Гибридный график работы убивает 80% информации. Что делать? Советы от Ильяхова

Сотрудники пишут длинные письма, задачи теряются в чатах, а созвоны превращаются в бесконечные обсуждения ни о чём. Руководитель требует: «Научитесь писать короче!» Но проблема вовсе не в текстах.

Привет! На связи TEAMLY, мы помогаем командам избавиться от хаоса в задачах и документах. Этой весной Максим Ильяхов – автор бестселлера «Пиши, сокращай» и создатель «Главреда» – выступил на нашей конференции. За 15 лет он научил сотрудников сотен компаний писать ясно и работать без лишней бюрократии. Его гайды помогают побеждать канцелярит даже госструктурам, а база знаний на TEAMLY – выстроить диалог предпринимателей-заказчиков текстов с исполнителями.

Разбираем с экспертом главные ошибки корпоративной коммуникации и объясняем, почему даже идеальные гайды не работают без трёх ключевых принципов. Начнём с ошибок.

Компании часто ищут волшебную таблетку: закупают курсы по работе с текстами, пишут гайдлайны, внедряют корпоративные стандарты. Но через месяц сотрудники снова отправляют десятистраничные письма, а задачи «зависают». Руководитель агентства по продвижению жалуется: «Заказываю копирайтеру текст для рассылки с ответами на три вопроса: что, когда, сколько, а получаю нечитаемую простыню из 250 слов». Сотрудники не понимают, чего хочет начальник, потому что тот сам не формулирует чёткие требования.

После пандемии личные встречи всё чаще заменяют чатами и Zoom-созвонами. Но живое общение – это не только слова. Это интонация, жесты, реакция коллег.

Вот типичный пример. На тренинге в министерстве Максим рассказывал о коммуникации. Вдруг в зал вошёл начальник департамента. Слушатели, которые были расслаблены, заметно напряглись.

Вы и сами, наверняка замечали, что фраза «Как дела с проектом?» в чате и при личной встрече вызывает разные реакции. В переписке теряется 80% контекста – интонация, эмоции, невербальные сигналы. Эмодзи и стикеры не всегда способны скрасить ситуацию. Сотрудники начинают додумывать: «Почему он спросил о сроках в субботу утром? Это сарказм? Упрёк?»

Кажется, люди всегда могут спокойно поговорить и прояснить рабочие моменты. Но всё напрасно, если в процесс встроились нездоровые модели поведения.

«Пишите служебку!» – так коллеги уходят от ответственности. Вместо решения проблемы начинается переписка по регламенту, которая затягивается на дни.

Встречи без повестки превращаются в разговоры ни о чём. Участники не понимают, зачем их позвали, а итог – нулевой.

Важные документы тонут в потоке мемов и обсуждения обедов. Сотрудники создают новые чаты для каждой задачи, но через неделю уже не помнят, где что обсуждали.

Даже удобный таск-менеджер обрастает «хвостами»: старые задачи не закрываются, новые добавляются. В итоге трекер напоминает кладбище невыполненных планов. Останется или организовать их похороны или использовать правило 70%: запустить процесс с недочётами, а не ждать идеала.

Если ничего не менять, можно получить такую картину:

- Средний чат проекта, напоминающий детектив с потерянными уликами: «А где мы обсуждали бюджет? В телеграм? В почте? В вотсапе?»

- Затянутый онбординг новых сотрудников: месяцы на обучение и выход на хорошие показатели вместо пары недель.

- Договариваться, а не переписываться. Если задача сложная или конфликтная, встречайтесь лично или звоните. После этого фиксируйте договоренности письменно.

- Учить не только сотрудников, но и руководителей. Топам стоит показывать пример: отвечать на письма вовремя, формулировать чёткие задачи, давать обратную связь.

Создать документ с правилами коммуникации. Не забудьте:

- Добавить примеры из реальной практики компании.

- Обновлять каждые полгода.

- Требовать соблюдения от всех – включая руководство.

Внутренние документы в базе знаний должны быть:

- С примерами из вашей компании – не абстрактные «пиши ясно», а реальные шаблоны писем, которые отправляет отдел продаж.

- С обратной связью – если руководитель не комментирует письма по стандартам, сотрудники решат, что это просто «для галочки».

- С глоссарием – списком терминов или специализированных слов и их определений, которые использует ваша команда.

Напомним, что в TEAMLY можно не просто собирать базу знаний. В истории правок видно, кто и когда добавил информацию, как уточняли – это превращает документ в живой процесс, а не в догму.

Хорошо зарекомендовал себя таск-трекер. Главное, чтобы он не стал могилой для задач, а был рабочим инструментом. Так, в TEAMLY есть такие функции:

- Напоминание о дедлайнах.

- Настройка приоритетов и сроков, назначение ответственных

- Группировка по задачам и дополнительная группировка

***

Максим Ильяхов считает, что сервис Тимли удобен для создания базы знаний. На одной платформе он собрал всё, что нужно для работы с текстом.

- Гайды с кейсами из практики – например, как сократить письмо с 300 до 50 слов.

- Базовый курс Главреда по основам сильного текста из 14 уроков.

- Чек-листы для руководителей – «5 вопросов, которые нужно задать, если задача виснет 3 дня».

- Руководство по созданию работающей презентации.

- И многое другое.

Запись выступления эксперта на нашей конференции смотрите здесь: YouTube | VK | RuTube.

Мы согласны с Максимом: коммуникацию не исправить одними гайдлайнами. Нужны живые примеры, вовлечение руководителей и инструменты, которые не усложняют жизнь. О том, как отладить процессы, регулярно рассказываем в нашем телеграм-канале.