Больно, страшно, но необходимо: как мы переехали из ClickUp в Kaiten и выжили

Переезд из одного сервиса в другой — и так непростой процесс, а когда вы делаете это срочно — тем более. Таск-трекер, в котором работала GoCPA, резко прекратил работу в сентябре 2024 года. Буквально за несколько дней компания переехала в Kaiten. Переход был неидеальным, но работа команд не остановилась. Егор Васильев, CTO компании, рассказал, как все было.

Мы в GoCPA разрабатываем технологии и интерфейсы для партнерских программ. Наша платформа помогает автоматизировать и упростить работу с партнерами, отслеживать метрики и выплачивать вознаграждение.

Компания была основана семь лет назад, и за это время мы дошли до штата в 40 человек. Это переломный рубеж, когда появляется middle-менеджмент, а значит, меняются процессы. Чтобы управлять ими, не обойтись без таск-трекера.

Последние три года мы использовали ClickUp, но в сентябре 2024 он прекратил работу в России. Сначала возникла идея разработать собственный трекер, который был бы адаптирован под наши запросы и потребности. Но на это нужно время, а в компании из 40 человек без трекера нельзя — процессы сразу замирают.

Чтобы не прекращать работу, нужно было срочно переезжать в новый готовый сервис. Один из менеджеров предложил Kaiten. Выбрали этот инструмент, потому что были немного знакомы с ним: его использует наш клиент, и мы иногда работали в его пространстве.

Переход в Kaiten был непростым. Сервис сильно отличается от ClickUp, и нам пришлось привыкать к новым инструментам.

Особенно непросто прошел импорт данных из старого сервиса. Мы переносили их с помощью встроенного в Kaiten приложения Convertinator и через CSV. Проблема в том, что за три года работы в ClickUp накопились тысячи карточек, и импорт занимал несколько часов. За это время VPN, который нужен, чтобы открыть ClickUp и запустить конвертацию, отключался, и процесс переноса останавливался. Мы так и не смогли импортировать все карточки автоматически. Что-то переносили через CSV-выгрузки, что-то все еще продолжаем переносить вручную.

У нас трехуровневая организационная структура. На верхней ступени находятся руководители компании, ниже — руководители департаментов, затем рядовые сотрудники. По такой же логике мы выстраивали систему управления проектами в трекере: я, как руководитель компании, ставлю квартальные цели менеджерам департаментов, а они — своим подчиненным.

Как было в ClickUp. Карточки расположены в разделах, которые называются спейсами. Мы создали спейс HQ, в котором ставили руководителям цели на кварталы. Приоритеты выделяли цветными флажками.

Свой спейс также был у каждого департамента: HR, DevOps, Product, Analytics и других. В них руководители отделов декомпозировали свои цели на задачи. Для этого использовали инструмент Task in multiple list: дублировали цель из HQ в спейс департамента и раскладывали ее на карточки.

Как сделали в Kaiten. Здесь аналог спейса — пространство. Мы создали пространство HQ, а в нем — доски с названиями департаментов. На каждой доске есть карточка, которая названа по должности руководителя. От нее создаем дочерние задачи с целями. И также проставляем приоритеты в специальном поле. Благодаря такой организации все верхнеуровневые задачи собраны в одном месте и не теряются.

Далее у каждого департаментов есть свои пространства. На них цели декомпозируются на конкретные задачи.

В ClickUp мы работали по спринтам и также организовали их в Kaiten. Каждый спринт — это отдельная доска со столбцами «Очередь», «Оценить», «В работе» и другие. По ним мы двигаем карточками с задачами по мере того, как выполняем их.

Во время анализа спринтов мы нашли различие между сервисами. В ClickUp отчеты более глубокие и детализированные. Все показатели спринта отображаются на дашборде — например, можно посмотреть, из каких задач складывалось рабочее время сотрудника.

В Kaiten шаблонных отчетов не хватило, но хорошо, что благодаря открытому API можно получать данные и формировать собственные отчеты. Мы так и сделали. Например, наш разработчик создал таблицу, которая позволяет видеть динамику незакрытых инцидентов. На ней мы увидели, что при исправлении одного бага создаем несколько новых, — сейчас избавляемся от этой проблемы.

Переход в новый сервис прошел не без проблем, зато процессы в компании не остановились. Kaiten во многом отличается от ClickUp, и некоторых вещей нам не хватает. Но есть такие функции, которых не было в предыдущем сервисе, и которые упростили нам работу.

Удобно смотреть учет времени и трудозатраты — в ClickUp для этого нужно создавать отдельные дашборды, что может сделать только администратор. В Kaiten данные в свободном доступе для любого участника.

Легко передвигать карточки по доске — достаточно нажать на стрелку, и задача попадает в следующий столбец.

Широкий выбор ролей. От роли пользователя зависит уровень его доступа к системе и права в ней. В ClickUp полноценно работать с задачами могут только администраторы, а у рядовых пользователей возможности ограниченные. Например, они не могут редактировать карточки. В Kaiten можно создавать роли с любым набором полномочий, а еще выдавать права конкретным пользователям.

Высокая скорость работы. Kaiten загружается в несколько раз быстрее, чем ClickUp.

В итоге мы получили удобный таск-трекер от российских разработчиков. Да, он отличается от ClickUp, но имеет и свои положительные качества. К тому же точно не уйдет с рынка.

Если у вас был опыт переезда из ClickUp в Kaiten, или если вы также экстренно переезжали из других платформ, поделитесь своим опытом в комментариях. Как все прошло и получилось адаптироваться?