Рабочий гайд по адаптации для стартапов

В начале моей карьеры, новый сотрудник, которого компания искала полтора месяца, после двух часов рабочего дня сказал своим новым коллегам “Я пошел за колой” и больше не вернулся. С тех пор, когда кто-то отваливался на онбординге, мы называли это “ушел за колой”.

Исчезнувшие в первый день сотрудники еще не самое страшное для собственников бизнеса. Согласно исследованиям Society for Human Resource Management компании отмечают, что на полную продуктивность новый сотрудник выходит в среднем через 6–9 месяцев. До этого момента их затраты на зарплаты и обучение превышают пользу от работы.

Качественный онбординг направлен на максимально быстрое и легкое включение сотрудника в работу для получения прибыли от его труда. При отсутствии даже простой системы адаптации, сотрудники будут отваливаться на испытательном сроке, а значит, снова нужно покупать базу резюме и тратить человеко-часы руководителей на интервью, затем снова ввод в должность, снова вместо прибыли от сотрудника убытки в первые 6-9 месяцев, и если совсем не повезет, то новый круг найма.

Хватит это терпеть! Давайте попробуем разорвать порочный круг.

Рекрутер выкатил оффер, кандидат его принял и дата выхода новичка известна, документы собраны, NDA подписан.
Далее, со стороны рекрутера важно сделать следующее:
1. Запросить доступы для нового сотрудника. После получения доступов, их можно добавить в файл pre-onboarding документа, который отправляется новичку перед выходом.
2. Поставить в календарь нанимающего менеджера (это тот, к кому выходит новичок) установочную встречу для ввода сотрудника в должность.
Если вы стартап, пишите простым и легким языком. Оставьте канцеляризмы и бюрократический язык для крупных компаний.

Состояние должно быть примерно такое. Ответственное и немного торжественное. К тому же, это отличная возможность перетрясти всю документацию и обновить важные файлы, до которых у руководителя не доходили руки.

Создайте шаблон onboarding-страницы для новичков и меняйте профильные материалы в зависимости от роли нового сотрудника.

Страница должна содержать в себе следующие материалы:
1. Материалы о компании и основные положения о работе. Гайды по общим процессам, где найти информацию об отпусках, где найти информацию о сотрудниках, орг. структура компании, а также контактные лица по вопросам hr, тех.поддержки и бухгалтерии.

2. Общие чаты. Кросс-командные чаты по проектам, чат отдела, чат для дейликов, дженерал, флудидка и другие места, где ведется коммуникация между сотрудниками.

3. Расписание важных встреч. Weekly, all-hands, кросс-командные регулярные встречи, расписание 1:1 и контрольные точки (о них я расскажу чуть подробнее дальше)

4. Материалы, которые потребуются сотруднику для работы. Основные ссылки на таблицы, данные по проектам и прочее. Добавляйте всё-всё и обязательно дайте небольшую расшифровку по каждой ссылке. О чем она и что по ней можно найти. Это поможет вам избежать лишних вопросов от сотрудника в первое время.

5. План на первую неделю. Заранее определите фронт работ на первую неделю новичка и укажите ожидаемый результат.

6. План на первый месяц. Тоже самое. Опишите, какие задачи будут стоять перед новым сотрудником и каких результатов вы от него ожидаете.

7. План на испытательный срок. Это очень важный пункт, потому что благодаря нему, вы сможете понять остается ли сотрудник с вами дальше. Если все расписано понятно и просто, указаны все таргеты - ни у вас, ни у сотрудника не будет сомнений как оценивать его работу.

Welcome-встреча
Когда?
В идеале, зафиксировать по всем выходам единое время. Например, каждый выход у вас проходит в 12:00. Этот ритуализм добавит чуть больше ответственности нанимающему менеджеру, так как не все руководители понимают важность первой встречи с сотрудником и двигают ее по календарю туда-сюда, от чего новый сотрудник, который и без того чувствует себя потерянным, не может понять, а его ждут вообще в компании или нет. Можно сказать, что первая встреча для новичка - гарант выполнения первых договоренностей. Поэтому к ней нужно относиться ответственно.

Что обсуждаем?
Идем по страничке онбординга для сотрудника. Рассказываем то, о чем там написано. После блока о задачах на испытательный срок можно перейти к погружению в процессы или дать сотруднику пару часов разобраться с файлом и только потом уже погружать его в проект. Для этого может понадобиться дополнительная встреча.

Знакомство с командой.
В начале самой первой встречи представьте новичка остальным членам команды, не задвигайте это в конец встречи, когда все уже будут выжаты и не вовлечены на 100%.
Пригласите сотрудника в календаре во все встречи, в которых он должен участвовать.
Если в вашей команде новый сотрудник занимает ключевую позицию, поставьте ему welcome-coffee встречу для знакомства с каждым членом команды или стейкхолдерами, где они расскажут о своем проекте, роли на проекте и погрузят в контекст происходящего.

В онбординге важно держать руку на пульсе. Регулярно созваниваться с сотрудником на 1:1, обсуждать его вопросы, продвижение по проектам, интересоваться настроением и состоянием. В общем, быть вовлеченным в его адатацию. Обычно 1:1 с руководителем проходят раз в неделю. После испытательного срока можно проводить 1 раз в 2 недели, если в частых созвонах нет необходимости.

Кроме того, есть несколько больших контрольных точек:
1. Конец первой рабочей недели. Обсудите первые итоги, что ему понравилось, что не понравилось, какие вопросы возникли, в чем нужна помощь и даете обратную связь по итогам первой недели.

2. Первый месяц после выхода на работу.
К этой встрече важно подготовиться. Соберите более развернутую обратную связь, для удобства можно структурировать ее в таблице. Что вам нравится в работе сотрудника, а что необходимо подкорректировать или полностью исправить. Сохраняйте позитивный настрой в диалоге, даже если что-то идет не так. Но если все же, работа новичка оставляет желать лучшего, у него будет время принять обратную связь в работу и скорректировать ее.

3. Второй месяц после выхода на работу.
Встреча для оценки динамики по обратной связи с прошлого месяца. Если все наладилось, это просто супер! Если нет, сообщите сотруднику, что времени до конца испытательного срока остается меньше и ему нужно приложить усилия для того, чтобы попасть в таргеты, о которых вы говорили ранее и серьезнее отнестись к обратной связи. Простыми словами, это последнее китайское предупреждение. Через месяц - выстрел.

4. Встреча перед закрытием испытательного срока.
Важно поставить эту встречу до даты завершения испытательного срока. Почему? Если ваши сотрудники оформлены официально, у вас есть возможность попрощаться с новичком, который не соответствует вашим ожиданиям без проблем с ТК. Просрочить эту встречу на 1-2 дня - дорого стоит. Будьте внимательны.
На встрече подведите итоги испытательного срока. Пройдитесь по планам, которые вы писали ранее. Если все окей, то отметьте успехи сотрудника, его положительные профессиональные качества и поздравьте с успешным прохождением испытательного срока. В случае, если сотрудник не оправдал ожиданий, скажите ему об этом прямо и подтвердите файлами с невыполненными договоренностями. В таком случае увольнение сотрудника пройдет прозрачно и мягко.

Ух! Текст получился большой! Это потому, что я делюсь опытом в формате статьи впервые. Надеюсь, что материал был для вас полезным и интересным :)

Расскажите о своих самых жестких онбордингах в карьере? Что могли бы изменить в тот момент компании, чтобы ваша адаптация прошла более успешно?