Как организовать умный офис?
Популярность умных офисов набирает обороты. Причина в том, что технологии, такие как IoT, автоматизация и облачные решения, позволяют бизнесам экономить ресурсы и улучшать условия труда. Умный офис — это современное рабочее пространство, оснащенное интеллектуальными устройствами, которые автоматизируют и оптимизируют процессы, создавая комфортные условия для сотрудников и повышают эффективность работы компании. Разберемся из чего он состоит и на сколько полезны эти технологии для вашего бизнеса.
Основные элементы умного офиса
Интернет вещей (IoT)
Интернет вещей в офисе — это сеть устройств, подключенных к интернету, которые взаимодействуют друг с другом и с другими системами. В смарт-офисе это, например, датчики и сенсоры, умные кондиционеры, колонки и пульты управления пространством и web-интерфейс с доступом ко всем этим системам.
Автоматизация рабочих процессов
Автоматизация офиса позволяет упростить и ускорить выполнение некоторых задач. Например, система бронирования переговорных комнат экономит время всех сотрудников.
Облачные решения для офиса и управление данными
Облачные технологии умного офиса обеспечивают гибкость и доступность данных из любой точки мира, а также позволяют сохранять и управлять большими объемами данных. Яркие примеры: Microsoft Office 365 и Яндекс 360 для бизнеса.
Обеспечение безопасности — одна из важнейших задач, и умные устройства в офисе играют здесь не последнюю роль, благодаря умной системе входа и доступу к камерам у каждого сотрудника.
Преимущества организации умного офиса
Экономия ресурсов
Одно из главных преимуществ автоматизации офиса — экономия ресурсов. Современные офисные технологии позволяют оптимизировать потребление электричества и воды.
- За счет датчиков, отслеживающих уличный свет и присутствие сотрудников в кабинете, компания может снизить траты на электричество на 40 %.
- Сенсорные смесители и датчики протечек могут сэкономить бизнесу до 30 % расходов на водоснабжение.
Повышение продуктивности сотрудников
Умный офис способствует созданию комфортных условий для работы, автоматизируя монотонные процессы и позволяя сотрудникам работать в удобном для них режиме, включая удаленную работу.
- Hot desk или hot desking — формат организации пространства, где сотрудник не закреплен за местом, но каждое утро бронирует любое понравившееся со всем необходимым оборудованием (и даже настраивает микроклимат под себя).
- Smart-пространство берет рутину на себя: с ним можно бронировать переговорные комнаты, оперативно вести отчетность и одной кнопкой подготовить кабинет под видео-созвон.
Улучшение коммуникаций между сотрудниками
Платформы для совместной работы упрощают общение в коллективе, особенно при удаленной работе.
- Каждый может создать чат по проекту в Telegram, где можно подробно обсудить рабочие задачи.
- За последние несколько лет Zoom стал лучшей заменой личному общению, объединяя людей по всему миру в видеоконференциях.
Комфорт и удобство
Системы климат-контроля и освещения создают гибкое рабочее пространство, а средства безопасности позволяют лишний раз не заморачиваться, что кто-то посторонний вошел в здание.
- IoT в офисе способны следить за погодой на улице, и если вдруг похолодало — включить отопление в помещении.
- Вход в здание по ID-картам или сканированию лица добавляет бонусов в копилку безопасности.
Как организовать умный офис
- Первый шаг к созданию смарт-офиса — это оценка текущей инфраструктуры и процессов. Важно определить цели и задачи для улучшения, например, снижение затрат или повышение удобства.
- На основе проведенного анализа необходимо выбрать оборудование и программное обеспечение для автоматизации офиса: датчики, системы управления и т.д. Также нужно выбрать надежных поставщиков и сервисы.
- После выбора технологии умного офиса начинается этап внедрения устройств. Это включает интеграцию Интернета вещей в офисе и платформ для анализа данных, что позволяет управлять ресурсами.
- Для функционирования смарт-помещения необходимо разработать инструкции по использованию современных офисных технологий и обучить персонал работе с умными устройствами в офисе.
- Постоянное обслуживание и обновление системы, а также мониторинг эффективности решений и их регулярное улучшение — аспекты успешного функционирования новинки.
Тенденции и будущее умных офисов
IoT в офисе и автоматизация рабочих процессов продолжают развиваться с невероятной скоростью, создавая все более совершенные и интегрированные решения. В будущем число умных устройств в офисе будет расти, они будут брать на себя больше функций и чаще интегрироваться с корпоративными системами управления, как ERP и CRM.
Искусственный интеллект и новые способы управления пространством обещают произвести революцию в области смарт-офисов. Техника на основе ИИ смогут предсказывать потребности сотрудников, оптимизировать использование ресурсов и обеспечивать персонализированные условия работы.
Концепция умного офиса будет чаще включать в себя принципы зеленого строительства, такие как использование возобновляемых источников энергии, улучшение энергоэффективности и сокращение выбросов углерода. При создании рабочих пространств будет использоваться больше экологически чистых материалов и гаджетов, как мебель из переработанных материалов, энергоэффективные устройства и системы управления отходами.
Заключение
Технологии умного офиса уже сегодня меняют подход к организации рабочего пространства, делая его эффективнее, комфортнее и адаптивнее к потребностям сотрудников. Но внедрить технологию для бизнеса не так просто: важно провести тщательный анализ текущих условий, выбрать надежные решения и технологии, обучить сотрудников и обеспечить постоянную поддержку и мониторинг системы. Будущее open-space’ов связано с развитием Интернета вещей в офисе и автоматизации, что приведет к еще большей гибкости работы и внедрению инновационных решений.