Как я организовывал жизнь в Notion

Я был одержим идеей категоризации и систематизирования всего, что меня окружало и использовал для своих целей самые разные программы: OneNote — для написания журнала, длинных размышлений и рецензий; простые заметки и Телеграм — для быстрых мыслей, цитат, полезных ссылок и напоминаний; Trello — для ведения проектов; To-do/Things3 для ежедневных, повторяющихся дел; Google Sheets — для ежедневного трекинга время работы и долгосрочных целей; Кинопоиск для списков фильмов к просмотру; банковское приложение для контроля финансов.

И вместе с этим пытался держать в голове некоторую другую информацию: книги, ожидающие прочтения, правила самодисциплины и упражнения для тренировок.

Когда я нашел Notion, я постепенно начал понимать, что могу исполнить давнюю мечту и производить всю работу с информацией в одном месте.

Изучив достаточное количество шаблонов, я не нашел решения, удовлетворяющего мои потребности, поэтому основательно начал реализовывать его самостоятельно. У меня получилось нечто работающее и я хочу поделиться результатом — возможно, он окажется кому-нибудь полезным.

Чтобы выложить шаблон проекта, мне бы потребовалось заново пересобрать всю систему, поэтому я решил объяснить ее суть и продемонстрировать примеры ее использования.

Разрабатывая свое решение организации информации, я постарался вывести анализ на некоторый абстрактный, обобщенный уровень. В результате, я пришел к выводу, что взаимодействие с гаджетами у меня имеет 4 причины:

Решением стало создание 3 основных баз данных (под первые 3 причины), а также нескольких более мелких — сфокусированных на узких задачах:

Вся входящая информация помещается в страницу-буфер: «Входящие», из которой впоследствии направляются в необходимую базу. Я пробовал категоризировать информацию в момент ее появления, но пришел к выводу, что это замедляет процесс взаимодействия.

Каждая запись в этой базе данных имеет 7 основных полей: дату, тип записи (дневник, размышление, идея, заметка, рецензия, конспект, цитата), глобальный тэг, ссылки на главные базы данных (на саму записную книжку, действия, склад) и на ежедневник; и опциональные: дата создания/редактирования заметки, тема, контекст, настроение.

Для этой базы данных можно составить разные представления, например отдельный вид для дневника, отдельный для идей и т.д.

Я использую базу данных глобальных тэгов для связывания информации по ключевым темам. Так, например, когда я размышляю о свободе воли, я могу увидеть все мои старые заметки на эту тему, а также кино, литературу и статьи, затрагивающее ее.

У записей этой таблицы только один параметр – «Категория»

В дальнейшем я покажу, как систему тэгов можно использовать для оптимизации имеющейся у меня системы.

Создавая «Склад» я терзался сомнениями — стоит ли скидывать в кучу такой огромный и разнообразный массив зачастую не связанной друг с другом информации в одно место?

Я пришел к решению объединения всех свойств входящей информации к нескольким параметрам:

Поля, помеченные звездочкой (*), можно оптимизировать заменой их одним полем тэгов. Так мы можем добавлять на материал контекст времени, места, автора и подкатегорию, проставлением ссылки на базу данных тэгов.

Причины, по которым я это не сделал:

Я решил пожертвовать лаконичностью отдельной записи ради функциональности группировки, сортировки и связи разной информации друг с другом. Для меня была важна возможность в одном месте иметь доступ к интересующей меня теме: например, мне интересны лекции, литература и кино про античность. Я могу просто отфильтровать все записи по имеющемуся в них параметру «Контектса Времени».

У записи в таблице задач есть поля:

Также таблица имеет несколько шаблонов: проект (спринты + статусы), ежедневная задача, задача с подзадачами.

Ежедневник, по задумке, должен быть главным инструментом по работе со всей построенной архитектурой.

Шаблон ежедневника состоит из инструментов планирования и таблицы — плана на день, а также выводов дня.

Инструменты планирования — фундамент этой системы.

В блоке «Задачи» я могу посмотреть свои глобальные цели, сфокусировавшись на текущих (над которыми работаю прямо сейчас), либо посмотреть стратегически на более глобальный план: цели на 5 лет и далее; текущие проекты, бытовые и ежедневные задачи.

В блоке «Информация», я могу выбрать на изучение ожидающую просмотр лекцию, книгу, или кино, а также ознакомиться с тем, что я изучил, но не отконспектировал.

В блоке «Здоровье» я могу выбрать программу тренировки, а также составить рацион на день — с подсчетом количества калорий, белков и прочего.

В блоке «Ресурсы» — правила/привычки для дисциплины, база с расписаниями, а также список с входящей и исходящей за день информацией.

В «Завершение дня» — напоминания и пересказ дня (тренировка памяти). При желании можно писать что-то вроде благодарности или ответов на вопросы, но я это не использую.

В таблице плана на день мы создаем запись, перетаскивая копию записи из инструментов планирования или создав ссылку через упоминание. Каждая запись имеет планируемое и потраченное время для подсчета КПД за день, а также поле комментария — для пояснительной информации к задаче (например объяснение о превышении потраченного времени к планируемому).

Большая часть взаимодействия с системой происходит в ежедневнике, поэтому в центре управления — базы знаний и страницы, помогающие работать со складом и задачами.

Я помню, как не мог уснуть, пока не придумаю более совершенную форму организации информации. Проснувшись утром, я думал, как можно оптимизировать процесс взаимодействия с системой, а также отладить дисциплину в выполнении задач.

Я все больше уходил в этот совершенный мир упорядочивания и категоризации, пока не оказался на природе, без доступа к технике и интернета. Спустя месяц моего дауншифтинга я увидел суетливость своего недавнего стремления, увидел, как это отнимало у меня гораздо больше времени, чем то, ради чего все это делалось.

Именно поэтому я использовал прошедшее время в названии статьи — я не использую систему в данный момент времени. Я использую бумажный блокнот для записей и канал в Телеграме для аудиозаметок. Сократив время использования техники и интернета, я почувствовал больше времени на достижение целей и больше ресурсов для запоминания информации и размышления о ней.

У меня есть идея и концепт «того самого», совершенного инструмента для организации жизни, включающего в себя все необходимые мне функции Notion, а также те, что ему так не хватает (например, отображение паутины связей и дерева решений), но стоит ли вновь убегать от реальности?

___

Мой сайт.