{ "author_name": "Vladislava Rakhmanova", "author_type": "self", "tags": ["\u043a\u0435\u0439\u0441\u044b"], "comments": 49, "likes": 21, "favorites": 31, "is_advertisement": false, "section_name": "default", "id": "24168", "is_wide": "" }
Vladislava Rakhmanova
8 648

Кейс из России: Применение CRM-системы в строительном бизнесе

Технический директор Илья Куклин и менеджер по маркетингу компании РНР Максим Колпаков об опыте автоматизации бизнес-процессов.

Поделиться

В избранное

В избранном

Максим Колпаков и Илья Куклин

Наша компания существует на рынке с 2001 года. Мы первыми привезли в Россию канадскую технологию строительства каркасных домов из двутавра. При этой технологии основные элементы дома создаются, шлифуются и подгоняются друг к другу на производстве. А на участке строительная бригада собирает дом как конструктор Lego.

Сейчас мы строим дома по трём технологиям: двутавровый каркас, брус и железобетон. Наши основные клиенты — средний класс (дома от 150 до 200 квадратных метров) и выше среднего (от 200 квадратных метров и больше). Если провести аналогию с супермаркетами, то на рынке загородных домов мы как «Перекрёсток» — занимаем среднюю позицию между «Пятёрочкой» (дешёвые дачные дома) и «Азбукой вкуса» (срубы ручной работы).

В сезон мы строим 40-50 объектов — и намерены строить намного больше. Раньше у нас было одно производство в Ростове-на-Дону. Семь лет назад мы построили дополнительный завод в Подмосковье. Но для масштабирования необходимо не только производство. Важнее выстроить бизнес-процессы.

В определенный момент мы поняли: если не сделать прозрачными все бизнес-процессы и не автоматизировать их, компания не вырастет. Мы будем постоянно терпеть убытки, затягивать сроки строительства и терять клиентов.

Строительная отрасль (в силу технологической сложности и долгосрочности строительства дома) сильно отстаёт по уровню развития от остальных отраслей (ритейл, логистика). Даже сейчас сдача объекта на несколько месяцев позже — обычная практика.

Но следуя общему тренду на ускорение всех процессов, клиенты требуют жёсткого соблюдения сроков. Большей прозрачности. И мы стали думать, как нам оптимизировать свои бизнес-процессы.​

Илья Куклин
технический директор РНР

Толчком к внедрению онлайн-системы управления бизнесом стал один случай. По вине прораба мы потеряли 30% прибыли по одному из объектов. На начальном этапе строители совершили ошибку при монтаже утеплителя. И это вскрылось намного позже — в середине строительного процесса. Почему так получилось, в каком месте произошел сбой — выяснить было невозможно.

Вся документация у нас была разрозненной: многочисленные папки на жёстком диске и в «облаке», файлы в Word и Google-документы, согласования в почте и в WhatsApp. Найти концы было просто невозможно.

В разгар строительного сезона менять прораба на объекте нецелесообразно, поэтому за ошибку его отчитали, но он продолжил работать в компании. А на переделку пришлось потратить более 400 тысяч рублей. Цена дома составляла примерно 4,5 млн рублей, ошибка прораба стоила нам более 10% стоимости проекта. Исправляли мы её за счёт собственной прибыли.

После этого случая мы поняли, что так продолжаться не может. Мы должны отслеживать все процессы и задачи на каждом этапе. Выявлять ошибки на ранней стадии, когда их исправление ещё не стоит сотни тысяч рублей. Также важно понимать, в каком месте происходят ошибки. Избегать их повторения. Следить за тем, чтобы средства расходовались на то, на что запланировано, а не «распиливались». К сожалению, это распространенная практика в строительстве.

Мы начали выбирать решение среди онлайн-сервисов. Сначала смоделировали работу идеальной системы, которая решала бы все наши задачи. У нас получился довольно большой список требований — около 20 пунктов. Три основных — гибкость, мобильность и возможность создания сценариев.

Оказалось, на рынке не так уж много подходящих нам SaaS-сервисов. В основном нам предлагали «тяжелые» коробочные решения, без «облака» и без приложений для планшетов и телефонов. Цена внедрения — от 3 миллионов рублей. Учитывая риски, что система вообще может не заработать, платить такую сумму сразу мы были не готовы.

В итоге остановились на «Битрикс24». В ней у нас был полный простор для настройки, возможность работы в «облаке» и на мобильных устройствах.

— Илья Куклин

Зачем нам это нужно

Строительство — одна из самых непрозрачных отраслей. И дело тут не только в бюджетах, которые зачастую просто «распиливаются» на закупках и стройке. Сами бизнес-процессы довольно сложные и запутанные. Есть много действий, которые надо делать «здесь и сейчас».

Многое зависит и от сторонних факторов:

  • Прогноза погоды на конкретный день.
  • Типа дорог (асфальтовые или грунтовые).
  • Надёжности поставщиков.
  • Качества строительных материалов.

Список можно продолжать очень долго. При этом дом состоит из более чем тысячи деталей, которые обеспечивают более ста поставщиков.

Само строительство дома разделено на 30 этапов. В каждом из этапов 50-60 задач, которые выполняются командой из 12-15 человек (инженер, архитектор, прораб, снабженец и так далее). Суммарно, чтобы построить дом, необходимо выполнить 1500—1800 задач. Сопроводительная документация — более 500 документов. И это только один дом.

А когда одновременно строится 40-50 объектов, это значит, что за строительный сезон (шесть месяцев — с мая по октябрь) должно быть выполнено около 75 тысяч задач.

И всем этим нужно управлять: закупать по оптимальным ценам качественные материалы, вовремя и в целости доставлять их на объекты, оплачивать счета, следить за сроками и контролировать соблюдение технологии.

Пример перечня актуальных задач по одному из объектов

Но ни одно строительство не обходится без форс-мажоров.

Простой пример. Мы как застройщик ждем доставку окон от поставщика, с которым работаем уже много лет. Нам звонит менеджер и говорит, что машина с окнами уже выехала. Через два часа он перезванивает и говорит, что машина с окнами сломалась по дороге, и нужно ждать другую. Время идёт, а машины всё нет.

В итоге мы узнаем, что в действительности машина никуда не выезжала. Просто поставщик не успел вовремя обработать наш заказ и тянул время.​​

— Илья Куклин

И подобное случается нередко. Предсказать все эти форс-мажоры невозможно. Но нужно иметь инструмент, с помощью которого мы будем прогнозировать сроки строительства, фиксировать задержки и находить причину срыва сроков.

Когда один из прорабов узнал, что мы будем внедрять систему автоматизации и учета рабочего времени (кстати, тот самый, по чьей вине мы потеряли 400 тысяч), он был в замешательстве: «Вы что, теперь будете контролировать все мои действия? И будете знать, где именно я нахожусь? И какой задачей занят?». После этого он написал заявление об увольнении по собственному желанию.

Мы еще не начали внедрять автоматизацию, а уже понесли потери. Но мы знали, что выиграем гораздо больше.

Что мы сделали

Пример описания одной из задач

1. Запрограммировали все задачи, которые нужно выполнить для строительства дома. Получилось 1800. По каждой назначили исполнителя и ответственного. И самое главное, соединили эти задачи в единый алгоритм.

Например, в «Битрикс24» архитектор отметил как выполненную задачу «Подготовить альбом архитектурных решений». После этого сервис автоматически ставит задачу инженеру и менеджеру по работе с клиентами — «Проверить альбом». Чтобы в нём всё было так, как хотел клиент. Когда и инженер, и менеджер выполнили эту задачу, то генерируется следующая задача — «Согласовать альбом с клиентом».

И так по заданному алгоритму появляются все 1800 задач, одна за другой. И каждый сотрудник всегда знает, что и к какому сроку он должен сделать по каждому из объектов. Ему не нужно каждый раз думать «А какая задача следующая? Что нужно делать именно сейчас?». Он просто смотрит свой план в сервисе и выполняет те задачи, которые для него уже сгенерированы.

Для каждой задачи мы устанавливаем дедлайн. Если задача не выполнена в срок, всем заинтересованным лицам приходит уведомление. Также у нас есть примерный прогноз срока, в течение которого этап строительства будет завершён (залит фундамент, возведены стены, смонтирована кровля). Если какой-то этап задерживается, система автоматически пересчитывает сроки для всех последующих этапов.

2. Нам очень нравятся фильтры. Мы используем их, чтобы отслеживать просроченные задачи и задачи по каждому из сотрудников. Мы можем смотреть задержки по конкретным объектам, по этапам или задержки со стороны поставщиков.

Это помогает, с одной стороны, бросить все силы на устранение задержек. С другой — отслеживать, почему они возникают, и налаживать процессы.

3. Также мы контролируем процесс стройки прямо в системе. Прорабы обязаны загружать фото и видео с объекта, чтобы инженер был в курсе, что происходит на участке. Теперь выезжать на объект можно в два-три раза реже, ведь большинство процессов мы можем контролировать дистанционно.

4. Упростился процесс оплаты. Мы получаем от клиентов девять разных типов платежей.

Например:

  • Платёж в течение 30 дней после подписания договора.

  • Аванс перед началом этапа.

  • Оплата после монтажа стен второго этажа.

  • Финальная оплата после сдачи этапа.

И ещё пять видов оплат. Учитывая, что одновременно мы строим 40-50 объектов, это 100-120 платежей каждый месяц. Уследить за всеми очень сложно. Теперь у нас все происходит автоматически.

Например, как только прораб завершил монтаж стен второго этажа и пометил эту задачу как выполненную, бухгалтер получает задачу выставить счет клиенту.

5. Мы храним в «облаке» всю текущую документацию. За время работы над проектом дома он может поменяться несколько раз (рекорд по одному из объектов — десять раз). И у всех сотрудников должен быть моментальный доступ к актуальной версии всей проектной документации.

В задачах автоматически прописывается ссылка на папку в «облачный» диск, где лежит самый свежий вариант проекта. Когда в систему добавляется объект строительства, то внутри «облачного» диска автоматически создаётся папка для каждого этапа (с заранее определённой структурой подпапок). Это облегчает жизнь и помогает хранить все документы в порядке.

Что мы получили от автоматизации

Процесс внедрения «Битрикс24» занял около девяти месяцев (и продолжается до сих пор). Этим занимается один фултайм-специалист при участии всех ключевых сотрудников компании (инженер, архитектор, менеджеры по строительству, прорабы). Бюджет на внедрение — около 2 млн рублей. Из них на лицензию сервиса мы потратили только 100 тысяч рублей, остальное — это оплата специалисту по внедрению, который дорабатывает систему под наши процессы, а также закупка планшетов для прорабов и других «полевых» сотрудников.

Уже сейчас я могу сказать, что благодаря автоматизации мы экономим около 150-200 тысяч рублей ежемесячно.

Во-первых, за счет уменьшения задержек: простой одной бригады обходится в 5-6 тысяч рублей в день. Раньше за месяц у нас случался как минимум один день простоя по трети объектов, сейчас же мы свели простои к минимуму.

Во-вторых, мы экономим за счет снижения количества ошибок. В строительстве легко «попасть» на 10-20 тысяч рублей непредвиденных расходов на каждом этапе по каждому объекту. Это считается погрешностью и закладывается в смету. За счет автоматизации мы смогли снизить эти расходы как минимум вдвое.

Основная выгода даже не в том, что мы смогли уменьшить издержки. Главное — автоматизация позволит нам масштабировать бизнес, соблюдать и уменьшать сроки, повышать качество строительства. Без такого инструмента мы бы просто погрузились в хаос, если бы попробовали строить 100 домов в год.

Многие офлайн-компании противятся изменениям и хотят вести дела «по старинке». Но я уверен — у таких компаний нет будущего.

#Кейсы

{ "is_needs_advanced_access": false }

Комментарии Комм.

Популярные

По порядку

0

Прямой эфир

Хакеры смогли обойти двухфакторную
авторизацию с помощью уговоров
Подписаться на push-уведомления
[ { "id": 1, "label": "100%×150_Branding_desktop", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop", "tablet" ], "auto_reload": true, "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "bugf", "p2": "ezfl" } } }, { "id": 2, "label": "1200х400", "provider": "adfox", "adaptive": [ "phone" ], "auto_reload": true, "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "bugf", "p2": "ezfn" } } }, { "id": 3, "label": "240х200 _ТГБ_desktop", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop" ], "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "bugf", "p2": "fizc" } } }, { "id": 4, "label": "240х200_mobile", "provider": "adfox", "adaptive": [ "phone" ], "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "bugf", "p2": "flbq" } } }, { "id": 5, "label": "300x500_desktop", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop" ], "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "bugf", "p2": "ezfk" } } }, { "id": 6, "label": "1180х250_Interpool_баннер над комментариями_Desktop", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop", "tablet" ], "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "h", "ps": "bugf", "p2": "ffyh" } } }, { "id": 7, "label": "Article Footer 100%_desktop_mobile", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop", "tablet", "phone" ], "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "bugf", "p2": "fjxb" } } }, { "id": 8, "label": "Fullscreen Desktop", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop", "tablet" ], "auto_reload": true, "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "bugf", "p2": "fjoh" } } }, { "id": 9, "label": "Fullscreen Mobile", "provider": "adfox", "adaptive": [ "phone" ], "auto_reload": true, "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "bugf", "p2": "fjog" } } }, { "id": 10, "disable": true, "label": "Native Partner Desktop", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop", "tablet" ], "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "clmf", "p2": "fmyb" } } }, { "id": 11, "disable": true, "label": "Native Partner Mobile", "provider": "adfox", "adaptive": [ "phone" ], "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "clmf", "p2": "fmyc" } } }, { "id": 12, "label": "Кнопка в шапке", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop", "tablet" ], "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "bugf", "p2": "fdhx" } } }, { "id": 13, "label": "DM InPage Video PartnerCode", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop", "tablet", "phone" ], "adfox_method": "create", "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "h", "ps": "bugf", "p2": "flvn" } } }, { "id": 14, "label": "Yandex context video banner", "provider": "yandex", "yandex": { "block_id": "VI-223676-0", "render_to": "inpage_VI-223676-0-158433683", "adfox_url": "//ads.adfox.ru/228129/getCode?p1=bxbwd&p2=fpjw&puid1=&puid2=&puid3=&puid4=&puid8=&puid9=&puid21=&puid22=&puid31=&fmt=1&pr=" } }, { "id": 15, "label": "Плашка на главной", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop", "tablet", "phone" ], "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "p1": "byudx", "p2": "ftjf" } } } ]