Где бизнесу работать с фото и видео: сравниваем Яндекс.Диск и корпоративный софт для управления медиаконтентом

По прогнозам Keypoint Intelligence, в 2020 году человечество произведёт 1,4 триллиона фотографий — это на 120 млрд больше, чем в 2019 году. По тем же данным сегодня человечество хранит около 7,3 трлн фото — на 14,2% больше, чем было в 2019 году.

Современные коммуникации становятся всё более зависимы от медийного контента. Результат: его становится всё больше.

По словам руководителя одной из хоккейных команд высшей лиги, каждый матч добавляет в архив около 100 GB новых фото и видео. Весь отснятый материал нужно хранить и организовать так, чтобы можно было быстро найти нужный кадр: для публикации в соцсетях, СМИ или афиши.

В прошлой статье «Как организовать командную работу с медиаконтентом, если у вас 200 тысяч фото и видео» я приводил несколько примеров, для чего бизнесу нужно оптимизировать работу с фото и видео в компании.

Я работаю с большими потоками изображений более 15 лет — возглавляю фотоагентство «Русский взгляд», на серверах которого хранится 20 млн изображений и каждый день добавляется 20 тысяч новых. Наши клиенты — ведущие СМИ страны и мира («Russia Today» «Аргументы и факты», «ВГТРК», «Известия» и другие) лицензируют у нас около 3500 изображений в день. Агентство работает и с крупными российскими компаниями. Мы проводим съёмки и запрашиваем изображения для клиентов из СМИ.

Наблюдая, как в российских компаниях работают с медиаконтентом, мы видим очевидное отсутствие инструментов и компетенций. Поэтому в 2019 году мы начали разработку платформы для управления цифровыми активами (корпоративной медиабиблиотекой) Picvario, прошли отбор в акселератор Startup 500 и Сбербанка, и привлекли инвестиции от последнего (статья на vc).

В мире подобные платформы называются Digital Asset Management Software или Системы Управления Цифровыми Активами (далее DAM-системы).

В США рынок DAM-систем растёт на 30% в год, в 2019 году оценивался в $1,6 млрд, но в России термин мало кому знаком, сформированного рынка подобных решений нет, а запрос существует — в компаниях до сих пор хранят фото в папках на внешних жёстких дисках и для поддержки всей системы нанимают отдельных сотрудников, которые следят за структурой, дублями и ищут нужные кадры. На западе так перестали делать уже лет 10 назад.

Общаясь со средним и крупным бизнесом, мы заметили, что многие не понимают в чём разница между теми самыми DAM-системами и простыми облачными сервисами типа Яндекс.Диска, Dropbox или Google.Drive. Главное возражение IT-шников звучит так: «зачем нам этот сложный корпоративный софт, у нас всё на Яндексе и нормально».

Цель этой статьи: доказать, что облачные сервисы и корпоративные DAM-системы — не прямые, а косвенные конкуренты. Они нужны для решения разных задач и не заменяют друг друга. Лучше всего это видно, когда мы начинаем сравнивать функционал. Этим мы и займёмся. Сравним возможности загрузки и скачивания контента, особенности интерфейсов и поиск. Поговорим про важность метаданных и работу с ними, обсудим безопасность, настройку прав доступа, возможности кастомизации и цены.

В Яндекс.Диск можно загружать файлы через браузер, десктоп или мобильное приложение. Версии софта есть для всех популярных ОС.

В документации компания пишет о неприятном ограничении: максимальный размер одного файла 50 GB. Это может стать проблемой для компаний, которые занимаются производством видео.

В Диске можно открыть доступ к файлам по ссылке, но сам Яндекс пишет об ограничении на количество скачиваний в сутки — сколько раз можно качать не уточняют. Скачивать можно только публичные папки в которых меньше 500 файлов или папки размером до 5 GB. Всё, что больше — сохраняйте на свой Диск.

В DAM-системы также можно загружать фото или видео через браузер или десктоп-приложение, но перед загрузкой есть возможность заполнить или отредактировать поля метаданных. Почему это важно поговорим ниже.

В DAM нет ограничений на размер загружаемых и скачиваемых файлов. Можно создавать сколько угодно публичных ссылок и раздавать доступ разным группам пользователей с разными правами: просмотр, скачивание, экспорт, удаление и т.д.

Яндекс.Диск создавался как сервис для хранения файлов. Для людей, а не для компаний. В своей бизнес-версии, они не добавили никакого нового функционала, кроме возможности оплатить место сотрудников через юрлицо и приоритетной техподдержки. В этом нет ничего плохого, он отлично справляется со своей задачей — хранение и передача файлов между устройствами.

DAM-системы созданы для других целей. Они настраиваются под бизнес-процессы компании и подходят именно для ежедневной работы с медиафайлами: загрузка, описание, организация, быстрый поиск, распространение.

Интерфейс облачных хранилищ напоминает работу с файлами в операционной системе Windows: можно создавать бесконечное количество папок и складывать туда файлы.

Для фото и видео есть альбомы. К файлам, папкам и альбомам можно открывать доступ по ссылке, скачивать или сохранять себе на диск.

Есть стандартная сортировка по имени, типу и размеру — всё, как в Windows и MacOS. Можно просматривать последние файлы, файлы с открытым общим доступом и историю изменений. Есть корзина и архив.

Такой интерфейс отлично подходит, когда вы храните разные типы файлов: PDF, вордовские документы или. zip-архивы.

DAM-система — это платформа для работы именно с медиаконтентом: фото, видео, иллюстрации, презентации, чертежи и т.п. Их пользователям важна возможность быстрого предпросмотра, поэтому бОльшую часть экрана занимают превью.

В DAM для организации используются смарт-папки. Ещё их можно назвать галереи или коллекции. В них файлы можно объединять по общим признакам — теги, ключевые слова или метаданные.

Смарт-папки отличаются от обычных папок тем, что чтобы поместить туда файл, его не нужно дублировать. Один актив может находиться одновременно в нескольких коллекциях. Они очень похожи на альбомы — их можно открывать для сотрудников, скачивать, добавлять или удалять цифровые активы.

Интерфейс DAM-систем по-умолчанию делает акцент на визуальную часть, чтобы менеджеры и фотографы могли быстрее найти нужный актив.

Превью создаётся и для больших файлов — с помощью функционала проксирования можно организовать предпросмотр даже для исходников фильмов, которые весят более 50 GB, не скачивая их целиком.

Нет смысла спорить какой интерфейс удобнее, когда они призваны решать разные задачи. Структура файлов и папок в облачных сервисах отлично подходит для хранения разных типов файлов.

В интерфейсе DAM удобнее работать именно с медиаконтентом — фото и видео. Если вашей компании нужен сервис для хранение договоров, коммерческих предложений, регламентов и PDF-презентаций, Яндекс.Диск подходит лучше.

У каждого цифрового актива помимо визуальной части есть метаданные — это набор полей со служебной информацией: описание, ключевые слова, модель камеры, геолокация и т.д.

Метаданные — очень важный инструмент. С их помощью описывают, что изображено на фото. В метаданные пишется дата снимка, автор, авторские права и другая информация.

Метаданные настолько большая тема, что по ним можно сделать отдельную статью — там интересно: есть разные международные стандарты для фото, видео и даже медицинских снимков. Нужна ли такая статья на VC.ru?

Если кратко: главное преимущество работы с заполненными метаданными — можно быстро найти нужный файл и получить дополнительную информацию о нём. Если у вас есть 10 000 случайных фото, нужное можно найти, просто написав в поиск ключевые слова или имя автора.

И облачные хранилища и DAM-системы умеют искать по метаданным. В справке Яндекс.Диска написано, что он может искать только по EXIF метаданным, куда записывается техническая информация: модель камеры, локация, дата и время съёмки и другие. Но мы попробовали найти информацию из полей IPTC, и у нас получилось — этот формат тоже поддерживается поиском.

DAM-системы поддерживают больше форматов. Например, DICOM для медицинских снимков, где хранятся данные о пациентах.

Пример использования метаданных на практике. Если вы занимаетесь рекламой табака и получили свежую фотосессию, вы обязательно должны удостовериться, что все модели на фото старше 21 года. Для этого стандартом IPTC предусмотрено отдельное поле «возраст модели», куда вписывается возраст модели. Очевидно, что в DAM-системе для табачной компании необходимо показать это поле и предусмотреть возможность фильтрации по его значению.

Главное отличие DAM от файловых хранилищ — возможность чтения, редактирования и экспорта метаданных.

Вот сколько метаданных показывает Яндекс.Диск (небольшое окно вверху справа):

А вот интерфейс DAM-системы: для метаданных отведена целая колонка слева:

Опять же, в облачных хранилищах показывать столько данных просто не нужно — они были созданы для решения другой задачи: загрузка и хранение файлов.

В DAM работают сотрудники отделов маркетинга, PR, коммуникаций, рекламы, а также исполнители, подрядчики, партнёры-производители контента, медиа агентства и СМИ. Для них метаданные важны, чтобы быстро искать файлы, иметь доступ к информации о правах на использование и решать задачи бизнеса.

Кроме просмотра и редактирования метаданных очень важна возможность экспортировать их вместе с контентом.

Даже если в вашей компании все цифровые активы максимально обогащены метаданными, при экспорте многие сервисы могут их просто удалить — это значит, что контрагенты, которым вы пересылаете контент, не смогут организовать по нему эффективный поиск.

Яндекс.Диск, например, ничего с метаданными не делает. Он не позволяет их редактировать, но и не удаляет при экспорте. А вот WhatsApp полностью стирает все метаданные всех фото и видео, которые через него пересылаются.

Есть кейсы, когда при экспорте контента, часть метаданных нужно удалить по закону. Например, медицинские снимки, в их метаданных может быть записана персональная информация о пациенте: ФИО, возраст и т.д. Когда больница, где людей лечат от ковида, захочет передать снимки лёгких для исследования, они обязаны удалить все метаданные с персональной информацией. В облачных хранилищах сделать это невозможно.

В Яндекс.Диске для бизнеса аккаунт сотрудника ничем не отличается от личного аккаунта. То есть компания создаёт для сотрудника аккаунт на Яндексе и у него есть свой Диск, как и у всех пользователей. Отличие лишь в том, что дополнительное место теперь покупает не сам пользователь, а компания, оплачивая с юрлица.

Кажется, что пользователю такой аккаунт можно легко спутать с личным: забыл ваш сотрудник перелогиниться и будет заливать личные файлы на корпоративный диск, занимая оплаченные гигабайты.

Я не нашёл в админке Яндекс.Диска места, где можно посмотреть загруженные файлы всех сотрудников компании — отследить кто и что туда загружает невозможно. Сотрудники могут использовать корпоративный Диск в личных целях намеренно и никто этого даже не заметит.

В Диске нет возможности создавать группы пользователей с разными настройками прав. Например, вы не можете открыть доступ к альбому всему отделу продаж сразу — придётся вручную рассылать людям публичные ссылки. Зато можно отправить ссылку на файл во все соцсети и даже сгенерировать QR-код, что очень удобно.

DAM-системы изначально созданы для бизнеса — доступ сотрудникам выдаёт администратор. Многие поддерживают возможность интеграции с корпоративными сервисами типа Microsoft Active Directory или G-Suite.

У нас в Picvario есть подробная история действий пользователя и аналитика — администратор видит, какие файлы загружают сотрудники, сколько осталось свободного места и может мониторить нагрузку. Есть дашборд с графиками на любой вкус: отследить можно даже историю поисковых запросов.

В DAM можно создавать любое количество групп пользователей, выдавать и отзывать им доступ на просмотр и скачивание разных коллекций. Например, можно создать группу «СМИ» и разрешить им просмотр отдельных файлов.

Публичные ссылки гибко настраиваются: можно сделать ссылку постоянной или со сроком действия.

Про поиск в Яндекс.Диске отлично написано в справке:

Что ещё можно писать в строку поиска в Диске:

Поиск в Диске умеет распознавать текст и объекты на фото с помощью ИИ. Вы можете найти картинку, если знаете, что на ней изображено.

Но когда мы ищем в Диске, мы не знаем, где именно он нашёл совпадение по нашему запросу: в метаданных, названии файла или распознал объект на фото. Вот пример, почему это неудобно:

Предположим, что нам нужно найти все фото с Путиным. Мы вводим «Путин» в поисковую строку и видим вот это фото:

По этому кадру вообще не понятно причём здесь Путин и почему нашёлся именно этот снимок. Никакое ИИ и распознавание лиц здесь не применимо.

Разгадка в том, что где-то в метаданных записано, что это батискаф, в котором Путин погружался на дно Чёрного моря. Но в интерфейсе Яндекс.Диска, мы не можем эти метаданные увидеть, а такой контекст может быть очень важен.

В DAM-системах поиск может искать по любым полям метаданных. Поддерживаются EXIF, IPTC и XMP, где хранится информация о самом снимке: описание, ключевые слова, автор и авторские права. Поиск можно настраивать под бизнес-процессы компании и искать только по определённым полям метаданных

Главная мысль, которую я пытался донести в статье: и облачные сервисы и DAM-системы — замечательные продукты. Но будет ошибкой рассуждать о том, что из этого больше подходит бизнесу, потому что эти сервисы решают разные задачи.

Яндекс.Диск, Google Drive, Dropbox и другие созданы для хранения и распространения множества типов файлов. Кроме фото и видео, это ещё документы, архивы и т.д. Их интерфейс спроектирован так, чтобы было удобно работать с файлами любых типов. Если вам в компании нужно просто хранилище для файлов с общим доступом для всех сотрудников, то такие сервисы отлично подойдут.

DAM-системы — это сложный корпоративный софт, который создан специально для работы с цифровыми активами. Он решает задачу не только хранения и обеспечения общего доступа, но и автоматизирует бизнес-процессы в компании: фотографам удобно описывать файлы, служба безопасности может быстро проверить фото перед публикацией, контент-менеджер в один клик загрузить контент на сайт или отправить в соцсети.

DAM-системы стоят дороже, чем облачные хранилища, но их ключевое отличие — они автоматизируют процессы, а не продают место на серверах.

Универсального ответа на вопрос «что лучше» нет, потому что в этом уравнении слишком много переменных.

Итоговый выбор зависит от размера и зрелости компании, от того насколько важна эффективность при работе именно с медиаконтентом, от бизнес-процессов и потребностей в автоматизации.