Повелители времени: как применять тайм-менеджмент

О техниках тайм-менеджмента и повышения продуктивности в рабочих и личных делах.

Дедлайны поджимают, задачи копятся, а времени порой не хватает даже перекусить? Пора внедрить одну из методик тайм-менеджмента!

Материал посвящен методам организации времени, чтобы всё успевать и не переживать о сгоревших дедлайнах.

Содержание статьи:

Тайм-менеджмент (time management) — это умение грамотно организовывать свое время. Навык необходим для успешного и своевременного выполнения профессиональных и личных обязанностей.

Навык планирования и умение поддерживать баланс между профессиональными обязанностями и личными делами ценны для всех: от рядовых сотрудников до топ-менеджеров.

Применение техник тайм-менеджмента не только способствует росту эффективности. С их помощью можно:

Принципы тайм-менеджмента помогают проще внедрить его методики в работу коллектива и повседневную жизнь. Чтобы гармонично совмещать различные сферы жизни и всё успевать, можно применять следующие подходы:

Планируете внедрить в работу команды тайм-менеджмент? Пользуйтесь лучшими сервисами для командной работы.

Существуют методы управления временем, которые предлагают как четкие условия, так и адаптивные подходы, позволяя как планировать ближайшие несколько часов, так и ставить долгосрочные цели. Стратегии тайм-менеджмента выбирают в зависимости от характера стоящих задач, подхода к работе и особенностей личности. Рассмотрим некоторые из них.

Метод помидора (помидорная техника, метод Pomodoro) — это способ, позволяющий эффективно распределить короткие отрезки времени. Автором метода стал предприниматель и программист Ф. Чирилло, который при первых попытках внедрения метода применял кухонный таймер в виде помидора.

Суть метода: для применения метода потребуется таймер, на котором засекаются 25 минут. В этот период необходимо сконцентрироваться исключительно на одной задаче и не отвлекаться. По завершении времени делается пятиминутный перерыв. Такой 30-минутный блок и зовется «помидором».

Всего выполняется четыре таких блока, каждый с обязательным коротким отдыхом в 5 минут. После завершения всех четырех «помидоров» следует более длительный перерыв — около получаса. Это позволяет освежить мысли и подготовиться к следующему рабочему циклу.

Чем полезен: техника Pomodoro помогает сосредоточиться и справляться с рутинными задачами, для которых необходима высокая степень концентрации. При этом подход дает возможность отдохнуть между подходами.

Преимущества:

Недостатки:

Метод «съесть лягушку», разработанный бизнес-тренером Б. Трейси, помогает быстро справляться с задачами, которые не хочется выполнять.

Суть метода: под лягушкой подразумевается небольшая, но неприятная или трудная задача, с которой стоит начать рабочий день. Утром, когда мозг еще свеж, такие дела выполняются проще и быстрее, чем в конце дня.

Чем полезен: подход особенно эффективен для небольших задач, вызывающих внутреннее сопротивление. Суть метода в том, чтобы не откладывать сложные дела, а взяться за них сразу, освободив остаток дня для других более приятных занятий. Кроме того, после трудной задачи остальные дела кажутся легче, а вечернюю часть дня можно посвятить себе как награду за завершенную работу.

Преимущества:

Недостатки:

Канбан — это гибкая методика управления рабочими процессами, которая является частью гибкой методологии Agile. Этот метод удобен для организации командной и личной работы.

Суть метода: основная идея Канбана заключается в визуализации задач на доске, разделенной на несколько колонок: «В очереди», «В работе» и «Готово». Количество колонок и их наименования можно адаптировать под потребности конкретного процесса.

Каждая задача оформляется в виде карточки и начинает движение по доске с колонки «В очереди». По мере выполнения она перемещается из одной колонки в другую: сначала в «В работе», а после выполнения — в колонку «Готово».

Канбан-доску можно вести как в физическом формате, например, на офисной доске, так и в цифровом виде, используя онлайн-сервисы вроде Kaiten. Регистрируйтесь, чтобы бесплатно опробовать систему здесь.

Чем полезен: правильная организация доски позволяет наглядно контролировать прогресс работы и балансировать нагрузку.

Преимущества:

Недостатки:

Метод «съесть слона по кусочкам» помогает справляться с большими и долгосрочными задачами, которые часто откладываются из-за своей сложности или объема.

Суть метода: Основная идея заключается в том, чтобы разбить крупное задание на более мелкие, управляемые этапы, которые можно выполнять по очереди. Вместо того, чтобы бояться всего «слона», его можно «разделить» на кусочки, которые легко «усвоить».

К примеру, есть задача найти поставщика. Это сложный и многоступенчатый процесс. Чтобы облегчить выполнение, дело разбивается на небольшие этапы: составить список потенциальных партнеров, связаться с ними и запросить прайс, назначить встречи, подготовить договор и пр. Если нужно, каждый из этих этапов также можно разделить на более мелкие шаги, пока задачи не станут достаточно простыми, чтобы их выполнение не пугало.

Чем полезен: подход помогает не бояться больших проектов и обеспечивает постоянный прогресс, позволяя не откладывать работу и уверенно двигаться вперед.

Преимущества:

Недостатки:

Подход, предложенный бизнесменом и журналистом Т. Шварцем, напоминает технику «помидора», но использует другие временные интервалы.

Суть метода: в этом подходе рабочий цикл длится 90 минут, в течение которых нужно сосредоточенно работать без отвлечений. Затем следует перерыв на 30 минут. Этот процесс повторяется снова.

Для оптимальной продуктивности рекомендуется начинать с самых сложных и срочных задач, когда энергии и концентрации еще много. Существует и другой вариант этого метода: 52 минуты работы и 17 минут отдыха. Это идеально подходит для тех, кто не может работать полтора часа подряд, но и 25 минут слишком мало для полноценной концентрации.

Чем полезен: такая техника помогает более четко организовать рабочий процесс, не откладывать задачи на потом и при этом давать себе время на отдых и восстановление сил. Также метод предоставляет достаточно времени для выполнения крупных задач: полтора часа в классическом варианте и почти час — в альтернативном.

Преимущества:

Недостатки:

Метод «швейцарского сыра» способствует преодолению прокрастинации и облегчает выполнение больших и сложных дел.

Суть метода: представьте проект в виде целого куска сыра, а отдельные задачи — как «дырки» в нем. Чтобы взяться за крупный проект, его разбивают на небольшие задачи разного объема и уровня сложности. Эти небольшие дела постепенно выполняются, и проект словно «тает» на глазах. Когда остается лишь несколько пунктов, их завершение объединяет все этапы и работа над проектом успешно завершается.

При этом работа должна быть разнообразной и не быть связана логикой. Дела необходимо брать хаотично, из разных смысловых блоков.

Чем полезен: за счет подхода можно сделать работу увлекательнее, даже выполняя сложные и большие проекты.

Преимущества:

Недостатки:

Подход был разработан бизнес-консультантом Д. Алленом. Аббревиатура GTD означает Getting Things Done. Метод используется для управления задачами и структурирования рабочей информации.

Суть метода: для эффективного использования этой методики необходимо пройти несколько шагов:

Первым шагом становится сбор всей информации по текущим задачам в одном месте — это может быть доска, таблица, бумажный список или онлайн-инструмент.

После этого каждая задача проходит обработку по алгоритму GTD:

Задачи, которые необходимо выполнить немедленно, делаются сразу, делегируются другим исполнителям или переносятся на конкретный день. Остальные откладываются на будущее, удаляются или отправляются в архив.

На этапе организации задачи группируются по нескольким критериям: по срочности (срочные, отложенные, без сроков) и по проектам и направлениям, к которым они относятся.

Далее проводится обзор: задачи пересматриваются и анализируются заново. Это помогает выделить менее актуальную работу или, напротив, ставшую приоритетной.

Заключительный этап — собственно выполнение. На этом этапе определяется, как выполнить каждую задачу.

Чем полезен: методика Getting Things Done помогает завершить начатое и навести порядок в делах.

Преимущества:

Недостатки:

Метод хронометража позволяет проанализировать и повысить личную эффективность.

Суть метода: вначале необходимо две недели тщательно отслеживать все действия, которые занимают больше пары минут, и записывать их в специальную таблицу. Стоит также помечать время суток, когда они выполнялись.

Затем в течение следующих двух недель следует оценить, насколько продуктивно было использовано время: удалось ли завершить задачу, выполнены ли промежуточные цели или время прошло впустую. Каждому делу выставляется оценка в баллах, при негативных результатах полезно фиксировать причины неудачи.

После месяца наблюдений пора приступать к анализу информации для выявления закономерностей: какие дела занимают больше всего времени, в какие часы продуктивность максимальна, а когда появляется явный упадок сил.

После этого можно начать оптимизировать свой рабочий процесс, подстраивая важные дела под время наибольшей активности. Задачи, с которыми стабильно возникают проблемы, можно поручить кому-то другому, устранить причины неудач (например, обучиться необходимым навыкам) или вовсе исключить их из расписания.

Чем полезен: подход помогает эффективно распределять усилия между повседневными задачами, а также он может быть полезен при планировании смены деятельности, так как помогает выявить предпочтения к определенным занятиям.

Преимущества:

Недостатки:

Методика, которая, по слухам, была разработана 34-м президентом США Д. Эйзенхауэром, базируется на принципе «срочное и важное — сделай сейчас, остальное — отложи или забудь» и способствует более осознанным решениям.

Суть метода: разные задачи, такие как заказ печати брошюр, встреча с директором или полив фикуса в офисе, различаются между собой по степени срочности и значительности. Чтобы эффективно организовать работу, дела распределяются в соответствии с матрицей, которая состоит из четырех блоков.

В первую очередь следует сконцентрироваться на задачах блока I — это наиболее критичная и срочная работа. Далее перейти к задачам блока II, где находятся важные, но несрочные дела, которые требуется завершить не немедленно, но в ближайшее время. Затем выполняются задачи блока III — менее значимые, но срочные. Их стоит перепоручить или автоматизировать, чтобы не тратить на них много времени.

Работа из блока IV — неважная и несрочная — выполняется в последнюю очередь или вообще исключается, так как она может отвлекать от более приоритетных дел.

Чем полезен: матрица Эйзенхауэра позволяет правильно расставлять приоритеты и не отвлекаться на второстепенные дела, фокусируясь на наиболее значимой и нужной работе.

Преимущества:

Недостатки:

Метод автофокуса был создан экспертом по тайм-менеджменту М. Форстером для того, чтобы помочь людям делать то, что им хочется в текущий момент времени.

Суть метода: в отличие от других методов, здесь не требуется составлять строгий план перед работой. Все задачи записываются в общий перечень, а затем вы просто просматриваете его до тех пор, пока не ощутите желание заняться какой-либо из них.

Не имеет значения, насколько объемная или сложная работа привлекла ваше внимание — начинайте выполнять ее сразу. Когда дело сделано, вычеркните его из списка. Если оно не было выполнено в этот день, вычеркните его и добавьте в конец, чтобы снова вернуться к нему позже.

Если какое-то задание стабильно пропускается, это сигнализирует о том, что с ним что-то не так: возможно, оно чересчур сложное или требует значительных усилий. Тогда имеет смысл раздробить его на более мелкие части и вновь включить в перечень.

Чем полезен: подход помогает сосредоточиться только на том, что хочется сделать в данный момент, что повышает мотивацию и эффективность.

Преимущества:

Недостатки:

Принцип трех дел предложен экспертом по продуктивности К. Бейли и помогает сосредоточиться только на наиболее приоритетных задачах.

Суть метода: вместо того чтобы пытаться охватить всё сразу, ежедневно выбираются три главные задачи, которые необходимо завершить.

Существует также модификация этой техники, называемая принципом девяти дел. Она предполагает выполнение одной большой задачи, трех средней важности и пяти небольших. Эта вариация помогает не только работать над объемными проектами, но и успевать закрывать повседневные задачи.

Чем полезен: метод идеально подходит для тех, кто испытывает трудности с концентрацией из-за большого количества мелких дел.

Преимущества:

Недостатки:

Диаграмма Ганта — это инструмент для наглядного отображения хронологии и длительности проектов и всех задач внутри них.

Суть метода: диаграмма отображает задачи на вертикальной оси, а время — на горизонтальной. График показывает, какие работы по проекту могут проводиться одновременно, а какие — только последовательно.

Чем полезен: применение диаграммы Ганта помогает более точно контролировать выполнение задач, улучшая планирование и управление длительными проектами.

Преимущества:

Недостатки:

Метод «сделайте это завтра», разработанный экспертом по тайм-менеджменту М. Форстером, предлагает откладывать выполнение некоторых задач на следующий день, чтобы не перегружать себя.

Суть метода: согласно этому методу в начале рабочего дня создается список, куда заносятся все дела на сегодня. Затем этот список закрывается для редактирования — все возникающие в течение дня задачи вносятся в список на завтра.

Методика делает акцент на различии между «занятостью» и «действительной работой». Занятостью считаются задания, не способствующие карьерному росту, не приносящие прибыли, не помогающие в развитии навыков, их может выполнить кто угодно. Несмотря на кажущуюся срочность, если такую работу отложить на завтра, она часто теряет свою актуальность и может быть полностью исключена из списка.

Истинная работа, напротив, способствует личностному и профессиональному росту, может быть трудной и обязательно требует вашего участия.

Также важно различать форс-мажоры и задачи, которые нужно сделать в тот же день. В первом случае у вас нет выбора — вы сразу же принимаетесь за них, как за тушение пожара. Во втором же — можете отложить задачи на завтра, ничего не потеряв. Негативные последствия от отсутствия результата в тот же день должны быть действительно серьезными — только в этом случае стоит отвлечься на такую работу. Однако эти случаи редки и большинство возникающих дел терпят до следующего дня.

Чем полезен: подход позволяет не торопиться, анализировать задачи перед их выполнением, избегать перегрузки и работать без суеты, планомерно продвигаясь вперед.

Преимущества:

Недостатки:

Методика хронотипов от сомнолога и психолога М. Бреуса основывается на учете индивидуальных биоритмов для повышения эффективности работы.

Суть метода: каждый человек имеет свою уникальную суточную активность: одни более продуктивны утром, другие — днем или вечером. Этот подход предполагает, что важно понимать свой хронотип и адаптировать деятельность к своим естественным биологическим циклам.

Хронотип представляет собой комплекс характеристик организма, отражающий, в какое время суток он наиболее работоспособен и когда ему нужно отдыхать. Для определения своего хронотипа можно пройти онлайн-тест.

Согласно методике, всего существует четыре хронотипа:

Чем полезен: метод помогает организовать свое время так, чтобы работать в периоды максимальной активности и при этом отдыхать, когда это необходимо для восстановления.

Преимущества:

Недостатки:

Для того чтобы техники тайм-менеджмента были наиболее эффективны, полезно добавить несколько дополнительных простых шагов. Они помогут сфокусироваться на работе, которая была определена как важная.

Иногда бывает, что команда настолько поглощена текущими задачами, что даже не замечает, как много дел накопилось и как часто они выполняются в последний момент. Вот несколько явных признаков, которые подскажут, что пора заняться тайм-менеджментом:

Во избежание нехватки времени и регулярных просрочек можно использовать различные техники тайм-менеджмента. Стоит помнить о главных принципах управления временем.

Статьи из блога Kaiten про организацию рабочих процессов:

А что вы используете в своей работе и личной жизни, чтобы всё успевать и не выгорать?