Как участвовать в конференциях, чтобы получить клиентов? Спойлер — вложить 530К рублей

Организовали площадку и интерактив на мероприятии, которые заметили все. Подробно рассказываю, сколько и на что потратили, и делюсь результатами в эмоциях и клиентах. Можете забирать идеи для своей рекламной кампании.

Привет, с вами Вячеслав Егоров, основатель и CEO MediaTen. Моя компания 13 лет разрабатывает для бизнеса коммерческие и корпоративные веб‑платформы, сервисы и мобильные приложения.

Начнем с небольшой предыстории. В июне 2023 года я сделал ребрендинг сайта mediaten.ru и столкнулся с тем, что для него нужен оригинальный контент. Работать с фрилансерами не хотелось, поэтому завел редакцию прямо в компании.

Со временем запросы агентства повысились: публикации на VC, Дзене, ВК и других площадках. На своем опыте понял, насколько сильно бизнесу требуется комплекс услуг – не только разработка сайта, но и контента.

В итоге запустил новое направление – контент-агентство SOLOMA. Поскольку сам уже давно нахожусь на digital-рынке, то решил начать с размахом и в виде старта выбрал спонсорство конференции Agency Growth Day 2024. Сколько мне это стоило и стоило ли это вообще того – сейчас посчитаем.

Самое главное, что ты получаешь – внимание всех, кто присутствует на мероприятии. Тебя постоянно подсвечивают на баннерах, раздатке, фото, сайте, в почтовых рассылках и постах. Говорят о тебе на сцене и дают возможность выступить самому.

Это несравнимо с обычным посещением, когда ты стараешься с каждым побеседовать и оставить след в памяти потенциального партнера.

Быть главным спонсором – идеальная возможность, чтобы заявить о своих идеях на всю аудиторию и рассказать о новом продукте. Тем более, что контент для digital стал одной из основных потребностей и болью. А тут я беру микрофон и говорю: «Привет! Мне есть, что вам дать!‎»‎.

В этом году на AGD приезжали крупные представители рынка: Сбер, Контур, Авито и ВК. И все они, да вообще все, кто был на конференции, – наши потенциальные клиенты.

Я изначально знал, что заполучить их контакты непросто. Да, везде твои логотипы, но надо показать товар лицом – организовать бренд-зону с активностями. Мы потратили месяц и плюсом к спонсорским вложениям 228 000 рублей, чтобы реализовать концепт и дизайн стенда, который привлечет лиды.

Макетом конструкции, ее сборкой и разборкой занимались сами. Баннер для нее и два ролл-апа заказывали у подрядчиков. Загвоздка была в том, что мы попали в сезон спроса рекламных материалов, поэтому большинство изготовителей не успевали к нужной дате.

Стали спрашивать контакты у знакомых и поспешили пожать руки с первой же типографией, которая откликнулась на запрос.

Сделанный баннер для пресс-волла откровенно разочаровал. Подрядчик склеил его из двух частей прямо по центру. Место стыка запузырилось и размахрилось. Это не говоря уже о том, что материал пришел помятый и со следами ботинков. По сути выбросили на ветер 8 900 рублей.

Но благодаря неудачной попытке мы поняли, что стоит подправить дизайн. Некоторые надписи были слишком низко, а другие – неоправданно крупные. Спасибо нашему дизайнеру, который все оперативно пофиксил.‎

Хочешь сделать хорошо – сделай сам. Я в кратчайшие сроки связался с другой типографией. В этот раз лично приехал и все проконтролировал. На выходе получился отличный баннер яркого цвета, без склеек и заломов – минусуем 11 200 рублей.

С ролл-апами от первого изготовителя тоже возникли проблемы. Они отклеились от нижнего крепления на второй день.‎ Хотя бы их нам отремонтировали бесплатно, но криво и при помощи степлера... Пришлось подрезать конструкцию, чтобы скрыть от глаз страшное скрепление. Обошлись они в 15 566 рублей.

Каркас для пресс-волла сделали из труб системы Джокер. Решили, что для таких размеров нужна суперпрочная конструкция. Самостоятельно нарисовали чертеж, купили материалы в Лемана ПРО (Леруа) и нарезали трубы под размеры. К этому всему взяли саморезы, стяжки и прочий инструментарий. За основу и комплектующие отдали 13 690 рублей.

Еще брали столешницу и металлические ножки под нее – 6 634 рубля. Это для интерактивного опроса, о нем поговорим ниже.

И хоть мы делали все собственноручно, сэкономить это не помогло. Нужно же еще учитывать потраченные часы специалистов компании. Зато мы на 100% получили то, что хотели.

Переходим к самой интересной части. На нашей площадке мы проводили живой опрос и розыгрыш.

Интерактивное голосование

Перед конференцией заранее выбрали место под телевизором, чтобы вывести на него вопрос для голосования «‎Что приведет больше клиентов?»‎. Сбор ответов происходил при помощи шариков для пинг-понга, которые гости кидали в колбу с соответствующим вариантом: контекст, SEO, SMM или сарафанное радио.

Колбы нарезали и склеили из ПЭТ-листа, разместили на на них надписи из белого винила. Сначала из синего, но при сборке всего стенда увидели, что он слился с основным фоном. Совет – когда делаете зону для ивента, проверяйте все детали заранее! Эта мелочь съела 3 628 рублей.

За участие в опросе наши промоутеры дарили 3D-стикеры. Для изготовления стикер-паков мы нашли местного мастера на Авито. За 400 наклеек с подложкой отдали ему 14 872 рубля.

Чат-бот с промокодом

Следующий шаг после голосования – переход в бот, собирающий данные. В нем дарили гостям конференции скидку на 5 000 рублей. Их можно потратить на услуги контент-агентства, но только 20% от стоимости. Так и клиенту выгодно, и мы пополняем портфолио кейсом.

Механика получения проста:

Мотивационным моментом оставить информацию о себе было еще и участие в лотерее.

Из занятного – в основном акция интересовала микробизнесы или ИП-шников. Устоявшиеся агентства подходили знакомиться или узнать условия сотрудничества и в процессе диалога участвовали в интерактиве. В общем зацепили каждый сегмент конференции и получили ценные контакты.

Проведение лотереи

Имена получивших промокод вносилили в лототрон, который заказали на Озоне за 1 457 рублей. Подарки разыгрывали те, которые хотели бы получить сами. Выбирали их три недели.

Подарочные пакеты заказали на Wildberries за 800 рублей и забрендировали их белым винилом SOLOMA. Его нам, кстати, подрядчик плохого баннера отдал бесплатно в качестве извинения. Что ж, хотя бы за это спасибо.

Фотограф

Еще один хитрый ход – завлечь фотографиями в Telegram-канал SOLOMA. На мероприятии уже был один штатный фотограф, но он работал только в зале докладов.

Наш же спец бегал по всему холлу и направлял людей к стенду. А если спрашивали, где будут опубликованы фотки, – показывал QR-код канала. Схема оказалась рабочей – люди реально подписывались, чтобы получить яркие кадры.

Фотограф брал 2 500 в час, в сумме вышло 17 500 рублей. Нафоткал на 550 ГБ материала! Звучит одновременно и страшно, и круто. На самом деле фотки получились и правда огненные, можете глянуть на них в посте.

Мерч

База любого мероприятия – одеть представителей бренда в мерчовую одежду. Кто-то скажет, что это уже моветон, но когда ты запускаешь совершенно новое направление – скорее необходимость.

Так «‎твои» люди будут выделяться среди толпы, а если дизайн крутой, то еще и запомнятся.‎ Плюсом промелькнут на фотографиях, видео и другом контенте. Например, наш фотограф бегал по залу и постоянно попадал в кадр прямой трансляции AGD.

Всего заказали 3 футболки для двоих промоутеров и фотографа. Сначала пришел пробный вариант, девочкам он оказался слишком большим. Быстро сменили модель и, включая доставку, отдали 8 300 рублей.

Неочевидный расход, про который многие забывают. При этом время специалистов – одно из самых дорогих и ценных ресурсов.

Все участие и спонсорство конференции случилось благодаря моей команде, за что им человеческое спасибо!

В общей сложности в подготовке стенда участвовало около 8 человек, включая меня. IT-специалисты сделали бота для розыгрыша, промоутеры стояли за стендом, а я с руководителями отделов набивал лидов на самом мероприятии.

Сквозь кровь, пот и сотни тысяч рублей дошли до финала. AGD 2024 прошел, что получили в итоге?

Начнем с уровня вовлечения. Всего участников этого ивента около 200, из них 77 оставили свой голос в интерактиве и получили стикер-паки – это 38,5% от всей аудитории.

Дополнительно проводилась прямая трансляция конференции. Так что можете глянуть ее запись в YouTube или ВК, а заодно оцените, стоит ли присоединяться к подобным мероприятиям. Смотря стрим, ты как будто переносишься туда и понимаешь – надо оно тебе или нет.

Хочу отдельно поблагодарить организаторов из Alto. Про MediaTen и SOLOMA писали посты, зазывали участвовать в лотерее и благодарили со сцены.

Конечно, подобные мероприятия – это больше про общение. Даже участвуя как посетитель, я подружился с местными digital-агентствами и создал собственную партнерскую программу.

Еще познакомился с потенциальными клиентами для контент-направления: собрал 57 теплых лидов и 4 предложения о сотрудничестве.

Считаю, что это хорошие результаты, к которым привела наша бренд-зона. Что думаете?

Если вы тоже ездили на конференции или вкладывались в них, то обязательно рассказывайте о своем опыте. Буду рад почитать фидбек в комментариях.