам начали работать, вам придётся скопировать шаблон в свой Notion. Но мы создали пример проекта, чтобы вы сразу могли взглянуть на документы.

Чеклисты и документы создаются нажатием на кнопку. Завершённые этапы работы можно свернуть.

Обратите внимание на вложенные страницы в верхней части шаблона. устаревшая информация о проекте отправляется в Архив, договорённости с клиентом фиксируются в Созвонах, а разработчики заполняют файлы Документация и Технический долг.

На остальных документах остановимся подробнее.

Канбан-доска, на которой видны основные этапы развития проекта. При копировании шаблона автоматически создаются типичные страницы, которые нужны практически каждому сайту.

После запуска проекта команда собирается на созвон и рефлексирует: что было хорошо, что не очень, на что обратить внимание в следующий раз. Результаты заносим в этот документ.

Здесь тестировщики описывают баги, чтобы потом разрабы могли их исправить.

Подписывайтесь на Telegram-канал

Я веду телеграм-канал @panfilovonline, в котором рассказываю про управление удалённой командой. Подписывайтесь, чтобы не пропустить статьи с другими шаблонами для Notion.

7070
48 комментариев

Комментарий недоступен

18
Ответить

Лично мне Notion нравится, да и команда втянулась буквально за месяц — сейчас уже не помним, как было без него.

Не без косяков, конечно — один из них я даже описал в статье. Забавно, что кнопка добавления шаблона и Duplicate триггерят одно и то же действие, но почему-то всё нормально работает только во втором случае.

И да, Notion развернули мощную пиар-компанию, но я всё равно хотел поделиться своими наработками. Шаблоны из внутренней библиотеки сервиса кривоваты, мы всё допиливали ручками — так почему бы не раздать результат таким же энтузиастам?)

6
Ответить

Для нас Notion - это удобный инструмент, который смог заменить несколько других решений.

Самое главное для меня:
1. Простая CRM-система
2. Ведение карточек проекта (начиная от брифов и расшариваемых мануалов клиентов, заканчивая беклогом и технической документацией)
3. База знаний - описание всех бизнес-процессов, чеклисты и вот это все :)
4. Личный список дел (в структуре общей БЗ проще и быстрее ставить задачи со ссылками на страницы Notion + обсуждать многие вопросы во встроенных комментариях)

Кажется, у Notion и раньше был бесплатный тариф. Тем не менее, мы с самого начала пользуемся платной версией.

3
Ответить

Notion как CRM система, это очень громко. Это для микробизнеса расширенное облако с редактором и базой знаний.

Работа со звонками, соц сетями, заявками, карточками клиентов, расчеты/подсчёты через формулы и т.д. и т.п. отсутствует и для полноценной системы управления взаимоотношениями с клиентами не годится.

Так, вести заметки/базу знаний/дорожную карту, играться с шаблонами, не более. 

11
Ответить

Промахнулся окном коммента и теперь он уполз ниже по ленте, поэтому продублирую)

Ольга, действительно, для компаний с большим потоком лидов и отчётностью Notion в качестве CRM-системы не подойдёт.
А как раз для нашего микробизнеса функций вполне хватает — мы получаем меньше 100 входящих запросов в месяц, не строим отчёты и формулы по воронке и не пользуемся телефонией.

2
Ответить

Там есть подсчеты через формулы и можно настроить различные расчеты прямо в database, а потом экспортировать, если надо. 

1
Ответить

Комментарий недоступен

7
Ответить