Командировка группы сотрудников

Далеко не всегда в командировку едут несколько человек — в рядах случаях компания отправляет целые отделы. Например, на тимбилдинг, обучение или важное отраслевое мероприятие. Кажется, что организовать такую поездку гораздо сложнее, но если знать несколько нюансов, всё получится. Давайте разбираться.

Сложность в том, что при групповой командировке нужно забронировать сразу много билетов — и желательно, чтобы они были на один рейс. И стоили одинаково. А все мы знаем, как быстро порой меняются цены, а то и места заканчиваются, особенно если найти выгодное предложение.

Обычные сервисы покупки билетов и бронирования отелей в этом случае не подходят — да и в целом не рекомендуем организовывать через них командировки. Деловые поездки лучше планировать с помощью бизнес-сервисов: в них более удобная для юрлиц оплата, а главное, вы получите все закрывающие документы, с помощью которых бухгалтерия потом вернёт НДС. Документы за бронирование через сервисы для «физиков» и оплату личной картой налоговая, скорее всего, не примет.

Но это не единственный плюс сервисов для бизнеса. Главное для нас — через них можно забронировать билеты и проживание в отеле сразу на всю группу, причём сделать это может один человек, назначенный ответственным лицом.

Бронировать билеты и отели через сервисы вроде «OneTwoTrip для бизнеса» предельно просто: если вы хоть раз организовывали личное путешествие – точно справитесь. Тут такой же поисковик, и в итоге вы получаете такие же результаты, выставляете подходящие фильтры, нажимаете на кнопку «Купить» — и готово. Билеты и отели становятся доступны в личных кабинетах сотрудников, которые едут в командировку, и отображаются у ответственного лица.

При подготовке этой статьи мы узнали, что некоторые до сих пор оплачивают групповые командировки так: десять сотрудников получают в бухгалтерии аванс на покупку билетов и оплату отелей, перечисляют деньги одному из них — и он бронирует всё с личной карты. А потом бухгалтерия радуется серьёзному перерасходу по одному из авансовых отчётов — ведь сотрудник, который купил билеты на всех, должен приложить к своему отчёту все чеки, а потом получить от компании компенсацию.

Остальные же должны вернуть работодателю неизрасходованные средства, то есть то, что передали тому самому отчётному лицу (надеемся, вы ещё не запутались). А дальше работник, купивший билеты, возвращает из компенсации от работодателя суммы всем остальным.

Ситуация, напомним, реальная. Но к чему такие сложности?

Переходите на светлую сторону, то есть в сервис типа «OneTwoTrip для бизнеса». Вместе печенек у нас удобная оплата разными способами: корпоративной картой, с депозита компании или постоплата по счёту. А ещё с каждого заказа начисляем бонусы, и ими тоже можно оплачивать билеты и отели.

И никаких неожиданностей для бухгалтерии. Кстати, о ней.

После командировки нужно в течение трёх дней сдать в бухгалтерию авансовый отчёт — это известно каждому, кто хоть раз ездил в деловую поездку. К нему нужно приложить все документы, подтверждающие расходы в командировке — и тут тоже удобно пользоваться специализированными сервисами для бизнеса.

Дело в том, что при покупке билетов и бронировании отелей через «OneTwoTrip для бизнеса» и прочие подобные платформы все билеты и чеки сохраняются в электронном виде. Если в командировку летали на самолёте, понадобится ещё и посадочный талон — он подтверждает, что сотрудник действительно был на борту. Такие талоны сотрудники часто теряют, но нужная информация также сохраняется в «OneTwoTrip для бизнеса»: это справка о перелёте, которая появляется в личном кабинете через 3 дня после того, как билет был использован. Её, как и все остальные чеки и квитанции, можно скачать и приложить к отчёту.

А если компания интегрирует сервис с ЭДО и 1С:Бухгалтерией, все данные к тому же автоматически попадут в систему — удобно и экономит время бухгалтера, которому останется только проверить информацию.

Сейчас будет короткий рассказ именно про наш сервис — не исключаем, что такие услуги есть и у других, но у нас групповое бронирование уж точно максимально удобно.

Дело в том, что через «OneTwoTrip для бизнеса» вы можете забронировать сразу 10 и больше авиабилетов или 7 и более номеров в отеле. Для этого идёте вот сюда, отправляете заявку — и всеми вопросами начинает заниматься наш менеджер.

При этом вы получаете специальный тариф и более выгодные условия, чем при раздельном бронировании. Итого вот такие преимущества:

А главное, напоминаем, всё это сделает наш сотрудник. Вашему ответственному лицу останется предоставить список и быть на связи, чтобы мы могли уточнять детали. Согласитесь, это сильно сокращает время и силы, потраченные на планирование групповой командировки.