Личные звонки и переписки на рабочем месте: как установить границы допустимого
Исследования Аналитического центра НАФИ утверждают, что около 63 % сотрудников в течение рабочего дня отвлекаются на личные дела. На телефонные беседы с друзьями и родственниками уходит от 15 до 30 минут рабочего времени, на соцсети и мессенджеры — около двух часов, то есть четверть рабочего дня.
Как узнать, сколько времени сотрудник работает?
Рабочее время сотрудника принадлежит работодателю. А значит, нанятый работник должен тратить это время на выполнение своих должностных обязанностей, за это ему и платят заработную плату. Но по факту часть из 8 часов рабочего дня сотрудник проводит рационально, то есть работает, а часть — нерационально. Он просто делает вид, что работает, а в действительности занимается своими делами — разговаривает на непроизводственные темы за чаем или кофе, просматривает сторонние сайты, зависает в соцсетях. Бывает, что человек приходит на работу, чтобы просто отсидеть положенные ему часы, не принося компании никакой пользы.
Сюда же относят нарушения трудовой дисциплины: опоздания, прогулы, несанкционированные перерывы, уход с работы раньше времени. В современных условиях практически в 100 % случаев нерационального использования рабочего времени сотрудники находятся за рабочим компьютером и делают вид, что погружены в трудовой процесс.
По данным Аналитического центра НАФИ, лидерство среди «убийц» рабочего времени принадлежит социальным сетям, интернет-дайвингу и шопингу. Кроме этого, сотрудники во время рабочего дня учатся, занимаются подработкой, читают книги и смотрят фильмы.
Руководители высшего и среднего звена в течение рабочего дня отвлекаются на переписку в мессенджерах, чтение новостей и просмотр личной почты. Офисные сотрудники — на неформальное общение с коллегами, технический персонал — на разговоры по телефону.
Проконтролировать, как расходует рабочие часы сотрудник, можно двумя способами. Первый — фиксировать, сколько времени он провел на своем рабочем месте. Для этого организуют:
- пропускные системы, где отмечают приход и уход работника;
- видеонаблюдение — камеры устанавливают на входе в офис, в коридорах и кабинетах, чтобы видеть, когда пришел сотрудник, где был в течение дня и когда ушел домой.
Недостаток этого способа в том, что он не дает понимания, чем именно занят человек на рабочем месте.
Второй способ — хронометраж. Сотрудник с помощью трекеров (специальных программ) или просто в блокноте фиксирует все, что делал в конкретное время в течение рабочего дня. Например, с 9.00 до 10.00 обзванивал клиентов, с 11.00 до 11.30 писал отчет, с 12.30 до 13.30 оформлял документы, с 15.00 до 16.00 проводил встречу и т. д.
Но недостаток хронометража в том, что данные, зафиксированные сотрудником, не всегда объективны.
Получить непредвзятый результат помогут специальные программы и автоматизированные системы. Система выполняет функции пропускных терминалов, выявляет нерациональное использование рабочего времени, видит тех, кто перегружен работой, и тех, у кого не хватает нагрузки.
Такие программы ведут учет рабочего времени по каждому сотруднику, при этом можно настроить их на конкретных пользователей. Система оценит эффективность работника, разделит посещаемые им сайты на продуктивные и непродуктивные и составит отчет по опозданиям, приходам и уходам.
Преимущество программ в том, что они исключают наблюдение за теми работниками, которые не нарушают трудовую дисциплину.
Сколько рабочего времени допустимо тратить на посторонние дела?
Разумеется, человек не может трудиться без отдыха. По закону работник в нашей стране имеет право на перерыв после каждых четырех часов непрерывного труда. Это время не включается в рабочее и может использоваться по желанию работника на обед, кофе с коллегами, личные дела или отдых. Продолжительность перерыва на отдых и питание (так он официально называется) не менее 30 минут и не более двух часов. Конкретное время определяет организация, фиксирует это в правилах трудового распорядка и согласовывает с работником.
Для сотрудников, которые работают на улице или в помещениях без отопления, закон предусматривает перерывы, чтобы согреться и отдохнуть. Продолжительность перерыва устанавливает работодатель в соответствии с климатом и санитарными нормами. Этот перерыв входит в рабочее время и оплачивается.
Существуют еще и рекомендованные перерывы в работе. Работодатель сам решает, когда будут эти перерывы, какой продолжительности. Например, если сотрудники работают за компьютером, то в организации можно установить время для технологических перерывов. До 2021 года это правило было обязательным, но сегодня технологический перерыв относится к рекомендованным. Кроме того, в рамках перерыва на отдых и питание компании могут выделить время и на перекуры: либо создать общий график, либо прописать время и продолжительность, согласовав с заинтересованными сотрудниками. Дополнительное время на перекуры не предусмотрено. Все остальное время считается рабочим и должно использоваться для решения рабочих задач.
Как установить границы рабочего времени?
Контролировать рабочий процесс нужно постоянно, и с этим справляется система Staffcop. Она определит, как долго сотрудник занимался рабочими вопросами и сколько времени потратил на личные дела. В отчетах, которые составляет ПО, видно, когда человек приступил к работе и что он делал. Если сотрудник, например, переписывается в мессенджере с посторонним человеком, программа отметит его действия как непродуктивные.
Личные переписки в мессенджерах и активность в соцсетях повышают риски информационной безопасности компании — не исключено, что работник переписывается с мошенником или планирует слить информацию.
В отчете также есть данные о сайтах, которые посещал сотрудник, и о приложениях, которые использовал. Периоды активности сотрудника отмечены цветовыми индикаторами. Подозрительная активность подсвечивается красным.
Если работодатель видит в отчете, что человек трудился восемь часов подряд непрерывно, это повод насторожиться. Ни один сотрудник, даже самый трудолюбивый, не может работать как робот. Здесь высока вероятность, что сотрудник лишь имитировал постоянную занятость, а сам занимался посторонними делами с личного компьютера, смартфона или планшета.
В системе есть персональные карточки по каждому сотруднику.Вних собрана вся информация:рабочее время по дням (плановое, фактическое и активное), сайты и приложения, которые посещал сотрудник, и как часто он это делал. Сравнивая показатели, работодатель может отследить, сколько времени сотрудник работал, а сколько — нет.
С объективными данными по учету рабочего времени руководитель может повысить эффективность сотрудников и компании в целом. Как показывает практика, внедрение в организации систем учета рабочего времени мотивирует персонал к работе и в приоритет ставятся текущие задачи, а не личные дела и интернет.
С нами можно познакомиться ближе и бесплатно протестировать продукт в течение 15 дней — оставляйте заявку на сайте. А также подписывайтесь на соцсети, где мы разбираем кейсы и отвечаем на основные вопросы по ИБ.
Эти звонки, как правило, всегда оправданы, но важно давать понимать чтобы они не занимали много времени.
Слежка по всем фронтам, система контроля на рабочем ПК, система наблюдения в офисе, как то приходилось работать удаленно в одной конторе, где работодатель требовал включенной вебки и формального дресс-кода дома))