Пожалуйста, не убивайте душными регламентами лёгкость ваших конференций

Рассказываем, как мы провели первую внутреннюю выездную конференцию для тестировщиков Инносетей и Zunami — QA Day. 🙂 А ещё о том, зачем собирали по дому 10 ручек и несли три стола через парковку.

Меня зовут Захар, я тимлид в команде тестирования Инносетей и идейный вдохновитель QA Day. Цель была — организовать площадку, на которой можно регулярно делиться знаниями с коллегами из команды, а также научиться готовить интересные доклады и выступать перед аудиторией. Наша команда стала первопроходцем 🤟: ни один из отделов Инносетей ещё не делал подобного. Надеемся, они захотят перенять наш опыт. 😉

Решили, что не хотим сидеть в офисе — было желание попробовать себя на большой сцене какого-нибудь нового пространства, уйти от ежедневной рутины и сменить привычную локацию. Поэтому мы арендовали конференц-зал с большим экраном в одном из бизнес-центров Калининграда, распечатали 12 листов со стикерами и заказали кейтеринг с закусками для кофе-брейка. Организационными моментами занимался наш HR, а докладами и взаимодействием с ребятами — я.

Кажется, что в первый раз это очень сложно — найти желающих докладчиков, договориться с ними о выступлении, чтобы они потратили время на создание презентации и продумали структуру рассказа. Но я решил, что точно никого не буду заставлять: просто в лайтовом режиме зашёл в чат к ребятам и предложил поучаствовать. Сказал, что у меня, как идейного вдохновителя, уже есть тема для доклада — осталось собрать ещё несколько. 👌Был готов даже помочь с оформлением презентаций (в итоге все справились сами 😉).

Так я собрал четверых ребят, которые оказались не против выступить. Мотивация была такой — они хотели структурировать знания и рассказать о том, над чем сейчас работают. По докладам ограничений не было, и я был приятно удивлён тем, как ребята сами выбирали, что будет интересно послушать коллегам, а что скорее всего будет скучно. Им было важно сделать красивые презентации, с мемами и шутками, чтобы информацию было легче воспринимать.

В первую очередь, мне хотелось сделать QA Day максимально комфортным и лайтовым, и не превращать подготовку к нему в ещё одну таску из планировщика задач. Поэтому я поставил максимально простой дедлайн: сказал, что ближе к концу мая нам нужно провести конференцию, давайте уже сейчас начнём готовить доклады — на подготовку есть два месяца.

Я попросил докладчиков отдать готовые презентации за день до мероприятия.

● При выборе пространства для проведения конференции убедитесь, что с освещением всё в порядке и что вы контролируете его. У нас была красивая локация со стеклянной крышей, которую зашторили. Но шторы были слишком узкими, и когда выглядывало солнце, оно мешало смотреть доклады. Из-за этого в некоторых моментах докладчикам приходилось залезать в свой ноутбук и показывать там куски кода на светлой теме, потому что на тёмной было ничего не видно.

● Также неудобно получилось со столами — мне пришлось нести их самому через всю парковку из-за того, что в здании не было лифта. Лучше заранее продумать, какую мебель или оборудование вы будете заносить в помещение, и сколько рук вам для этого понадобится.

● Мы не выделили время на обед, а зря. Подумали, что будем смотреть по обстоятельствам: если появится в этом потребность, то что-то придумаем. В итоге во время перерыва все разбрелись кто куда, и, показалось, потеряли атмосферу сплочённости. А может я ошибаюсь, и наоборот это пошло на пользу: все вышли, проветрились, и с новыми силами вернулись слушать другие выступления.

● Нужно хотя бы раз порепетировать перед мероприятием. Потому что я только во время ретро понял — платформа Retrius для проведения онлайн-ретроспектив подразумевает, что у каждого участника в руках должен быть ноутбук, чтобы двигать карточки. Наши ребята пришли налегке, и пришлось импровизировать, обсуждать каждую карточку по очереди. Итоги я фиксировал в заметках, чтобы потом опубликовать их.

● В ночь перед мероприятием я вспомнил, что забыл купить ручки для квиза. 😳 Пришлось бегать по дому и искать десять ручек, потому что все канцелярские магазины были уже закрыты, а утром я бы не нашёл время на закупку.

Нам хотелось получить обратную связь от участников, чтобы в будущем делать конференции для тестировщиков полезнее и интереснее. Для этого я придумал опросник, в котором было четыре блока из 26-ти вопросов: по докладам и спикерам, локации и еде, дополнительным активностям.

● Блок с вопросами по спикерам и их выступлениям. В нём по пятибалльной шкале попросил слушателей оценить полезность доклада и манеру спикера выступать. Также добавил возможность оставить для каждого спикера рекомендации по его выступлению: что было классно, а что можно улучшить.

● Блок про организацию и еду. Здесь можно было оценить качество еды и место проведения, а также — оставить пожелание по локации и закускам для будущих конференций.

● Блок про дополнительные активности. Тут ребята оценивали полезность ретро, которое мы провели после всех докладов, а также неформальную часть мероприятия — поход в бар и медиа азбуку (квиз, где ответы привязаны к буквам алфавита). В этом же блоке был открытый вопрос про доклады, которые хотелось бы послушать в будущем.

● Финальный блок. В нём был единственный открытый вопрос о том, если бы у участника была возможность организовать QA Day 2, что бы он привнёс нового или убрал.

После того, как ребята заполнили опросник, я проанализировал их ответы и сделал несколько полезных выводов, которые мы обязательно учтём, когда будем организовывать следующие QA Day:

● Спикеры говорят по-разному: кто-то громче, а кто-то — тише, и чтобы было хорошо всех слышно, нужно использовать микрофон или арендовать помещение поменьше.

● Участникам не хватило «неофициальной части», когда можно было пообщаться друг с другом. В будущем на это можно выделить больше времени.

● В докладах нужно соблюдать баланс по темам. Например, в этот раз мы много времени уделили автотестированию, а вот ручному — мало, и некоторые участники отметили это.

● Мы внедрили в работу инструменты, о которых рассказывали спикеры в своих докладах. Например, многие ребята пошли на следующий день после доклада в репозиторий посмотреть, как работает на примере то, о чём рассказывал спикер.

● Стали друг с другом больше общаться, потому что QA Day перезнакомил тех, кто не пересекался раньше. Конечно, этому поспособствовала и неофициальная часть — совместный поход в бар. Дошли, кстати, 100% участников. 😉

● У ребят стало больше общих тем для обсуждения в курилке и на кофе-поинте.

● Все доклады мы сложили в нашу базу знаний и используем в работе.

Если вы ещё никогда не проводили внутренние конференции для ребят из своего отдела, советую попробовать. Во-первых, это шеринг и обмен знаниями, во-вторых, это дешевле, чем покупка курсов. Ну а в-третьих, такие мероприятия работают как тимбилдинг: сближают людей и знакомят друг с другом. Если в привычной рабочей рутине нет времени обсудить новые решения, то во время конференции точно родится что-то новое и интересное.

Жду ваших вопросов в комментариях по проведению QA Day. 🙂 Подписывайтесь на наш блог — готовим для вас много интересного.