Notion вместо десятка приложений (плюс мои шаблоны)

«Я не могла разобраться в Notion и не пользовалась им. Как только я разобралась, не представляю без него свою жизнь».

В первую очередь статья написана для коммьюнити блога @daria_check. Здесь собран личный опыт использования: философия, идеи и подход. Здесь нет подробных инструкций по использованию приложения, зато будут готовые шаблоны и идеи в конце.

Notion — это как приложение для заметок, таблиц, менеджмента задач и для создания стратегий проектов в одном окошке. Сервис доступен на Windows, macOS, Android, iOS и в виде расширений для Chrome и Firefox.

Если вы никогда не открывали Notion, здесь есть короткий видеогид на русском языке, здесь в виде текста и тут на английском языке.

Я активно использую Notion для:

Есть критика приложения, о которой, я считаю, вы обязаны знать. C недавнего времени я заметила, что Notion теперь работает и в оффлайне, то есть можно что-то записать, а сохранит он при подключении к интернету. Стартап развивается, поэтому отсутствие каких-то фич пока что меня не особо расстраивает.

Важное уточнение: я использую Notion, в основном, на Mac и iPad. Мне не очень нравится дизайн на iphone, а также я стараюсь выстроить более рабочие ассоциации с Notion: на телефоне очень легко переключиться на что-то ещё и из-за этого с течением времени будет тяжелее концентрироваться на работе. Когда же я открываю Notion на ноутбуке, я знаю, что это для анализа, креатива или работы.

Я считаю себя человеком, любящим систему, порядок и понятную структуру. В жизни мне важно видеть прогресс по проектам, а в программах мне важно, чтобы они упрощали, а не усложняли жизнь. С таким настроем я занималась поиском любимых программ всю жизнь.

Прошла через Evernote, Notes, Google Docs, Trello, Teams, Slack, Telegram (да, сообщения самой себе до сих пор использую как рабочие заметки), и вот дошла до Notion.

Сделаю оговорку, что Notion мы нашли для работы в команде экошколы, но арсенал инструментов мне так понравился, что я перевезла туда (почти) всю свою жизнь.

Опыт использования программы похож на создание сайта, только здесь не нужно уметь в программирование. Есть достаточно обширный список функций и шаблонов, которые помогут создать удобную минималистичную станицу, таблицу или список. Список функций обширный, но конечный, что важно для того, чтобы в какой-то момент остановить создание страниц и приступить наконец-таки к созданию контента внутри:)

Недавно я переборола боязнь формул и научилась ими пользоваться в Notion. Теперь могу делать более сложные таблицы, но пока лишь использовала такую для планирования финансов (шаблон ниже).

Таблицы можно смотреть в разном стиле: как таблицу, как список, как блоки — удобные варианты, всегда можно найти самый эффективный. А ещё из топовых функций — это, конечно, сортировка и фильтр. Сортировка помогает отображать ячейки в заданном порядке (например, задачи по критичности дедлайна), а фильтр позволяет отображать в таблице только определенные ячейки по фильтру (например, только задачи Даши в общем списке задач).

В два клика из списка можно сделать to-do, bullet points или «развертыш». Любую страницу можно сделать как подстранцией, так и главной, или вообще перенести в другой раздел.

Эта функция, из-за которой этот инструмент можно использовать для работы в команде. Любую таблицу (database) можно скопировать и вставить на любую другую страницу и все изменения в любой из версий будут синхронизироваться! Это позволяет иметь большие списки командных задач, из которых каждый может сделать маленький список только своих задач или задач по определенной теме. Также функция полезна для работы в команде или когда одна и та же таблица используется в двух проектах (например, ресурсы по климату нужны и для подкаста, и для блога).

Просто в восторге от базовой идеи создания собственного мини-сайта для заметок. Как и в этой статье, например, в Notion можно использовать гиперлинки, которые ведут на другие страницы.

1. Нет интеграции с пинтерестом, а было бы круто визуализировать цели в отдельную папку и соединять со страницей письменных целей. Зато есть интеграция с Splash, где в два клика можно найти бесплатную картинку для шапки страницы, что тоже неплохо.

2. Документы из Google не синхронизируются, а значит полностью уйти от обычных программ не получится. Зато их можно оформлять красивым списком, так они хотя бы не потеряются.

3. Заметки всё ещё удобнее записывать в saved сообщениях в Telegram, на бумажке или просто в заметках, потому что в Notion нужно сделать на один клик больше.: )

4. Нельзя полностью заменить таблицы, для которых предназначены Google Sheets: базы клиентов, учет бухгалтерии компании, списки для интеграций с Tilda, Zapier, рассылками и тд.

5. Чем больше синхронизированных таблиц на странице — тем дольше эта страница будет прогреваться. Некритично, но миллисекунды иногда ощущаются.

Советы:

1. Главный принцип, который я использую в построение любой системы — наблюдение. Что мне нужно получить от этой страницы? Что мне важно видеть? Выписываю из головы критерии и начинаю создавать удобное рабочее онлайн пространство. Затем я наблюдаю за собой, какие вещи используются, а какие вызывают отторжение. Экспериментирую, пока не нахожу систему, которая упрощает.

2. В начале лучше попробовать использование приложение на минималках, чтобы понять подходит ли оно сейчас под ваши запросы. У меня было 4 попытки полюбить Trello, но оно просто не отвечало моим нуждам (которые я заметила благодаря пункту 1).

3. Я знаю, что после знакомства с приложением захочется вести там абсолютно всё. Но какие-то вещи реально удобнее (пока что) делать в других местах (планировать ленту Инстаграма в приложениях или «Фото», быстро записывать заметки на телефоне в «заметки»)

Шаблоны из этой статьи можете использовать, как вам угодно: работайте по моей схеме или меняйте документы под себя. Улучшения в комментариях тоже приветствуются.

🧭 Стратегия -> спринт -> неделя -> трекер привычек

Мне было важным найти решение, которое позволит запланировать большое видение года, а потом разбить его на конкретные задачи. Сделала я это с помощью трёх страниц: Стратегия, Спринт на 3 недели, Неделя и день.

Видение — цели — стратегия — система, привычки, задачи

Выписываю какие мысли я хочу думать в перспективе года, что хочу видеть вокруг себя, какое состояние хочется испытывать и что хочется делать ежедневно. Делаю это в течение недели, когда хочется. Потом думаю над тем, какие из этого могут быть конкретные цели на год, перевожу видение в цели по разным сферам жизни.

Реалистичное планирование

К такой системе меня подтолкнуло желание фокусироваться на определенных проектах на протяжении короткого времени. Моя голова разрывается от идей и проектов, поэтому в какой-то момент стало важным просто приоритизировать что-то одно на короткое время. Заходит — продолжаем, не заходит — выводы сделаны.

Также это позволяет приоритизировать и направить фокус на личные проекты типа работы над сном или бегом. Короче, вместо 100 целей на год у меня есть всего 3 на следующие 3 недели. Это более выполнимо и быстрее приблизит меня к той картинке, которую я создала в папке Стратегия.

Про саму концепцию и как такое делать можно почитать в этой статье. Оттуда же я и адаптировала шаблон.

Как успевать важное

Чтобы хоть как-то управлять хаосом жизни, создала страницу с фокусом и задачами на неделю. Каждый рабочий день начинается с выявления 1-3 главных задач в соответствие с целями спринта, настроением и дедлайнами. На этой же странице выведены все таблицы с задачами для меня по всем проектам, чтобы было понятно, где «горит». Справа выписываются задачи на неделю из головы, просто чтобы не забыть, особенно если они без дедлайна и для себя/дома.

Там, где фокус, там результат.

Самое важное, что я преследовала этой страничкой — это сделать так, чтобы создание новой недели было без лишних телодвижений. Получилось так, что теперь нужно настроить только одну главную таблицу по своим привычкам, целям и мотивации и, нажав только одну кнопку, можно получить новую неделю.

60% финансов тратим на нужды, 20% на желания и 20% инвестируем в будущее

Главная идея — следить за расходами, доходами и инвестициями/сбережениями в течение года. Не так важны единичные транзакции, как понимание сколько денег тратится на какие категории.

Первые блоки — это распределение дохода за год по трем категориям: Обязательные, Хотелки, Инвестиции/Заначка. По правилам финансовой грамотности моя цель — это распределение 60%/20%/20%. Траты за январь проставлены как пример В конце месяца я подбиваю траты по категориям: всё, что пришло пишу в Income, всё, что ушло пишу в Expenses, всё, что осталось распределяю по папкам на подушку безопасности, отпуск и инвестиции. Проценты в первом блоке соответсвенно поменяются.

Идеи для страничек:

Рутины: Страница для субботнего чекина по своим целям и процессам. список чеклист того, что нужно сделать в субботу вечером: от простой уборки в пространствах и телефоне до анализа привычек и сториз в инстаграм.

Вишлист, чтобы было удобно себя радовать (а также делиться хотелками с друзьями и близкими): рассортировать по цене, чтобы было удобнее исполнять. Конечно же, можно ещё картинки добавлять, но мне лень.

Гипотезы: Новые мысли, действия ⇒ новые результаты, адаптация к новой реальности или ее создание — такая философия этой странички. По-простому, я собираю инсайты, которые могу применить в жизни и посмотреть что из этого получится. А что если заготавливать чеснок в морозилке заранее? А что если попробовать, как в книге, давать тз команде не просто текстом, а голосом и чеклистом? А что если мне подойдет кудрявый метод? Не попробуешь — не узнаешь.

3 минуты: идея для странички, в которой сохраняются главные инсайты после прочтения книги, просмотра фильма, лекции и тд. Главное приучить себя делать такое саммари после важного куска информации, к которому ты знаешь, что не вернешься, но и забыть не хочется.

Списки: страница, собирающая все списки ресурсов и любимых сайтов, компаний, чтобы, во-первых, было удобно проверять сайт, а во-вторых, делиться подборками с другими. В шаблоне можно подсмотреть идеи для списков и то, как их можно визуализировать. Страницу ещё адаптирую под себя.

Видеообзор моего Notion доступен в блоге.

С вами была @daria_check,

Пока-пока!

#notion