Работа над ошибками: как Agile-подход помогает преодолевать кризис

Статья о факап-менеджменте, причинах кризисных ситуаций и способах выхода из них.

Не ошибается тот, кто ничего не делает. Но, чтобы проделанный путь не был напрасным, из ошибок нужно извлечь максимум пользы — постараться их исправить с минимальным ущербом для общего дела. Этому и посвящен факап-менеджмент, или антикризисное управление компанией.

В статье рассказываем, почему всё может пойти не по плану и как этого избежать, причем здесь Agile и что важно знать, берясь за преодоление кризиса, вместе с экспертом по управлению Agile-проектами Давидом Асатряном.

Кризис в компании представляет собой такую ситуацию, в которой не работают привычные инструменты. В таких условиях вы не получаете ожидаемого эффекта, используя стандартные методы. Это происходит, потому что где-то в построении рабочих процессов была допущена ошибка (или несколько).

Антикризисное управление, или факап-менеджмент, — набор действий, которые должны помочь компании выйти из кризисной ситуации и использовать ошибки в качестве возможностей для роста.

Антикризисная стратегия планируется на конкретный срок: квартал, полгода, год и т. д. После ее реализации ожидается, что будут достигнуты определенные результаты по частичному или полному устранению кризиса. Лучше всего, когда эти итоги выражаются в точных цифрах, к примеру, увеличении выручки на 30%, повышении инвестиционной привлекательности в 2 раза, закрытии 10 вакансий в штате и т. д.

Факап-менеджмент направлен на решение двух основных задач: сокращение убытков от кризиса и укрепление позиций компании на рынке.

Сначала принимаются меры по устранению последствий кризиса и стабилизации ситуации, чтобы потом направить все силы на улучшение положения. Для этого нужны:

Для поиска новых возможностей развития компании нужны:

Для достижения обеих целей составляется список конкретных действий, которые отображаются в антикризисной стратегии.

Самые распространенные источники факапов.

Кризисы часто происходят и потому, что продукт просто не нужен своей аудитории или критично нарушены циклы разработки.

В разных компаниях причины хаоса могут отличаться, однако не стоит полагать, что существуют уникальные кризисы. Все подобные ситуации имеют общие черты, и для каждой из них есть свои решения. Например, инструменты методологии Agile могут предоставить оптимальные методы для устранения кризиса.

Начиная разбираться с кризисом, мы еще не имеем понятного и четкого алгоритма действий по выходу из него. Чтобы его отыскать, можно использовать Agile, проверяя рабочие гипотезы и оперативно перестраивая рабочие процессы, совершенствуя систему и используя возможности для роста.

Инструменты методологии Agile дают ту гибкость, которая необходима для быстрого принятия решений в условиях неизвестности. В такой ситуации мы не знаем, как именно нам нужно адаптироваться, чтобы преодолеть кризис, поэтому свобода действий и скорость особенно важны.

В противоположность этому, подход Waterfall прекрасно работает там, где точно известен каждый последующий этап и алгоритм действий понятен и пройден несколько раз.

При этом из методик Agile Канбан демонстрирует лучшие результаты при кризисе, чем фреймворк Скрам. Это происходит за счет того, что Scrum не позволяет брать срочные задачи вне намеченного спринта. В то же время Kanban прекрасно подходит, когда критически важно решать возникающие проблемы здесь и сейчас. Вся работа сразу попадает на доску, получает своего исполнителя, всегда на виду и следует по этапам до полного выполнения.

Метод ретроспективы можно применять в кризисных ситуациях для того, чтобы опросить команду и сформировать мнение, что в работе может быть построено не так.

В стандартном понимании ретроспектива событий может не дать практической пользы. Все действия технически могут быть совершены правильно, и обнаружить ошибку таким способом будет просто невозможно. Это случается, потому что:

Ретроспектива подойдет как способ опроса команды. Так можно посмотреть на процессы с разных сторон и увидеть детали, которые были раньше скрыты, особенно если вы разбираетесь с кризисом в незнакомой команде.

Всего 4 вопроса могут помочь выяснить, что в процессах стоит изменить:

В условиях хаоса стоит внедрять в работу не более 2-3 нововведений.

Главное при опросе участников процесса — всегда оставлять место для сомнения: люди могут не говорить всей правды или искажать ее ненамеренно, потому что каждый видит ситуацию по-своему, со своей позиции.

При внедрении Agile нет необходимости в дополнительных инструментах — мы работаем с тем, что имеем. Это позволяет и экономить средства компании, и не откладывать действия на лучшие времена.

Например, проект запущен, в него была вложена значительная сумма средств, но спустя несколько месяцев продукт в затянутой разработке и не готов к запуску. Недоработанный сайт имеет низкую посещаемость, продаж практически нет, а команда в панике и не знает, за что браться.

В этой ситуации методика Agile предлагает следующий алгоритм действий:

Не менее важное условие для успешного преодоления хаоса — объяснить сотрудникам, что теперь вы временно фокусируетесь только на самом необходимом и первостепенном. Все остальные возникающие критичные дела откладываются на потом или вовсе удаляются из планов. Придется неизбежно идти на жертвы, чтобы в будущем был результат от того, на что брошены все силы прямо сейчас.

К примеру, необходимо наладить функцию оплаты товара на сайте — сделать переадресацию на платежный шлюз, доработать корзину, корректно настроить разные методы оплаты. Без этого не будет продаж.

При этом могут возникать такие, на первый взгляд срочные дела, как настройка рассылки на электронную почту потенциальным клиентам, дизайн главной страницы, интеграция чата для общения посетителей с техподдержкой. Но вся эта работа будет напрасной, если клиент не сможет оплатить товар.

Даже жертвуя частью прибыли сейчас, можно достичь лучших результатов позже, если не отвлекаться на менее важные задачи и правильно расставлять приоритеты в работе.

Преимуществом методики Agile для разрешения кризисных ситуаций является максимальная гибкость и открытость к экспериментам. При этом можно использовать инструменты из классической продуктовой разработки.

Несколько принципов помогут успешно применить этот подход в условиях хаоса.

Нужно больше ошибаться. Как это ни парадоксально, но для устранения ошибок нужно увеличить их количество. В стандартной ситуации рабочие гипотезы проверяются верность предположения.

Например, в видеоигру будет заходить больше новых пользователей, если увеличить приветственный бонус для новичков. Однако для этого возможно потребуется отрисовка нового баннера или правки для старого, рекламная email-рассылка потенциальным игрокам, возможно, добавление новой анимации, пересмотр баланса… То есть определенные затраты времени, труда и финансов. Как раз этих ресурсов крайне не хватает в кризисных условиях.

Куда проще будет задать противоположный вопрос — станет ли меньше новых регистраций в системе, если приветственный бонус сократить или совсем убрать?

Такой способ будет намного быстрее и дешевле, чем первый. В этом случае происходит проверка обратной гипотезы, то есть доказывается, что предположение неверно.

Нужно уменьшить количество работы в процессе. Ограниченный круг текущей работы сократит и возможные будущие ошибки, и финансовые убытки из-за них.

Например, стоит сфокусировать внимание команды на самых важных функциях сайта, не теряя времени и сил на то, что менее важно. Чтобы сократить число текущих задач и запретить брать в работу всё и сразу, можно использовать инструмент WIP-лимитов (Work-In-Progress). Благодаря этому инструменту можно ограничивать количество задач для разных колонок на Канбан-доске. Новые дела можно брать в работу на определенных этапах, только если не достигнут WIP-лимит. Пример реализации таких лимитов в таск-трекере Kaiten:

При внедрении Agile можно допустить ряд ошибок — к счастью, их можно исправить также, как и кризисное положение в компании. Вот самые частые из них.

Открытость к принципиально новым решениям и коммуникации, готовность к гибкой адаптации и изменениям необходимы для успешного внедрения Agile в условиях хаоса.

Важно допустить, что ошибки возможны, а еще лучше — что возможны глупые ошибки. Так станет намного легче принять ситуацию и найти способ ее разрешения.

Кризис может стать последней страницей в истории бизнеса и привести к фатальным последствиям, вплоть до полной ликвидации компании. Но стремиться избегать сложных ситуаций — значит избегать развития, так как любой кризис способен стать началом пути для улучшения рабочих процессов и конечного продукта.

Попробуйте использовать подход Agile для решения проблем в работе и нового взгляда на выполнение задач и стоящие цели.

Статьи из блога Kaiten про работу с инструментами методологии Agile:

А как вы выходите из кризисных ситуаций и попадали ли в них когда-нибудь в своей работе?