Сегодня хочу рассказать историю одного маленького заведения общепита, которая произошла буквально на моих глазах.

Текст - пересказ истории предпринимательницы, о ее проблемах и переживаниях.

Реклама крутится, гости заходят, пахнет свежей выпечкой... но в конце месяца Ольга снова смотрит в отчет и не понимает: «Куда ушли все деньги? Вроде бы продажи есть, а прибыли почти нет».

Знакомая ситуация?

Ольга, как и многие, кто приходит в бизнес без опыта, столкнулась с главной ловушкой маленького кафе: можно иметь выручку и при этом не иметь прибыли.

Проблема Ольги была не в том, что у нее невкусно или мало рекламируется. Проблема была в том, что она не знала свою «точку спокойствия» — точку безубыточности.

Что это такое и как ее найти за 5 минут? (Формула для Ольги и для вас)

Ольга решила посчитать ее точку безубыточности. Это уровень продаж, когда ты покрыл все постоянные расходы и начинаешь зарабатывать.

Вот простая инструкция:

1. Складываем все постоянные расходы в месяц (то, что платим в любом случае):

Аренда + Зарплаты по окладам + Коммуналка + Налоги.

У Ольги получилось 75 000 рублей.

2. Считаем, сколько чистой маржи в среднем приносит один гость:

Средний чек Ольги: 430 рублей (капучино + сэндвич).

Себестоимость чека: Продукты (кофе, молоко, хлеб, начинка) обходятся в 140 рублей.

Маржа с гостя: 430 ₽ − 140 ₽ = 290 рублей.

3. Подставляем в формулу:

Точка безубыточности (в гостях) = Постоянные расходы / Маржа с гостя

Для Ольги: 75 000 руб. / 290 руб./гость ≈ 259 гостей в месяц.

Или 9 гостей в день.

Ольга провела несколько вечеров над кипой чеков и таблицей Excel. Наконец-то! Цифра есть: 9 гостей в день — её точка безубыточности. Но у нее ежедневно 11 гостей и больше!

Ольга жила в стрессе: «Где я ошиблась? Может, бизнес не для меня?»

Чувство беспомощности росло. Она вложила в кофейню все силы и сбережения, а результат — ноль.

Ольга зашла в кофейню до открытия. Бариста Вася, готовясь к смене, сделал ей кофе. И Ольга, сама того не желая, стала свидетелем маленькой трагедии.

Вася щедрой рукой отправил в стакан двойную порцию сиропа, а потом так же лихо всыпал горку корицы сверх нормы. «Так вкуснее!» — улыбнулся он.

И в этот момент Ольгу осенило.

Всплыли все картинки сразу:

- Разбитая накануне чашка с порцией кофе(«Ничего страшного, на счастье!»)

- Внезапно закончившаяся за неделю моцарелла («Странно, мы же не так много готовили...»)

- Поставщик, который в последнем счете снова поднял цены

Вот они — неучтенные расходы! Те самые дыры, через которые её прибыль утекает в никуда. Её красивая формула из Excel разбилась о суровую реальность, где сироп льется рекой, а цены растут незаметно.

Жестокая арифметика:

Ольга думала, что маржа с гостя — 290 рублей. На деле, после всех этих «Васиных щедростей» (не в обиду Васе, он и правда старался сделать как лучше) и прочих потерь, она была не больше 200 рублей.

Новая точка безубыточности:

75 000 руб./ 200 руб. = ~12 гостей в день.

Вот и ответ. Её 11 гостей в день даже не окупали бизнес. Она работала в минус, сама того не зная.

Но что делать? Сидеть теперь с весами и калькулятором у каждой чашки? Пересчитывать себестоимость после каждой закупки? На один расчет она потратила несколько дней — делать так постоянно было просто нереально.

В отчаянии Ольга вспомнила, как при покупке кассы её предупреждали: «Для общепита Excel — это путь в никуда. Нужна специализированная система, которая умеет считать не только деньги, но и граммы, миллилитры и себестоимость каждого бутерброда».

Тогда эти слова казались ей маркетинговой уловкой. Теперь же они звучали как единственно верный совет.

После изучения отзывов и консультаций Ольга выбрала iiko.

И вот что изменилось:

1. Рецепты перестали быть «простыми советами».

Теперь, когда бариста вбивает в систему «капучино 350 мл», он видит четкий рецепт: 18 г кофе, 150 мл молока, 15 мл сиропа. Учитываются все ингредиенты и система их спишет, а расхождения будут наглядными.

2. Себестоимость стала пересчитываться сама.

Ольга завела в систему прайс от поставщика. Когда подорожал сыр, себестоимость сэндвичей автоматически обновилась. Ольга сразу увидела это в отчете и скорректировала цены в меню.

3. Появился «сторож» для склада.

После инвентаризации можно сразу сделать точный анализ: сколько продуктов должно было уйти по рецептам, а сколько списано фактически. В первую же неделю Ольга увидела перерасход сиропа, приправ и топпингов на 2500 рублей — те самые «Васины щедроты» стали конкретной цифрой. Ольга даже не подозревала что уходит так много сиропа!

К каким цифрам это привело за месяц:

- Снижение перерасхода сиропов и топпингов: +2500 руб.

- Снижение потерь из-за неточных рецептов: +2000 руб.

- Своевременное изменение цен из-за роста себестоимости: +4100 руб.

Итого сохранено: 8600 рублей/месяц.

Маржа с гостя вернулась к целевым 290 рублям, а точка безубыточности снизилась до ~9.3 гостей в день.

Рекомендация, которую она получила, полностью оправдала ожидания.

Но главное — что изменилось для самой Ольги. Она не стала супер-бухгалтером, но и не проводит ночи за расчетами. Теперь она чувствует спокойствие, открывая кофейню утром. Она точно знает, что каждый проданный кофе идет в плюс, а не съедается невидимыми потерями.

Появилось даже пространство для творчества — Ольга наконец-то может экспериментировать, не боясь прогореть. Запустить сезонный напиток? Провести акцию? Или наконец организовать доставку? Система сразу покажет, какие идеи приносят деньги, а какие работают в минус.

Цифры и имена изменены, но суть и выводы полностью соответствуют действительности.

Был у Вас похожий опыт или может Вы столкнулись с совершенно другими проблемами? Поделитесь историей в комментариях и расскажите, как Вы решили эту проблему или может только ищете решение?