Скрытые возможности вашей CRM: функции, которые вы не используете (зря!)

Если вы уже работаете с CRM-системой, например, с Битрикс24, то наверняка думаете, что знаете о ней всё. Ведёте клиентскую базу, ставите задачи, отправляете письма — всё по классике. Но вот вопрос: а не упускаете ли вы что-то крутое? Ведь в таких системах, как Битрикс24, прячется куча недооценённых функций, которые могут сэкономить время, нервы и даже деньги. Давайте разберёмся, какие скрытые возможности вы, возможно, пропускаете, и как их использовать с умом. Погнали!

Вы знали, что в Битрикс24 можно настроить автоматическое согласование документов или заявок? Это не просто роботы в CRM, которые отправляют напоминания клиентам, а полноценные бизнес-процессы. Например, сотрудник подаёт заявку на отпуск, а система сама отправляет её начальнику на утверждение, потом в бухгалтерию — и всё без вашего участия.

Лайфхак: Зайдите в раздел «Автоматизация» и попробуйте настроить простой процесс, например, согласование счёта. Вы удивитесь, как быстро это разгрузит вас от рутины. А если что-то сложное — есть дизайнер бизнес-процессов, где можно всё нарисовать, как в конструкторе лего.

Сколько раз вы объясняли новичку, как заполнять карточку клиента? Или где лежит шаблон договора? В Битрикс24 есть «База знаний» — это как ваш корпоративный справочник, который вы сами наполняете. Туда можно закинуть инструкции, FAQ, регламенты — всё, что угодно.

Лайфхак: Создайте базу знаний в разделе «Компания» и добавьте туда пару полезных статей. Например, «Как работать с CRM: 5 шагов для новичка». Сотрудники будут меньше дёргать вас с вопросами, а вы сэкономите время на онбординге.

Думаете, воронка продаж — это только про сделки? В Битрикс24 можно настроить мультиворонки под разные направления бизнеса. Допустим, у вас есть розничные продажи и опт — создайте для каждого свою воронку. Или даже воронку для найма сотрудников: от резюме до испытательного срока.

Лайфхак: В разделе «CRM» выберите «Воронки и туннели продаж» и настройте отдельную воронку под каждую задачу. Это как разложить вещи по полочкам — сразу видно, где что застряло. Также используйте туннели между воронками они помогут настроить автоматические переходы между стадиями разных воронок, например, после этапа «Согласование» в одной воронке сделка уходит на «Доставка» в другой.

Если вы ещё не подружились с CoPilot в Битрикс24, то зря. Это встроенный ИИ, который помогает писать тексты, придумывать идеи и даже расшифровывать звонки. Представьте: клиент звонит, а CoPilot сам записывает суть разговора и заносит в карточку. Или вы просите его набросать письмо — и вуаля, готово за минуту.

Лайфхак: Попробуйте вызвать CoPilot в мессенджере или CRM (кнопка обычно рядом с текстовым полем) и попросите, например, «Напиши вежливый отказ клиенту». Это как иметь под рукой копирайтера, который не просит зарплату.

Многие используют Битрикс24 только для учёта клиентов, но упускают сквозную аналитику. Она показывает, какие рекламные каналы реально приносят прибыль. Например, вы вложили 10 тысяч в рекламу в VK, а она дала всего два лида. А звонки с сайта принесли 10 сделок.

Лайфхак: Подключите аналитику в разделе «Маркетинг» и настройте интеграцию с рекламными площадками (Google, Яндекс, соцсети). Так вы поймёте, куда стоит вкладывать бюджет, а что пора выключить.

Вы знали, что в Битрикс24 можно редактировать документы прямо внутри системы? Не нужно скачивать файл, править в Word, а потом загружать обратно. Это как Google Docs, только встроенный. Коллеги могут работать над одним файлом одновременно, оставлять комментарии и видеть изменения в реальном времени.

Лайфхак: Зайдите в «Диск», создайте документ и пригласите коллег. Например, составьте коммерческое предложение вместе с менеджером — быстрее и без лишних писем.

Если вам важно знать, сколько времени сотрудники тратят на задачи, включите функцию «Учёт рабочего времени». Она фиксирует, когда человек начал рабочий день, сколько длился перерыв и как долго он возился с задачей. Это не про слежку, а про дисциплину и планирование.

Лайфхак: Активируйте эту функцию в разделе «Время и отчёты». А ещё настройте автоматический отчёт — он придёт вам на почту в виде удобной таблицы.

CRM в Битрикс24 умеет не только хранить данные, но и сегментировать клиентов. Например, вы можете выделить тех, кто покупал больше трёх раз, и отправить им персональную скидку. Или напомнить тем, кто давно не заходил.

Лайфхак: В разделе «CRM-маркетинг» настройте сегмент (например, «Клиенты из Москвы с чеком выше 5000») и запустите рассылку прямо из системы. Это проще, чем кажется, и не нужно дополнительных сервисов.

Если вам важно знать, кто из сотрудников копался в карточке клиента или задаче, есть скрытая фишка — «Журнал доступа». Он показывает, кто заходил в объект CRM, когда и что делал. Это полезно для контроля или разбора спорных ситуаций.

Лайфхак: В карточке сделки, контакта или задачи найдите вкладку «История» или «Журнал» (зависит от версии). Там будет детальная информация о действиях.

Если вы часто готовите счета, договоры или акты, настройте шаблоны в Битрикс24. Система сама подтянет данные клиента, и вам останется только нажать «Сохранить» или «Отправить».

Лайфхак: Зайдите в настройки CRM, найдите «Шаблоны документов» и создайте парочку. Например, шаблон счёта с автозаполнением имени и суммы — это реально спасает, когда дедлайны горят.

Эти функции — не просто «фишки для галочки». Они помогают работать быстрее, умнее и эффективнее. Представьте, сколько времени вы тратите на рутину, которую можно автоматизировать. Или сколько клиентов теряете, потому что не видите полной картины их поведения.

Не пытайтесь освоить всё сразу — начните с одной-двух функций. Например, настройте шаблон документа или протестируйте CoPilot. Потратьте полчаса на эксперименты, и вы сами удивитесь, как это просто. А если что-то не получается, то в том же Битрикс24 есть куча инструкций, техподдержка и целое сообщество партнеров-интеграторов.

Так что не ждите — загляните в свою CRM и попробуйте что-то новенькое. Может, прямо сейчас там спрятан инструмент, который выведет вашу работу на новый уровень. И не забудьте поделиться своими лайфхаками с коллегами — вдруг они тоже пропускают что-то крутое? Удачи вам и вашему бизнесу!