Раз — и отправлено: как чат-боты экономят от 2 часов в день администратору онлайн-школы

Бот регистрирует на курс, собирает данные студентов и отправляет приглашения по email. Механика легко адаптируется под разные ниши и позволяет автоматизировать рутину, снизить ошибки человеческого фактора и сэкономить время.

Metaclass — бесплатная онлайн-школа, которую в 2018 году открыла IT-компания KTS. Основные направления обучения — фронтенд- и бэкенд-разработка для начинающих специалистов. Курсы проходят каждые полгода, после них успешных выпускников приглашают на стажировку в KTS.

Основной поток кандидатов регистрируется через форму на сайте, в среднем это 600—700 человек на каждый курс. Из них 40—50 студентов приходят по рекомендации от сотрудников KTS или преподавателей профильных вузов.

Таких учеников нужно выделить в отдельную группу, собрать их данные и отправить доступы к платформе. Как всё это делает чат-бот, рассказываем в кейсе.

В боте пользователь выбирает курс, на который хочет записаться, и оставляет свои контакты. Эти данные чат-бот заносит в Google-таблицы для фронтенд- и бэкенд-программ. Такая механика позволяет разделить потоки на курсы и собрать данные кандидатов в едином месте.

Кроме этих данных, чат-бот автоматически сохраняет имя пользователя в Telegram

Затем бот спрашивает, кто посоветовал курс, и также сохраняет информацию в соответствующую ячейку таблицы. Так администратор Metaclass может сверить данные рекомендателей со списками сотрудников KTS и преподавателей.

Бот делится контактами администратора, чтобы ребята знали, к кому обратиться с вопросами

Чат-бот помогает Metaclass автоматически сегментировать аудиторию и экономит время администратору: ей не нужно просматривать сотни заявок и вручную отбирать тех, кто пришёл по рекомендации.

Преимущество чат-ботов, которые собрали на конструкторе — гибкость настроек. Чтобы изменить сценарий или дополнить его, достаточно добавить новые блоки и протестировать их. Это позволяет быстро адаптировать чат-бот под разные задачи и экономит время и ресурсы.

Например, в октябре этого года школа Metaclass запустила закрытый курс для студентов МГТУ им. Н. Э. Баумана и Московского Политехнического университета. В бот добавили новую ветку сценария: при регистрации студенты указывают, что они узнали о курсе из чата своего вуза и оставляют контакты. Для подтверждения чат-бот предлагает отправить фото студенческого билета.

Бот может сохранять разные типы вложений: фото, видео, документы, ссылки. Кроме того, в Smartbot есть возможность установить количество файлов, которые должен принять бот. Например, ровно 3 или диапазон от 2 до 5

Бот сохраняет файл в соответствующую переменную, формирует ссылку для скачивания и заносит её в Google-таблицу. Администратор смотрит фото студенческих билетов и сверяет их с контактами пользователя.

«Чат-бот сильно экономит нам время на проверку. Без него это делать долго и муторно: администратору скидывали бы фото билета в личку, их надо загрузить куда-то, сделать ссылку. Плюс узнать контакты и всё это занести в таблицу. А бот автоматически собирает все данные в едином месте, что делает проверку проще и быстрее»

Бывает так, что бот попадают случайные люди. Например, если друг поделился с ними ссылкой или они нашли страницу школы в поисковике.

В этом случае администратор отправляет сообщение кандидатам через блок «Чаты» в Smartbot. Она копирует имя пользователя в Telegram из Google-таблицы и по нему находит в боте диалог. Это удобно — не нужно писать с личного аккаунта и восстанавливать историю переписки. Кроме того, все диалоги сохраняются в едином окне.

Чтобы ответить лично, можно поставить сценарий бота на паузу, а затем снова запустить его

После проверки заявок администратору нужно отправить приглашение с доступом к платформе каждому студенту. Чтобы не делать это вручную, Metaslass собрали на конструкторе второй чат-бот для внутренних задач.

Бот интегрировали с таблицей, в которой хранят данные студентов. Механика простая: администратор запускает команду «Добавить студентов» и выбирает нужный курс. Бот проверяет статусы в таблице и отправляет приглашение по email.

После отправки письма чат-бот проставляет отметку в Google-таблице, что студент добавлен на курс

«На закрытый курс зарегистрировалось 250 человек. Если бы не бот, администратору нужно было бы скопировать почту каждого студента, зайти на обучающую платформу, внести email в специальную форму и подтвердить отправку. А потом ещё вернуться в таблицу и проставить отметку. Это 2—3 часа монотонной работы. А в боте она запускает команду — и сотня писем уходит автоматически»

Первые два модуля курса ученики проходят самостоятельно, а с третьего начинают работать над проектом. В этом им помогает наставник — он консультирует, проверяет домашние задания и даёт обратную связь.

Чтобы назначить ментора, нужно понять, какой проект выбрал студент, и собрать дополнительную информацию. Эту задачу тоже выполняет бот. В нём пользователи запускают команду «Получить ментора» и проходят авторизацию.

Smartbot генерирует код и отправляет его на email. Эта функция помогает проверить, что команду запустил именно тот пользователь, который проходит курс

После подтверждения аккаунта, бот предлагает ответить на несколько вопросов. Например, он узнаёт:

какой проект выбрал студент;
вуз, специальность, факультет;
уровень опыта в программировании.

Когда пользователь ответит на все вопросы, бот отправляет ему ссылку на чат с ментором.

Ответы пользователя бот сохраняет в Google-таблицу. Эти данные нужны, чтобы отобрать кандидатов на стажировку в KTS

Ещё одна функция бота — информирование студентов. Например, кураторы школы напоминают о старте курса, делают рассылки с анонсами вебинаров и отправляют записи эфиров.

Также в рассылках отвечают на часто задаваемые вопросы. Например, рекомендуют посмотреть папку «Спам», если студенты не получили приглашение по электронной почте

Чат-боты сокращают рутину и делают процесс регистрации на курсы чётким и прозрачным. Бот автоматически заполняет данные в таблице, и администратор школы сразу видит:

сколько новых заявок;
у кого нужно проверить данные;
кому отправить приглашения.

Это позволяет исключить ошибки человеческого фактора и экономит время.

«Если студентов 20—30 это ещё ничего. Но когда заявок сотни — много времени уходит на обработку, легко запутаться, и ошибки неизбежны.
Благодаря автоматизации можно быстро расти, не увеличивая штат сотрудников. Потому что боты делают работу быстрой и удобной. У администратора уходит 5 минут в день, чтобы пробежаться по таблице и проверить рекомендации и студенческие билеты»

Подобные механики можно адаптировать для других сфер бизнеса. Например, записывать клиентов на услугу или регистрировать участников ивента. Пользуйтесь подробными инструкциями и готовыми шаблонами в Smartbot Pro, чтобы быстро собирать ботов под ваши задачи.

Попробовать бесплатно