Никаких авралов и саботажа. Как команде копить и использовать знания

Мы что, всё делали не так? Оказывается, перетаскивать карточки из столбца в столбец – не лучшая идея. А двигаться по канбан-доске нужно справа налево, а не наоборот, как это делают обычно.

Привет! На связи команда TEAMLY. Мы создаём удобную платформу для управления бизнесом. Казалось, мы съели собаку на накоплении знаний. Но лекция Алексея Пименова, тренера, эксперта и практика по канбан-методу, смогла нас удивить. Делимся лучшими моментами, инсайтами и даём реальные инструменты для работы.

Да, именно так: любая работа со знанием в целом нелинейна. Представьте: вам в отдел нужен ещё один разработчик. Как будете искать в идеале?

Шаг 1. Сначала в дело вступает эйчар. Публикует вакансию, рассматривает подходящие резюме и коллекционирует претендентов.

Шаг 2. Дальше пачка анкет переходит к вам – отбираете тех, с кем стоит встретиться. Появляется новая активность.

Шаг 3. Кандидаты приходят на собеседование.

Всё последовательно, просто и понятно. Словом, совсем не так, как в жизни.

А в жизни будет так. Рекрутеру всё ещё попадаются резюме под запрос, и он их досылает. Первая активность не завершена. Вы уже собеседуете людей, но и отсеиваете кандидатов, то есть продолжаете вторую активность. При этом и вы, и эйчар параллельно занимаетесь другими своими делами.

Вернёмся к рабочим активностям по накоплению знаний. Их можно изобразить не только в виде графика, но и в виде доски. Например, для анализа, разработки и тестирования.

Для чего нужна доска? Чтобы показывать, как происходит рабочий процесс, которого не существует в физическом мире.

Визуализация процесса в виде доски возникла в XXI веке. Если вам кто-то будет рассказывать, что это доски с производства «Тойоты», не верьте. Это новодел, который придумали в 2005–2006 годах.

На производстве визуализация процесса не нужна. Представим цех. Запчасти проходят сборочные узлы, физически перемещаются по конвейеру и превращаются в готовые изделия. Прораб видит производственный процесс.

А в офисе? Вы зайдёте в комнату и увидите людей, сидящих за компьютерами. Через час они точно так же сидят за компьютерами. И даже если вы разбираетесь в том, что происходит на экране, непонятно, когда будет закончена задача, на каком этапе она находится, есть ли проблемы.

Сегодня нужен эквивалент умственного труда в физическом мире. И этим эквивалентом стали сначала магнитно-маркерные доски и квадратные стикеры. Сейчас всё виртуализировалось и стало реализовываться в различных таск-трекерах.

Как мы помним, процесс накопления знаний – это не линейная эстафета. Когда один закончил, не значит, что второй начался. Нужны некоторые буферные состояния.

Например, анализ закончен, а разработка ещё не начата. Это нужно визуализировать. Почему? Потому что в жизненном цикле процесса скрыто очень много данных, которые полезно будет извлечь.

Вот у нас есть таблица/доска с задачами по каждой активности. Например, на этапе проверки обнаружен дефект. Что мы обычно делаем? Берём стикер и перемещаем в этап разработки. Но в действительности фаза разработки для этой задачи не начинается с нуля. Представьте аналогию.

Вы учитесь в 7-м классе, готовитесь к контрольной по математике и встречаете упражнение на тождество. В 5-м классе вы, например, болели и тему тождеств пропустили. Поэтому сейчас вы пойдёте к преподавателю, он даст учебник 5-го класса, чтобы прочесть нужные главы и сделать упражнение.

Почему тогда в рабочем порядке вы двигаете стикеры по доске туда-сюда? Можно использовать другой способ, который даст больше плюсов.

Итак, проблема возникла в одном стикере на этапе проверки. Сверху на него клеим более яркий стикер, который называется блокер. Например, какая-то команда не предоставила данные, мы ожидаем – висит блокер. У нас не работает оборудование – висит блокер. Он показывает, что здесь что-то не так.

Какую информацию стоит прописать в блокере:

Как обозначить блокеры на канбан-доске? В базе знаний TEAMLY вы можете:

Первая выгода – единая приоритезация. Возьмём стикер из этапа проверки. Он прошёл уже несколько итераций, в задачу вложены деньги и человекочасы. Если мы не используем блокер, значит, переносим его обратно в «Анализ», чтобы исправить дефект. И там он, никак не отмеченный, начинает конкурировать со стикерами, в которые вложено меньше денег и времени.

По-хорошему в таск-трекере должна быть система, которая показывает: ребята, вот это важнее, чем вот это. Чаще всего такая нагрузка ложится на руководителя или тимлида, который должен это подсветить. Но проще ввести основное правило: приступая к работе, надо проходить по задачам справа налево.

Вторая выгода – никаких больше людей-колонок. Как правило, команду сложно вовлечь в весь процесс целиком. Тестировщики решают задачи из столбца «Проверка», аналитики – из «Анализа» и так далее.

Если отойти от концепции передачи работы от одного специалиста другому, появится целостность. Тот же аналитик может понадобиться на любом этапе, везде может возникнуть блокер, требующий внимания.

Блокер, на котором решение задачи было приостановлено, – это сработавший риск. У него есть:

1. Вероятность возникновения.

2. Последствия.

Например, проблема задерживает работу на 5 дней. И возникает она 50 раз в год. Ретроспектива не позволит разобраться с такими проблемами на системном уровне.

Во времена офлайна эти красные стикеры не выбрасывали, когда блокировка была снята. Отличная практика – раз в квартал или в полгода устроить собрание и наклеить все блокеры на одной доске. Сейчас в несколько кликов их можно отсортировать.

Если у вас настроен таск-трекер, он выдаст информацию автоматом. Вы получаете управление всеми инцидентами с возможностью поиска системного решения.

Воспользуйтесь инструментами TEAMLY, чтобы процесс стал проще.

Дочитали до конца? Супер! Теперь нам было бы интересно обсудить, какие мысли Алексея и для вас стали вдохновляющими инсайтами?

А ещё приглашаем на важный вебинар «Переход на новый интерфейс: всё, что нужно знать о Teamly 3.0».

TEAMLY полностью переходит на новый интерфейс 1 августа 2025 года. Чтобы адаптация прошла без суеты, разберём обновление вместе.

За 45 минут Бэлла Чупашова, продуктовый маркетолог TEAMLY, покажет: где теперь живут основные функции, какие новые элементы ускорят работу. И разберёт логику решений: почему сделали именно так.

Ждём вас 19 июня (четверг), 12:00 (МСК)

Еще больше информации о возможностях инструментов TEAMLY – в нашем телеграм-канале.