От шаурмичной до Пятёрочки — почему всем бизнесам нужна товароучётная система?
Товароучётная система есть чуть ли не у каждого киоска с шаурмой. Однако предприниматели внедряют её по принципу «чтобы было», не задумываясь, какую пользу она может принести. При этом, если раньше учёт можно было вести в тетрадке или «наобум» пробивать чеки по свободной цене с любым наименованием, — то с 1 февраля всё кардинально поменяется. Рассказываем, почему правильный выбор товарного учёта поможет поднять выручку, спасёт от штрафов налоговой; что даёт и зачем он нужен. А также о сервисе, который раз и навсегда избавит бизнесмена от головняка.
Товарный учёт — сердце бизнеса
Если вам важно знать, насколько прибыльно ваше дело, на что уходит большая часть денег, какие товары или услуги пользуются спросом, а какие тянут бизнес ко дну, — вам необходим товарный учёт.
При этом вести учёт в тетрадях или громоздких excel-файлах больше не требуется. Теперь системы товарного учёта встроены в онлайн-кассы.
Вам не придётся покупать или отдельно устанавливать товароучётную систему на отдельный компьютер, настраивать связь с кассой, выгружать данные и даже нанимать для этой работы отдельного человека.
И да, даже если вы торгуете домашней шаурмой в киоске у своего дома или самодельными игрушками онлайн, вам всё равно потребуется онлайн-касса. Иначе вам грозят штрафы и нападки со стороны налоговой.
Что будет, если вести дело без товароучётной системы?
Только представьте, что вы открыли своё дело, наняли сотрудников, заказали товары на кругленькую сумму и уже успели поработать несколько месяцев.
И вот, чтобы отпраздновать лёгкий старт, вы встречаетесь со знакомым в кафешке. Тот спрашивает, как идут дела. На первый взгляд, вроде бы неплохо. Но когда разговор заходит о цифрах, вы просто отшучиваетесь, не зная ничего о реальной выручке.
Тут же вашу беседу прерывает звонок. На линии ваш ответственный кассир, который жалуется, что товар в магазине закончился и торговать больше нечем. А вы точно помните, что на позапрошлой неделе заказывали партию.
И тут приходит осознание, что ровным счётом ничего не знаете о своём бизнесе.
Ни выручки, ни количества полученного товара. У вас нет аналитики по продажам, контроля кассиров, поставок. При этом вы не можете быстро получить достоверную информацию о товаре на складе. У вас начинают опускаться руки, кажется, что всё пущено на самотёк.
Ситуация, конечно же, выдуманная, но она отлично отражает то, что происходит среди бизнесов России.
И лишь потому, что у большинства предпринимателей до сих пор нет толковой товароучётной системы в кассе. Или они просто не научились ей пользоваться.
Зачем предпринимателю товарный учёт? Раскладываем по полочкам
- Анализ товаров. Вы будете точно знать, когда поступил товар, сколько вы заплатили за него, какую выручку получили с продажи, сколько товара осталось на прилавке. Что лучше продаётся, а какой товар «залёживается». Также будут видны ошибки при учёте: нулевые цены, отрицательные остатки. Все цифры и данные перед вашими глазами.
- Анализ товаров. Вы будете точно знать, когда поступил товар, сколько вы заплатили за него, какую выручку получили с продажи, сколько товара осталось на прилавке. Что лучше продаётся, а какой товар «залёживается». Также будут видны ошибки при учёте: нулевые цены, отрицательные остатки. Все цифры и данные перед вашими глазами.
- Борьба с воровством. Все продажи, скидки, движение товаров фиксируется в программе. Любая недостача будет выявлена сразу после инвентаризации. Вот ситуация: покупатель купил товар за 1000 рублей. Оплатил наличкой. Чек не забрал. Ваш кассир провёл возврат по кассе, всё оформил корректно и забрал эту 1000 рублей себе «в карман» из кассы. Без инвентаризации, предусмотренной в товароучётной системе кассы, вы бы поверили кассиру на слово. И даже похвалили бы за грамотное оформление документов возврата. А с инвентаризацией вы бы увидели, что товара на прилавке нет, а кассир — воришка.
- Указание наименования, количества и цены товара при продаже. А вот это очень важный пункт! С 1 февраля все торгово-сервисные предприятия должны указывать в чеке наименование товаров, работ и услуг, их количество и цену за единицу с учётом скидок и наценок. Требования подробно изложены в статье 4.7 ФЗ-54 от 22.05.2003. Если вы никогда не работали с номенклатурой, а пробивали товары или услуги по свободной цене — самое время внедрять товарный учёт. Иначе — штраф до 10 000 рублей. Товароучётная система позволит быстро добавить товарные позиции, например, через файл Excel, который можно запросить у поставщика. Или, если у вас небольшой ассортимент, вам не составит труда вручную добавить несколько позиций через кассу.
- Контроль склада и остатков. Товароучётная система позволит вам, не посещая магазин или склад, удалённо следить за товарами. Достаточно зайти в личный кабинет управления торговой точкой и всё проверить.
- Перемещение товаров между торговыми объектами. Если у вас не одна торговая точка, а несколько, то вы сможете без труда распределить товары по точкам нажатием одной кнопки. При перемещении система автоматически спишет товар из остатков одного магазина и оприходует в другом.
- Создание акций и скидок. Неразумно вводить скидку на товар, который и так пользуется спросом. Также не стоит запускать акции, которые не принесут результата и будут неинтересны покупателям. Товароучётная система поможет точно узнать, какие товары пользуются спросом, а какие стоит побыстрее продать со скидкой.
- Работа с техкартами и продажа составных блюд. Актуально для кафе, баров, ресторанов. Технологические карты (техкарты) позволяют отслеживать затраты на ингредиенты и не допускать нулевых остатков. Например, если официант приносит на кухню заказ на приготовление борща, — со склада списываются все ингредиенты, необходимые для приготовления блюда (свёкла 1 шт., петрушка 1 пучок, чеснок 1 шт. и т.д.). Составные товары — комплекты, собранные из разных товаров или ингредиентов. Так, можно собрать свою «коробку» из ходового и залежавшегося товара и выгодно его реализовать.Работа с маркировкой и ЕГАИС. Сейчас многие товары подлежат обязательной маркировке. А это значит, что продавать их «просто так», пробив товар через кассу, не получится. Важно, чтобы на кассе можно было отсканировать datamatrix — специальных код маркировки — и отправить данные в соответствующие государственные системы.
- Печать этикеток и ценников. Это ещё один важный плюс: с товароучётной системой можно создавать новые ценники со скидками или без.
Вся вышеперечисленная функциональность — обязательна для ведения и автоматизации бизнеса.
Мы провели опрос среди предпринимателей, использующих товароучётную систему «БИФИТ Касса», и выяснили, что:
✓ 17 % владельцев бизнеса пришлось приобрести кассу с надлежащим ПО, чтобы не попасться на штрафы. До этого они обходились тетрадками учёта, но при этом сталкивались с частой недостачей и воровством со стороны кассиров.
✓ 31 % пользователей решили поменять товароучётную систему из-за того, что в предыдущих программах им приходилось доплачивать за необходимую функциональность. Маркировку, ЕГАИС.
✓ 52 % установили кассовое ПО с товарным учётом из-за обязательного указания номенклатуры в чеке при продажи товара. Сюда попадают небольшие предприятия малого бизнеса и те, кто работал на автономных кнопочных кассах.
К слову, малый бизнес, состоящий из магазинчиков у дома с ограниченным количеством товарных позиций (до 50 шт.), воспринял вштыки нововведение.
Есть ли вторая жизнь у кнопочных касс в 2021 году?
Обладатели кнопочных касс думают, что на них нельзя установить товароучётную систему, а значит придётся выбросить свою кассу или продать на «Авито». Но, это не так!
Пользователям автономок достаточно подключить кассу к устройству по bluetooth или через usb на Android (планшету, смартфону) с установленным программным обеспечением «БИФИТ Касса», чтобы печатать номенклатуру в чеке.
При этом, этот способ реально учитывает все требования 54-ФЗ. Предпринимателям не придётся выбрасывать деньги на ветер и покупать смарт-кассы.
Скажу по своему опыту, что когда открываешь бизнес, в первую очередь думаешь о том, где бы по нормальной цене арендовать помещение, закупиться и закорешиться с поставщиком, что сделать для привлечения клиентов, а уже потом думаешь про кассу и внедрение учёта. Поэтому бизнес в России такой неподкованный, все думают, что вести подсчёты в тетради куда проыитнее и спокойнее (и дешевле), чем довериться автоматизации. А если поручить эту работу кассиру, следить за всем и вести учёт... Уууу...
Дело серьёзно.