Кейс fresh connect: как стартап с российскими корнями помогает снизить расходы на аренду офисов до 50%

Привет! Меня зовут Елена Белошапкова. Я CEO и фаундер двух компаний: Fresh. Ideas for Offices и fresh connect.

Первая — производство и поставка красивой и инновационной офисной мебели. Два года назад про нас писали в РБК. Мы успели поработать с крупнейшими компаниями, среди которых Сколково, Росбанк, Schneider Electric, Volkswagen, Зарядье, Alibaba, — и заработали хорошую репутацию на российском рынке. Мы разработали 67 собственных линеек мебели и получили 7 патентов. Этот бизнес до сих пор развивается, с ним все отлично.

Идея fresh connect пришла ко мне после нескольких запросов клиентов мебельного производства. Они звучали примерно так: «Вы создаете современные офисные пространства. Но у нас нет возможности ими управлять. Нам очень нужен такой инструмент».

Я задумалась о том, чтобы реализовать эти проекты с помощью партнеров. Изучила предложение — нашла компании на рынке, которые занимаются разработкой похожих технологий, и связалась сразу с несколькими европейскими компаниями. Но подготовка коммерческого предложения затягивалась на месяцы — они даже не могли прислать простую Excel-табличку в течение 6 месяцев. Стало понятно, что нужно делать собственный продукт.

Я открыла компанию в феврале 2019 года в Бостоне. А уже в июне 2019 года мы показали первую версию продукта. Его презентация состоялась в Москве на конференции Future Offices. Но у решения был ряд недочетов.

Устройство работало по технологии IBeacon, для которой требуется батарейка. Даже самые качественные из батарей необходимо менять раз в 3 года. Это придавало устройству толщину в несколько сантиметров, их нужно было вручную врезать в столы, а портить мебель не хотелось. Клиенты не cмогли бы установить их самостоятельно — для этого нужно было бы посылать наших представителей. А еще устройства требовали пусть и редкого, но все-таки обслуживания.

Но даже с этими минусами спрос на продуктовую идею был огромным. Почти никого из посетителей выставки они не отпугнули, а продукт получил хорошие отзывы в прессе и запросы от клиентов. Но мы понимали, что эти недочеты точно смутят будущих клиентов и будут мешать нам масштабироваться. Мы с командой ушли делать работу над ошибками.

Второй прототип исключал недостатки первого. Мы полностью переработали устройство. Теперь его толщина — около 1 мм. Он не требует батареи или проводного подключения к сети. Если раньше его нужно было «врезать» в стол, то теперь датчик можно наклеить на любую горизонтальную или вертикальную поверхность — даже на подлокотники лаунж-кресел.

Процесс инсталляции стал в десять раз быстрее, достаточно направить эти устройства просто нашим клиентам курьером. Представителям fresh connect не обязательно самим приезжать в офис, чтобы их монтировать. Вместе с датчиками направляется инструкция, и клиенты сами все могут установить. Это так же просто, как приклеить стикер. Однако мы всегда рады помочь клиентам и полностью взять весь процесс установки на себя — бесплатно.

В октябре 2019 года мы представили усовершенствованный продукт в Нью-Йорке и привлекли внимание Bank of America, Корнелльского университета и других компаний из абсолютно разных сфер бизнеса. Нашим первым клиентом стал инновационный центр GSVlabs, на его территории находится известный инкубатор Techstars Boston.

Всего в пайплайне fresh connect 3800 компании из сфер IT, страхования, банковской среды, образования, FMCG и ритейла из США, России, Великобритании и даже Чили, Швеции, Бразилии.

Пандемия сильно изменила планы наших клиентов — всем стало нужно подобное решение, рынок вырос на 300% за несколько месяцев. Мы ежедневно общаемся с десятками клиентов, помогая им трансформировать их существующий офис в гибкое пространство.

Разработка проекта велась полностью на мои личные средства, а уже на стадии роста мы привлекли инвестиции и планируем закрыть seed round в ближайшие месяцы.

Наше решение помогает сокращать расходы на офисную аренду до 50% и повысить счастье сотрудников за счет эффективного использования пространства. Как это работает?

На офисную мебель размещаются специальные датчики, а все сотрудники устанавливают приложение fresh connect. Когда люди приходят в офис, они бронируют смартфоном рабочее место и переговорные зоны простым касанием датчика — так же, как если бы расплачивались в Старбаксе за кофе телефоном. Или они могут забронировать любую зону дистанционно — например, находясь в пробке на работу.

В админ-версии приложения административные директора получают информацию на интерактивных дашбордах в режиме реального времени.

Эта информация помогает проанализировать эффективность использования офисного пространства, сделать его более комфортным для сотрудников — повысить их удовлетворенность рабочим местом. Например, ответить на вопрос, нужны ли дополнительные переговорные, если они используются только на 30%. Может быть, нужно сделать больше отдельных маленьких кабинетов, чтобы люди могли туда пойти и просто поговорить по телефону? А может быть, имеет смысл отказаться от ненужного пространства и инвестировать эти средства во что-то другое?

Конечно, наше решение позволяет устранять не только глобальные (сократить, расширить или переделать офисное пространство), но и локальные проблемы каждого отдельного сотрудника.

Приведу пример. Бывает, что человеку на рабочем месте дует в спину кондиционер. Место зафиксировано, он не может пересесть за другой стол. Подавать жалобу очень долго, в корпорациях это может занять несколько недель. Работник ничего не может сделать, поэтому начинает злиться и ненавидеть компанию.

С помощью fresh connect такую ситуацию легко предотвратить. Административный менеджер увидит проблему на карте офиса и сможет принять меры. Это помогает удержать ценные кадры.

Мы хотим, чтобы компании улучшали свои офисы не только с помощью классных архитекторов и дизайнеров, но и использовали данные. К тому же архитекторы могут применять data driven подход для проектирования офиса — они очень рады, что мы можем предоставить им точные данные.

1. Софт

С помощью мобильного приложения для iOS и Android сотрудники легко могут выбрать и забронировать рабочие места, переговорные или даже лаунж-зоны. В больших компаниях — находить коллег в огромных офисах и использовать для навигации. Например, вы первый день на работе и вам нужно пойти оформить документы к кадровику Марии Петровне. Но вы не знаете, кто такая Мария Петровна, где находится HR-департамент и, самое главное, где находитесь вы. Нажатием одной кнопки вы можете увидеть, где находятся ваши друзья или рабочая группа, чтобы вы могли присоединиться к ним.

У административных менеджеров есть доступ в админ-версию приложения. В ней в режиме реального времени формируются дашборды с данными об использовании офисного пространства. А на «тепловой карте» можно увидеть самые загруженные и, наоборот, недостаточно используемые площади.

2. Устройство

Это сами датчики, которые приклеиваются к мебели. Когда сотрудник прикладывает свой смартфон к датчику, он моментально бронирует рабочее место или любое другое пространство. После этого он может отойти на встречу или на обед — рабочее место никто не займет. Также это можно сделать удаленно.

3. Сервис 24/7

Детальное планирование, инсталляция, модификации и полная сервисная поддержка — всем этим мы занимаемся. А еще обучаем административных менеджеров клиентов и самих сотрудников.

Мы всегда что-то дорабатываем и выпускаем фичи, которые нужны клиентам. Добавится дополнительный функционал для HR-директоров, социальных опций и полезных интеграций. Все это будет выходить по мере готовности.

Сегодня в команде fresh connect 12 человек: разработчики, маркетологи, специалисты по интеграции. Со многими я знакома более 16 лет.

В обычное время мы работали в наших офисах в Бостоне и Москве. Но сейчас все трудятся из дома. Одно из наших ключевых отличий — нам не требуется физическое присутствие на объекте, мы можем направить устройства курьером и установить дистанционно.

Цена нашего решения иногда в 20 раз ниже, чем у конкурентов: Condeco, Robin, EMS и других. И это самое большое наше преимущество.

Средний чек нашего крупнейшего конкурента Condeco — €400 000. Это очень большая сумма, особенно для российских компаний. Некоторые компании берут 1900 евро в день плюс транспортные расходы только за то, чтобы подготовить коммерческое предложение. Кто-то проводит консультации за деньги — по 1900 евро за один рабочий день. Такая ценовая политика кажется мне абсолютно дикой.

У меня есть список с одиннадцатью конкурентами, который я показываю во всех презентациях. Я демонстрирую их решения и рассказываю, чем именно мы от них отличаемся, показываю цены всех продуктов, которые есть на рынке. Я считаю справедливым рассказывать обо всем честно нашим клиентам и партнерам.

В отличие от устройств других компаний, наши датчики «бесконтактные» — без тачскринов, они не требуют касаний руками, их не нужно подключать к сети или обслуживать. Не нужны специальные навыки, чтобы начать использовать fresh connect, не нужно ничего, кроме личного смартфона.

Эта технология запатентована, аналогов на рынке просто нет.

Наши цены: 2999 рублей для российского рынка — цена за одно устройство. Это единовременный платеж за датчик. Мы даем пожизненную гарантию на устройства. Количество датчиков легко рассчитать по количеству рабочих столов в вашем офисе.

Стоимость лицензии 375 000 рублей в год. В стоимость лицензии входит сервис от нашей компании — обучение, поддержка или помощь в установке датчиков.

У нас очень понятное ценообразование, которое можно посмотреть на сайте — с его помощью легко рассчитать стоимость наших услуг. Но если клиент не может этого сделать — мы с радостью поможем. Часто я могу озвучить предварительную стоимость работ уже на первом Zoom-звонке — мне нужно знать только количество рабочих мест. После этого в течение одного дня мы высылаем официальное коммерческое предложение. И, естественно, даем скидки.

Чтобы начать работать с клиентом, нам нужна только карта его офиса и список сотрудников для админ-версии приложения.

Все это дает возможность работать с самыми разными клиентами по всему миру.

Пандемия COVID-19 сильно скорректировала наши планы, и спрос вырос многократно. Мы ежедневно общаемся с десятками компаний, помогая им вернуться в офис. Многие из них уже приступили к работе, часть проектов находятся на стадии подписания контрактов и проведения пилотного тестирования. fresh connect — решение, которое необходимо большинству компаний при выходе в офис из карантина.

Мы выпустили гид для компаний по выходу в офис, в котором собрали рекомендации Центра по контролю и профилактике заболеваний (Centers for Disease Control and Prevention), и лучшие международные практики. В нем написано, какие меры действительно работают, какие нет, и как лучше адаптировать сотрудников к новому стилю работы, чтобы помочь им оставаться максимально эффективными.

Сейчас выпускаем enterprise-версию нашего продукта для работы с госкорпорациями. По внутренним правилам многие компании не могут пользоваться облачными приложениями. Специально для таких компаний мы сделали версию, которая будет обрабатывать все данные на собственном сервере клиента.

А еще у нас огромное количество запросов из стран, в которых fresh connect пока не локализован, — Европе, Южной Америке, Чили, Бразилии, Швеции. Команде предстоит перевести приложение на эти языки и разобраться в тонкостях местного законодательства. В ближайшем будущем мы будем готовы к выходу на новые рынки. В течение следующего года мы планируем открыть 5 дополнительных офисов.