Как эффективно управлять международной командой удаленно

О роли менеджеров проектов в мотивации сотрудников рассказывает стратегический консультант, эксперт в области коммуникаций, директор по стратегии и операционной эффективности US Mobile Арина Власова.

Дистанционная работа всегда была частью моей профессиональной жизни. В PwC в качестве консультанта у меня были частые командировки, и приходилось общаться с командой в режиме онлайн. Более того, мы обращались за помощью к международным экспертам, и коммуникация с ними проходила тоже в удаленном формате.

В моей текущей компании, крупном стартапе в Нью-Йорке, я работала из-за пандемии коронавируса только дистанционно, не была в офисе ни разу, и его открытие планируется нескоро. Более того, здесь мне приходится общаться с командами из разных точек мира, с разными часовыми поясами. За последние полгода мы запустили ряд очень успешных проектов. Основываясь на своем личном опыте, могу подтвердить, что дистанционный формат может быть даже более продуктивным, чем работа в офисе, если менеджеры направляют сотрудников и эффективно управляют командой.

Ряд крупнейших компаний используют программное обеспечение для контроля количества часов, в течение которых сотрудник активно работал. Однако такой инструмент может быть не эффективен, потому что важно не количество часов, а результат, и у каждого сотрудника может быть свой режим для выполнения задач. К примеру, кому-то комфортнее работать в более поздние часы, именно в этом промежутке он достигает максимальных результатов. Некоторые сотрудники, у которых есть семьи и другие важные обязанности, могут работать в более ускоренном темпе.

Чтобы сотрудники пришли к определенному результату, работая дистанционно, необходимо управление и мотивация со стороны менеджмента. Под управлением имеется в виду не постоянный контроль, а формирование направленности работы команды. Люди должны чувствовать постоянную поддержку со стороны ответственного за проект, им необходимо предоставлять гибкие условия.

Основная роль менеджера — быть всегда доступным, давать конструктивную обратную связь и формировать видение проектов. В дистанционном режиме, когда под управлением находится международная команда, он должен «бесшовно» трансформировать офисную работу в режим онлайн:

Для того чтобы трансформация команды в онлайн-офис состоялась, менеджеры должны включить в работу ряд новых digital-инструментов. Они позволят держать руку на пульсе и создадут для работников прототип реального офиса. Это позволит обеспечить постоянную доступность менеджеров и будет мотивировать сотрудников работать в обычном режиме.

Лайфхаки, как эффективно управлять командой на удаленке и какие платформы для этого использовать:

1. Начинайте рабочий день с онлайн-встречи в Zoom, Google Meets или Whereby — на любой платформе, которая комфортна для вас

Такая виртуальная конференция может быть организована для членов департамента или участников проекта. Основная цель — дать возможность каждому человеку «отчитаться» о том, что он делал вчера, какие встречи у него запланированы или над чем он будет работать сегодня. Так вся команда будет осведомлена о планах, прогрессе коллег и о главных новостях. Такие конференции должны стать обыденным ритуалом для удаленного офиса.

Дополнительно мотивируйте команду организовывать еженедельные онлайн-встречи формата «проверка пульса» по отдельным функциям. К примеру, ответственные за центр поддержки клиентов сотрудники могут еженедельно обсуждать вопросы, связанные с их работой.

2. Активно пользуйтесь Google календарем и отмечайте все запланированные встречи.

Подталкивайте свою команду отправлять запросы на онлайн-встречи в календаре и отмечать свои часы работы, чтобы было легче определиться с графиком сотрудников из других стран. Во-первых, это поможет достичь абсолютной прозрачности в том, как прошёл день или неделя у работника. Во-вторых, это действительно облегчит административную и организационную часть работы для команды, потому что календарь всегда будет под рукой.

3. Найдите свой онлайн-мессенджер для постоянной коммуникации внутри компании.

Это может быть Slack или Google Chat. Важно, что данная платформа должна стать основной для вашей компании. Создавайте групповые чаты и активно обсуждайте корпоративные вопросы в них. К примеру, у менеджеров по продукту может быть чат для информирования команды о запуске нового функционала, у отдела по развитию бизнеса — чат для обсуждения запросов бизнес-клиентов. Онлайн-менеджер должен стать своего рода ядром экосистемы по дистанционной работе сотрудников.

4. Начните использовать интерактивные платформы для коллабораций.

Это может быть Coda или Notion. На таких платформах вы сможете структурно подходить к любому проекту: обозначить сроки проекта и транслировать их команде, добавить ответственных и «место» для сдачи сотрудниками их заданий — ссылку на Excel Google Sheets, документ в Google Drive, задачу в Jira и так далее. Более того, на таких платформах можно создавать календари или архив задач: что нужно сделать, что находится в работе, что было сделано. Интерактивная платформа, действительно, станет мощным инструментом коммуникаций, и ее можно использовать для обсуждения проектов на онлайн-встречах.

5. Активно используйте информационные панели для визуализации KPI компании.

Эффективнее обсуждать показатели работы бизнеса на дэшбордах, которыми вы можете «поделиться» с участниками онлайн-встречи. Первым шагом для компании может стать разработка чартов в Tableau или на прочих платформах. В идеале иметь информационную панель, отражающую KPI всей компании и их каскадирование на различные департаменты. Так, отклонения по рядам операционных KPI могут быть автоматически направлены в виде уведомлений в групповой чат Slack.

Работа в онлайне может быть намного эффективнее, чем в офисе. Все зависит от того, куда менеджер ведет свою команду и каким образом ее мотивирует. Данные инструменты, перечисленные экспертом, помогут вам эффективно управлять удаленными сотрудниками.

#управлениекомандой #удаленнаяработа #рольменеджера