Как оптимизировать бюджет на командировки

Если в бюджете вашей компании расходы на командировки лидируют в списке самых затратных статей, добро пожаловать в клуб — с этой проблемой в «OneTwoTrip для бизнеса» приходят многие. Так что у нас есть целый список способов, которые помогают реально, без регистраций и SMS.

Да, начинаем с крупных, но крайне эффективных решений. Минус тут в том, что за пару часов разработать тревел-политику и согласовать её со всеми заинтересованными лицами, скорее всего, не получится. Плюс — в том, что такой документ действительно сокращает траты на деловые поездки.

В тревел-политике компании прописаны все правила планирования и организации командировок. Какие билеты и где бронируем, какова допустимая звёздность отелей, можно ли брать в прокат автомобили и вызывать такси (и как эти расходы потом учитывать), принципы трат на питание и связь, всевозможные лимиты по стоимости, а ещё процесс согласования расходов и их возмещения.

Чтобы тревел-политика учитывала все важные нюансы, к её разработке желательно привлечь всех заинтересованных лиц: HR-менеджеров, тревел-координаторов, бухгалтеров и, конечно, самих сотрудников, которые часто бывают в командировках. В итоге вы получите документ с ответами на все возможные вопросы, с помощью которого сможете раз и навсегда обозначить сотрудникам правила и лимиты — и таким образом избежать незапланированных расходов.

Отметим, что тревел-политику не обязательно отливать в граните: документ может и должен быть живым, меняясь с развитием компании.

Конечно, не все деловые поездки можно распланировать на полгода-год вперёд, а во многих компаниях командировки и вовсе случаются внезапно. Однако если вы точно знаете, что сотрудники отправятся на конференцию в сентябре, а в декабре будет традиционный выезд отдела в другой город, рекомендуем заранее забронировать под эти мероприятия билеты и отели — так вы на них сможете сэкономить, и порой довольно существенно.

По данным «OneTwoTrip для бизнеса», авиабилеты выгоднее всего покупать за 2–3 месяца до поездки. А многие отели предлагают скидки за раннее бронирование: если выбрать и оплатить номер за 3 месяца до поездки, он обойдётся дешевле на 20–30% (точные сроки и скидки зависят от конкретной гостиницы).

При бронировании авиабилетов полезно смотреть цены в календаре — они есть во многих сервисах (и у нас тоже). Нередко оказывается, что перелёт в соседние даты значительно дешевле, так что, если в вашей компании допустимо немного сдвинуть командировку, тут тоже получится сэкономить.

Программы лояльности, которые позволяют копить бонусы (а также баллы, мили и какие-то внутренние валюты сервисов), сейчас есть у большинства компаний, занимающихся тревелом. Например, в «OneTwoTrip для бизнеса» за каждый заказ возвращается определённый процент бонусов на счёт — и после этими бонусами можно оплачивать билеты и отели практически целиком. Один бонус равен одному баллу, а вернуть ими можно до 5% от стоимости — если часто организуете командировки, кэшбэк накопится приличный.

Если не пользуетесь корпоративными сервисами для планирования командировок, стоит подключиться к программам лояльности авиакомпаний, услугами которых вы чаще всего пользуетесь. И у гостиниц бывают подобные программы: если часто бронируете проживание в одном и том же отеле, узнайте у администратора про скидки для постоянных клиентов.

Некоторые сервисы предлагают корпоративные тарифы на перелёты или проживание: например, с «OneTwoTrip для бизнеса» можно сэкономить на отелях до 30%, потому что мы подключаем их к нашей платформе напрямую и можем запросить для своих клиентов особые условия.

Отели и авиакомпании тоже при организации поездки группы сотрудников иногда предлагают корпоративные тарифы — этот момент стоит уточнять в каждом конкретном случае.

Суточные компания по закону должна выдавать сотруднику на ежедневные траты в командировке — к ним могут относиться оплата питания, проезда на общественном транспорте или такси и любые другие расходы, которые могут возникнуть у человека вдали от дома. Отчитываться за суточные сотрудник не обязан.

В России нет ограничений на размер суточных, так что каждый работодатель вправе установить свою норму. Однако существуют минимальные суммы суточных, которые не облагаются НДФЛ. В 2024 году это 700 рублей в день при поездках по России и 2 500 рублей, если командировка за границу. Если вы выдаёте сотруднику, отправляющемуся в Санкт-Петербург, 1 500 рублей на сутки, то за 800 из них бухгалтерии придётся заплатить налог.

Компания должна перечислить сотруднику суточные за все дни, которые он проведёт в командировке, единой суммой, причём до начала поездки. Если сделать это после, придётся компенсировать задержку выплаты, как и в случае с задержкой зарплаты.

Важный момент: за выходные дни суточные тоже нужно выплачивать. И тут есть одна тонкость: если сотрудник отправляется в деловую поездку в воскресенье вечером, за этот день тоже придётся начислить суточные. Даже если рейс улетает в 23:50.