+20 сотрудников за день: как автоматизировать массовый набор персонала. Шаблон для скачивания

Когда вакансий становится слишком много, у рекрутера нет времени, чтобы внимательно рассмотреть каждое резюме. Легко пропустить сильного кандидата из-за спешки. Как этого избежать? Автоматизируйте процесс! В этой статье мы разберемся, как сделать процесс подбора персонала быстрым и эффективным, не утопая в море резюме и интервью.

Мы — компания StickPeek, производим мерч со сменными стикерами, которые превращают корпоративную одежду в инструмент адаптации, мотивации и геймификации для сотрудников.

Каждый месяц проводим бесплатный вебинар «Внутри HR: Практика. Кейсы», на котором профессионалы мира HR делятся полезным опытом.

Недавно мы провели вебинар на тему массового подбора персонала Евгенией Рузич, экспертом с 11-летним опытом, которая поделилась своим методом автоматизации этого процесса с помощью простой таблицы в Google Sheets. Обсудили, как одному HR справляться с десятками вакансий и сотнями резюме. Евгения. В этой статье рассказали, как создать и настроить такую таблицу, которая сэкономит вам время и силы.

Для самых нетерпеливых — ссылка на скачивание шаблона от Евгении Рузич в конце статьи😉

Содержание:

Когда на одного рекрутера приходится более 20 вакансий, управление процессом подбора становится сложной задачей. Это означает огромное количество откликов, собеседований и этапов проверки, которые необходимо держать под контролем. Без четкой системы можно быстро запутаться и не заметить сильных кандидатов среди вороха резюме.

Воронка подбора помогает понять, сколько кандидатов проходит каждый этап отбора, сколько времени занимает каждый из них и какие затраты связаны с процессом. Это понимание нужно, чтобы верно распределить бюджет и оптимально использовать ресурсы. Зная свою воронку, вы сможете точнее вложиться в нужные источники и обеспечить эффективное закрытие всех вакансий в срок, ускоряя процесс найма и делая его более результативным.

С воронкой подбора мы разобрались, теперь давайте поговорим о том, как эффективно ею управлять. Систематизировать и отслеживать всех кандидатов поможет таблица. Она может стать вашим основным помощником в контроле на каждом этапе подбора. Давайте разберемся, как её создать и настроить.

Понадобится несколько колонок:

Чтобы упростить работу с таблицей, можно использовать выпадающие списки для ввода данных, например, городов или статусов кандидатов. Это поможет избежать ошибок при вводе и ускорит заполнение, особенно если вы работаете с большим объемом информации. Для этого можно настроить раскрывающиеся списки. Вот как это сделать:

Протяните эту ячейку на весь столбец, чтобы скопировать это правило на все ячейки. Теперь, когда вы будете работать с таблицей, в этих ячейках появится удобный выпадающий список, из которого можно быстро выбрать нужный город. Это не только ускорит процесс заполнения, но и поможет избежать случайных ошибок.

Когда данные в таблице начинают разрастаться, важно сохранять порядок и легко находить нужную информацию. Для этого можно настроить визуальные сигналы, которые будут помогать вам быстро ориентироваться в таблице. Например, вы можете сделать так, чтобы ячейки автоматически подсвечивались в зависимости от статуса кандидата или приближающегося дедлайна:

Такой же подход можно применить для контроля сроков. В столбце "Дата следующего контакта" настройте форматирование так, чтобы даты, которые наступят через 3 дня, подсвечивались жёлтым, а прошедшие — красным. Это позволит вам не пропустить важное действие и вовремя связаться с кандидатом, что особенно важно при большом количестве вакансий.

Одним из замечательных преимуществ Google Sheets является возможность добавлять дополнительные листы, которые могут использоваться для разных целей. Например, вы можете создать отдельный лист для анализа источников кандидатов или отслеживания прогресса по каждой вакансии:

Этот лист поможет вам понять, какие источники наиболее эффективны и где стоит сосредоточить свои усилия. Аналогичным образом можно создать лист для контроля статусов кандидатов по каждой вакансии. Это позволит вам быстро увидеть, на каком этапе находится каждая позиция и сколько кандидатов уже прошли все этапы отбора. Такой подход облегчит вашу работу и сделает процесс подбора более прозрачным.

Когда приходится подбирать кандидатов на множество вакансий одновременно, задач становится слишком много для ручного управления. В таких ситуациях на помощь приходит CRM-система. С её помощью можно настроить цепочку задач, которая будет автоматически передаваться от рекрутера к заказчику, что позволит избежать лишних задержек. Например, в системах, таких как Bitrix или АМО CRM, можно настроить автоматические напоминания, которые будут приходить вам и заказчикам на каждом этапе подбора. Система также поможет отслеживать выполнение задач и напоминать о приближении дедлайнов, что особенно полезно при работе с большим числом вакансий и кандидатов.

Еще одна полезная функция CRM-систем — это возможность отправлять автоматические сообщения кандидатам через WhatsApp или email. Например, можно настроить рассылку напоминаний за день до интервью, чтобы кандидаты точно не забыли о встрече. Это также позволяет вам отслеживать, кто подтвердил участие в интервью, а кто нет. Все данные будут автоматически собраны и обновлены в системе, что сэкономит ваше время и избавит от рутинных задач.

CRM-системы позволяют генерировать отчеты по всем этапам подбора, что упрощает анализ эффективности вашей работы. Вы можете быстро получить данные о том, сколько кандидатов прошло через каждый этап, сколько отказов было получено и из каких источников пришли лучшие кандидаты. Эти данные помогут вам улучшать свои процессы и достигать лучших результатов с меньшими усилиями.

✅ Всегда используйте шаблоны: если вы работаете с массовым подбором, то не стоит каждый раз создавать новую таблицу с нуля. Используйте готовые шаблоны, которые можно адаптировать под конкретные нужды.

✅ Регулярно обновляйте данные: очень важно, чтобы все записи в таблице были актуальными. Это поможет вам быстро реагировать на изменения и не терять кандидатов. Чем точнее и своевременнее данные, тем эффективнее будет ваша работа.

✅ Используйте дополнительные листы: они помогут вам организовать информацию и быстро находить нужную информацию.

✅ Интегрируйте таблицы с CRM: если вы уже используете CRM-систему, попробуйте связать ее с вашими таблицами. Это упростит работу и позволит вам автоматически синхронизировать данные.

✅ Следите за эффективностью источников: регулярно анализируйте, какие источники кандидатов работают лучше всего. Это поможет оптимизировать бюджет и сосредоточиться на самых эффективных каналах. Ваша работа станет не только эффективнее, но и более результативной.

Автоматизация массового подбора персонала с использованием простых инструментов, таких как таблицы в Google Sheets и CRM-системы, значительно упрощает работу рекрутера. Это позволяет эффективно управлять большим количеством вакансий и кандидатов, избегая ошибок и пропусков. Вы сможете оптимизировать свои процессы подбора, сократить время на рутинные задачи и сосредоточиться на том, что действительно важно — нахождении лучших кандидатов для вашей компании.

Вебинар, по материалам которого написана эта статья, подготовила для вас команда StickPeek.

Мы делимся с вами кейсами и полезными лайфхаками в сфере HR и маркетинга, а еще каждый месяц проводим бесплатные вебинары для эйчар-специалистов и управленцев.

Подписывайтесь на наш телеграм бот, чтобы первыми узнать время проведения, подробную программу конференции и получить ссылку на онлайн трансляцию или запись.