Как найти TMS Систему, которая сократит ваши расходы более чем на 30%?

Меня зовут Кирилл, я директор по цифровым коммуникациям в компании Relog. Мы являемся разработчиками облачного сервиса помогающего внутригородской логистике оптимально распределять маршруты доставки.

Сегодня логистика сталкивается с множеством вызовов, начиная от всем надоевшего короновируса, заканчивая общим экономическим спадом из-за нефтяного кризиса. Как правило, в такие периоды слабые покидают рынок, а сильные, становятся еще сильнее. Некоторые, вовсе решаются в столь не простое время наладить доставку, которой никогда у них не было.

Многим известная компания PwC, в конце прошлого года обозначила 5 трендов в мире логистики на 2020 год. Два из них посвящены цифровизации и изменениям в процессах, в связи с внедрением новых ПО. А Microsoft в партнерстве с PFSK делились трендами на текущий год в своем Playbook 2020. И ключевой тренд, как вы, наверное, догадались звучит так – «Компании полностью с IT интегрированными складами и маршрутизацией внутригородского транспорта опережают конкурентов на 20%». Весомая цифра не так ли? И так, у Вас стоит задача – решить вопрос с маршрутизацией, чтоб предопределить ряд логистических проблем.

Давайте смоделируем ситуацию – нам нужно решить выше упомянутую делему. Скорей всего вы где-то слышали, что задачи маршрутизации решают TMS системы. Первое, что вам вероятнее приходит в голову, написать в поисковой строке Яндекса или Google, что-то вроде – «программа для построения маршрутов» или «программа для доставки». Поисковик вам радостно ранжирует список из сайтов разработчиков таких ПО. Но все ли йогурты одинаково полезны? Конечно же нет! Нам предстоит непростой выбор. Проблема еще в том, что мы не очень хорошо разбираемся в параметрах и функциях, которые нам принесут максимальную пользу. Верно? Тогда давайте разбираться!

Сначала немного скучной теории. TMS – это англоязычная аббревиатура Transportation Management System т.е. система управления транспортом. Простыми словами, TMS помогает оптимально доставить продукцию от склада до конечного потребителя или точки реализации по заранее запланированному маршруту с учетом грузогабаритных и других параметров. На данный момент существует около 25 программ для оптимизации внутригородской логистики разработанных на территории стран бывшего СССР.

И сразу же необходимо развеять важный миф! ERP не являются TMS системой. Дело в том, что многие пытаются переложить задачи, которые должна решать TMS на учетную систему. Такое решение является неэффективным. Рассмотрим схему ниже.

Здесь мы видим, что, пользуясь ERP системой или 1С, строится маршрут торговых представителей по которому на сл. день отправляются водители. Неэффективность такого подхода в том, что сегодня торговый представитель сформировал водителю 40 доставок, а завтра получилось только 10. При таком раскладе, водитель вынужден выезжать в рейс полу пустым. Или же, оператору придётся вручную переформирововать заказы, тем самым уходя от автоматизации процесса поставки. Как вы понимаете, деньги при таком подходе летят в трубу. Единственным верным решением является деление процесса доставки на три стадии:

1) Прием заказа

2) Хранение, учет и сборка (ERP, 1C)

3) Маршрутизация, доставка, аналитика (ТМС)

Как правило, большинство специалистов по логистике сталкиваются с двумя проблемами при выборе программ для оптимизации доставки:

Отвечая на обозначенные проблемы хотелось бы выделить самое главное - это функционал. Функционал, который решает поставленные вами задачи. Возможно у Вас доставка b2c или вы торговая компания и развозите продукты FMCG по торговым точкам. Может вашему клиенту нужно видеть, как к нему едет водитель с заказом или же необходимо грамотно распределить среди 30-ти водителей 600 заказов. Программа должна решать задачи, подходящие к вашему формату доставки. Второе, это внедрение. Вы должны дать оценку компании, которая предоставляет вам услугу. Выполняется ли внедрение TMS системы в вашу учетную систему, делается ли моделирование процессов и в конечном счете качественное сопровождение после запуска программы. Как быстро реагирует и помогает служба работы с клиентами у разработчиков ПО.

Современная TMS система должна включать в себя как минимум четыре основных модуля:

1. Диспетчерский интерфейс – модуль в котором планируется маршрут согласно заданным параметрам диспетчера.

2. Мобильное приложение для водителей – сервис по средству которого осуществляется контроль водителей, а также выполняется функция навигации и работы с заявками.

3. Сервис аналитики – модуль, позволяющий дать корректную оценку работы доставки. Это тепловые карты, оценка процента отказов, у каких водителей больше всего отказов и т.д.

4. Сервис для клиентов – трекинг заказа, возможность получать отзывы от получателя заказа.

На сегодняшний день мы выделяем два типа программ - это облачные и коробочные. Хочется отметить, что на рынке присутствуют в большинстве облачные сервисы, работающие по SaaS модели (по подписке). Для конечного потребителя т.е. для Вас, облачный сервис будет безусловно бюджетнее. Коробочное решение подходит для компаний, которым требуются типовые задачи, такие как особое построение маршрута и т.д. В основном "Коробки" ориентированы на крупные Enterprise компании с специфическими задачами. Они как правило разрабатываются по индивидуальному заказу с точным техническим заданием. В отличии от облачных, хранятся на собственных серверах клиента.

При поиске программы, стоит обратить внимание на то, как часто она обновляется. В первую очередь регулярные обновления, это показатель сильной команды разработчиков. Ибо сильная команда, системно улучшает свой продукт. Постоянно добавляют новый функционал, убирают мало популярные решения и попросту исправляют баги. Чаще всего компании афишируют обновления в своих социальных сетях, сайтах или же по средству e-mail рассылок.

Построение маршрутов доставки это одна из главных функций любой TMS системы. Но нюансы кроются в деталях. Позволяет ли алгоритм системы распределять их только по линейному принципу или же есть возможность построить маршрут радиально? К примеру, две компании у которых разные типы доставок. При линейном построении маршрута предполагается, что конечная точка доставки водителя будет не возле склада или базы, а так чтоб водителю было удобно уехать домой. При радиальном же, последняя точка должна быть по пути возвращения водителя на склад. Вроде ничего сложного, но некоторые TMS системы не способны дать возможность выбора метода маршрутизации.

В СНГ есть несколько картографических сервисов которые считаются лидерами в своем деле. Это Яндекс.Карты, Google Maps, 2Gis и OSM. Как правило, на основе вышеупомянутых карт и работают программы. Помимо этого, существуют ПО, которые используют собственные карты. И тут нужно понимать, что все же собственные карты значительно ограничены и разрабатываются на основе справочной информации. Как правило их обновление стоит отдельных денег, а информативность низкокачественна. Статистика пробок на собственных картах не учитывается и зачастую это влияет на некорректное построение маршрута, что приводит к опозданиям или вовсе срыву поставки товара.

Дополнительный удобный параметр, выражается способностью алгоритма делить город на зоны или сектора, для доставки водителями в определенных районах. Это одна из самых распространенных функций в отечественных TMS Системах.

Мы уже сказали про важность учета и маршрутизации. Но без учета весогабаритных характеристик, по сути реализовать корректную доставку проблематично. Если мы не знаем характеристики товаров и его габариты, вмещается ли товар в машину, мы столкнёмся с проблемой, когда одна машина будет загружена «по уши» а вторая наполовину. В каждой уважающей себя TMS системе должен быть не просто учет веса груза, а еще и объемов кузова.

Не секрет, что тот, кто дает более качественный сервис зачастую выигрывает конкурентную борьбу. Случается, так, что одному клиенту нужно доставить товар в 8:30 а второму только до обеда или после обеда. Клиентов много, и порой требования к поставке продукции у всех свои. Как это сделать? Алгоритм TMS системы должен построить маршрут таким образом, чтоб учитывались все временные промежутки для доставки. Иначе, вам придётся формировать маршруты вручную. А вручную как вы понимаете, это уход от автоматизации и увеличение трудозатрат.

Наверняка для вас не будет открытием, что учет расхода топлива один из ключевых факторов оптимизации затрат на логистику.

Под Usability мы понимаем удобство пользования программой, интуитивное расположение опций, возможность легко обучиться ну и конечно же приятный глазу дизайн. Последнее кстати на отечественном рынке встречается редко, как и удобство использования функционалом. Диспетчеру должно быть комфортно пользоваться программой, которая на него «упала» свыше, иначе сотрудник начнет саботировать работу или отказываться использовать ПО. Давайте просто сравним две картинки, какой интерфейс вам больше понятен и приятен? Уверен, что на первой!

Мы уже сказали, что приложение для водителя — это его рабочий инструмент, который помогает ему эффективно работать. Такой сервис должен быть интуитивно понятен и удобен. Важны всплывающие подсказки, если водитель забыл какую-либо опцию. Например, сколько он должен забрать сдачи или сколько заявок ему предстоит реализовать сегодня. Немаловажно чтоб, в приложении была система навигации, форма обратной связи с клиентом и прочие важные моменты. Диспетчер же в офисе, благодаря приложению может видеть, когда водитель выехал, где он сейчас находится, опоздал ли или приехал вовремя, отклонился ли от построенного автоматикой маршрута. А может он выключил мобильные данные, чтоб он вам был не виден и этот тоже необходимо отслеживать.

Данный модуль позволяет нам показывать клиенту, на какой стадии доставки по городу сейчас его товар. Возможно водитель опоздал, и клиент может оставить соответствующий отзыв. Или же заказ пришел в не товарном виде. Вы будете знать - только что произошла плохая доставка, нужно связаться с клиентом, извинится и предложить бонусную опцию с целью сохранения его лояльности. Кроме того, данная опция позволяет здорово экономить на обзвонах клиентам и по большому счету автоматизировать систему обратной связи.

Под аналитикой мы подразумеваем не банальный отчет о том, как была проведена работа водителей и диспетчеров за день. Отчет — это просто набор цифр по количественным показателям. Аналитика же, даст вам картину по тенденциям. Вы географически сможете видеть частоту доставок в том или ином районе. Вы сможете понимать, в каком районе города мало доставок, а где много. Где чаще заказывают продукцию, а где нет. Возможно в каком-то дальнем районе мы систематически опаздываем, или конкретный водитель малоэффективен на фоне других. Вы получаете скрытое богатство, которым вы ранее не пользовались.

Достаточно удобный функционал относящийся к аналитике, где наглядно на карте можно увидеть, как система запланировала маршруты водителю и как водитель проехал на самом деле. Где он отклонился от указанного ему маршрута. Зачастую водители занимаются, что называется «самодурством». Могут взять поехать перевезти мебель родственнику или поехать обедать домой. Бывали случаи, что и просто решил поспать часок. Эти нарушения диспетчер увидит в конце дня и может принять меры в отношении такого водителя.

Не удивлюсь, если отдел продаж каждого из сервисов будет щебетать вам звучные песни о том, что их программа самая лучшая, а на другие и смотреть не нужно. Наобещают кучу опций, но как они работают на самом деле? Такие вещи нужно проверить собственноручно. Сервисы, которые не боятся дать бесплатно попользоваться и пощупать софт, должны быть достойны вашего внимания. Ну а те, кто не предоставляет пробное использование, автоматически должны попасть в самый конец вашего списка. Часто бывает такое, что «услугодатель» попросит вас заключить договор о демо использовании или попросит интеграции с вашей учетной системой для демки. Это не что иное как подсаживание вас на их крючке. Будьте аккуратнее.

Теперь мы пришли к очень интересной и пикантной теме – цена. На отечественном рынке есть два подхода к ценообразованию на услуги TMS систем. Первый, это стоимость за единицу транспорта и второе стоимость за доставку. Возможно оценка за кол-во транспорта выгодна тем, у кого его не много, одна две машины. Но все же, основная идея – оптимизация доставки. Вы должны прийти к тому, чтоб при том же количестве доставок было меньшее количество транспорта. Как видите, тут наступает конфликт интересов. Разработчикам TMS с ценой за единицу транспорта выгодно, чтоб вы не оптимизировали количество машина, а напротив увеличили. Цена же за каждую доставку, получается более дружелюбна и работает на вашу эффективность.

Еще существует разница в ценах между облачными и коробочными программами. По сути, покупка коробочного решения = примерно 10-15 годам подписки на облачную TMS. Причем каждое обновление коробки стоит отдельных денег, тогда как облачные решения обновляют софт бесплатно.

Мы обсудили функционал и ценообразование, пришло время поговорить об интеграции. Любая хорошая TMS система должна без проблем интегрироваться с любой ERP и любой CRM. Если этого нет, или программа интегрируется только с 1С, она ограничена в своей мобильности. И здесь тоже звоночек, к уровню команды разработчиков. Могут ли такие узкие и ограниченные специалисты дать вам безупречный функционал программы? Существуют такие представители ПО, которые вовсе просто продают софт, а интегрироваться и внедряться - это ваша забота и головная боль. Разработчики сервиса, обязаны качественно обучить ваших сотрудников продукту. Хочется посоветовать вам найти поставщика, который готов предоставить вам акт внедрения. В нем будет прописан каждый этап внедрения и ваша приемка по каждому из этапов. И не вздумайте оплачивать абонентскую оплату без завершения внедрения. Платите за продукт, который уже настроен и запущен.

Апофеозом нашего гайда рекомендация выбирать систему, команда которой имеет в штате службу поддержки с максимально быстрым откликом на Ваши запросы. Не секрет, что в процессе работы могут произойти проблемы в загрузке заявок из ERP в TMS или др проблемы. Часто они возникают даже ночью, а утром у вас начало развозки. Если команда сервиса не смогла вам оперативно помочь, вы фактически попадаете в состояние форс-мажора и потихоньку начинаете седеть. Если службы сопровождения вовсе нет, будьте готовы к стрессам и срывам доставки.

Relog рекомендует вам быть внимательнее к деталям. Проведите анализ рынка. Создайте сводную таблицу и укажите, что из вышеупомянутого есть, а чего нет в программе. И выбирайте лучший функционал и сервис по приемлемой цене.

Спасибо за внимание!