Хватит терпеть бардак в компании! Как оптимизировать процессы
После очередного расширения компании HR-менеджер, который всегда всё успевал, начал проваливать сроки и тратить много времени на онбординг новичков. Разберёмся, какие процессы можно оптимизировать.
Привет, на связи TEAMLY – платформа для построения сильных команд и управления знаниями в бизнесе. Знакомьтесь с Мариной. Сегодня у неё не лучший день: свалились резюме из пяти мессенджеров, пришло требование от руководителей «найти срочно», а новички пишут в чат: «Где мой договор?». Всё это – на фоне уведомлений от бухгалтерии: «Марина, вы не опять не отправили новых специалистов подписать документы»…
Марина – не плохой работник. Она просто пытается управлять процессами вручную, а бизнес растёт быстрее, чем её возможности. Как же перейти от авралов к системе, где:
- подбор кандидатов занимает дни, а не недели;
- новички не сбегают, потому что их адаптируют грамотно;
- документы не теряются, а автоматически попадают в нужные папки.
Секрет – не в работе «быстрее», а в правильных инструментах оптимизации. Разбираться будем на примере отдела HR, но применить рекомендации сможете в любых других структурах.
Как определить, что процессы пора оптимизировать
Многие компании сталкиваются с проблемами в управлении персоналом: долгие процедуры оформления сотрудников, ошибки в документации и хаотичный подбор кадров. Это приводит к снижению производительности и потере талантов. Однако решение лежит на поверхности – нужно пересмотреть подход к организации внутренних HR-процессов.
Вот что может послужить тревожным звоночком:
1. На этапе подбора резюме перспективного кандидата затерялось в хаосе чатов и почты.
2. Онбординг кажется стихийным бедствием, а не отлаженным процессом. Из-за вала задач новичок неделю просидел без задач, потому что менеджеру было просто не до него.
3. Документы хранятся в 10 разных папках, а бухгалтерия и отдел кадров чуть не каждый месяц теряют какие-то важные файлы.
Что может помочь
Марине повезло: коллега пригласил её на конференцию, и она узнала, что существует платформа для совместной работы, созданная по принципам Work Management (да-да, речь о Тимли).
Особенно классными показались решения, которые могут устранить сразу несколько проблем в отделе HR комплексно и эффективно:
- Общее пространство. Сюда можно собрать все статьи, базы данных, документы, шаблоны договоров и приказов и не только.
- Умные таблицы. Здесь удобно управлять процессом: менять представления (таблица, Гант, календарь и пр.), присваивать статусы этапам работы с документами, чтобы ничего не пропустить: «Срочно», «На согласовании», «В работе» и т.д. Цветовая подсветка выделяет задачи, облегчая фокусировку на самом важном.
- Канбан-доски. Помогают визуально контролировать этапы любого рабочего процесса. В случае Марины – стадии отбора кандидатов и шаги по онбордингу от «Отправлен NDA» до «Доступ к серверам выдан». Визуализация показывает текущее состояние процесса и облегчает восприятие информации.
- Автоматизация рутинных действий. Уведомления, смена статусов, рассылка приглашений – всё выполняется автоматически, освобождая время для стратегических задач.
Оптимизация + инструменты Teamly
Вот как Марина сможет устранить свои проблемы через оптимизацию процессов.
Процесс 1: Подбор – от поиска до оффера
Эффективность подбора зависит от чёткости контроля на всех этапах рекрутинга. Сейчас компания ведёт подбор по-старинке: созвоны,письма, запись результатов собеседований в отдельных документах или блокноте, рассылка офферов в мессенджерах…
Да ещё и знакомые пытаются пристроить своих кандидатов с нерелевантным опытом…
Решение
Поможет канбан-доска – одно из представлений Умных таблиц. Интуитивно понятный инструмент позволяет визуализировать весь путь кандидата от начала до конца: скрининг, прохождение тестов, интервью, оценку результатов и принятие финального решения.
Каждый этап представлен отдельной колонкой, а сама работа движется плавно слева направо. Достаточно одного взгляда на такую доску, чтобы увидеть, кто находится на каком этапе и где возникают затруднения.
Приведём пример от наших клиентов из IT-компании. Однажды поиск технического писателя затянулся на два месяца. Они как раз внедрили TEAMLY, и HR-менеджер выяснила: 70% кандидатов «зависали» на этапе тестового задания. Оказалось, менеджеры давали слишком сложные задачи без чётких сроков, не дожидались выполнения и начинали искать кого-то ещё. В канбане добавили колонку «Тестовое», получили обратную связь от каждого кандидата, который застрял на нём, скорректировали ТЗ – и через 3 недели вакансию закрыли.
Процесс 2: Онбординг
Каждый новичок попадает в водоворот первых дней на новой работе: пытается разобраться, куда идти и кому звонить, ждёт пароль от сервисов и постоянно задаёт вопросы руководителю. А тот занят своими делами и забывает напомнить про важную бумажку или назначить встречу с командой. Вот и получается, что человек провёл первую неделю, ничего толком не сделал и вообще не понял, зачем его нанимали.
Решение
Диаграмма Ганта. HR-менеджеру важно понимать, по каким этапам нужно провести сотрудника. Диаграмма Ганта поможет расписать весь процесс онбординга от А до Я: начиная с первой встречи с руководителем или лидом и заканчивая получением полного доступа ко всем сервисам. График покажет, что и когда нужно сделать, и предупредит заранее, если кто-то застрянет на своём этапе. Кстати, инструмент делает процесс прозрачным для всех заинтересованных сторон: руководитель может заглядывать в умную таблицу и корректировать работу.
Канбан. Хорошо себя зарекомендовал канбан с этапами: «Выдать ноутбук», «Выдать доступы и пароли», «Назначить наставника», «Провести экскурсию по офису» и т.д.Есть план мероприятий по каждому человеку: новичок спокойно входит в колею, не нервничает и быстрее приступает к делу, руководители и HR экономят кучу времени и сил, а опытным сотрудникам не приходится постоянно дублировать разъяснения.
Процесс 3: Унификация пространства отдела
В Тимли есть готовые шаблоны, чтобы сразу оформить пространство любой команды и наполнять его вместе. Полноценная база знаний включает все полезные материалы: от описания правил заполнения заявлений до алгоритмов подключения к проектам и советам по быстрому поиску коллег, от списка локально-нормативных актов до карты мотивации сотрудников.
Также есть возможность создать статьи с ответами на частые вопросы – собирать удобную базу знаний. Сотрудник самостоятельно читает инструкции: как установить необходимую программу, к кому обратиться по конкретному вопросу, уточнить правила поведения в офисе или время проведения митапов по пятницам.
После адаптации появляются другие вопросы: как подать заявление на отпуск, где найти контакт сисадмина, как подать заявление на отпуск, как составить акт о командировке или как правильно бронировать переговорку.
Небольшой вывод
Конечно, можно продолжать клеить стикеры на монитор с надписью «Не забыть про табель!» Или каждый раз изобретать велосипед, создавая новый чат для согласования оффера.
Но согласитесь, нервная суета и нескончаемые вопросы от новичков никому не нужны. Марина готова внедрить инструменты, которые помогут ей автоматизировать рутину, упорядочат процесс адаптации и свести влияние человеческого фактора к минимуму. Как думаете, у неё получится?
Ещё больше информации про инструменты Тимли – в нашем Телеграм-канале. Там говорим об управлении командами и знаниями в бизнесе, делимся кейсами и не только.