Как мы помучились и разработали сервис для упаковки поставок FBO OZON и Wildberries

В текущей ситуации работать исключительно по FBS становится практически невозможно. Приходится отгружать ходовые товары на FBO. Имея большой опыт торговли по модели FBS, казалось, что с FBO будет значительно легче. Но мы столкнулись с проблемой, которая оказалась совершенно неочевидной. Она была даже не в самом процессе, а в вынужденной коммуникации между офисом и складом. Расскажу подробнее.

Мы попробовали несколько схем работы:

Первая, когда менеджер в офисе создает поставку через личный кабинет OZON или Wildberries, добавляет в неё список товаров и распределяет их по грузовым местам. А потом сотрудники склада должны собрать эту поставку так, как это определил менеджер. И тут начинаются проблемы.

Менеджер сохранил грузовые места и состав поставки в личном кабинете маркетплейса, но сотрудники склада туда не заходят. Они не имеют доступа. Соответственно, менеджер должен не только в 1С создать поставку и добавить товары, но еще и скачать состав грузовых мест, отправить его на склад, распечатать, может быть несколько раз переделать, если состав поменялся или менеджеру просто не хватало супер способностей телепатически распределить товары по грузовым местам. При больших объёмах поставок это вызывает огромное количество ненужных коммуникаций и в конечном счете приводит к ошибкам.

Вторая схема отличается тем, что менеджер не создает грузовые места в личном кабинете маркетплейсов, а определяет только товарный состав поставки. В этом случае склад работает по документу в 1С, но фиксирует какой товар положили в какой короб грузового места. Далее этот документ присылают менеджеру, он создает грузовые места в личном кабинете и присылает на склад этикетки для них. Документ о котором идет речь это листик с кодами, который отправляется в виде фото, со всеми вытекающими из этого ошибками и проблемами.

Был еще третий вариант, предоставить доступ в личный кабинет сотрудникам склада, но попробовав, от него достаточно быстро отказались из-за частой смены персонала, сложности обучения и увеличившегося кол-ва ошибок. Для себя мы решили, что доступ в личные кабинеты маркетплейсов должен быть только у сотрудников офиса.

А если учесть, что на товарах нужно переклеить штрихкоды, соблюсти зону хранения для снижения комиссии OZON или сохранить маркировку (мы поэкспериментировали и перешли на схему с предварительной отправкой УПД2 на OZON до поставки), то количество проблем и сложностей кратно увеличивалось…

Так у нас возник список проблем, которые необходимо было быстро решить (забегая вперед скажу, что решить получилось, но не так быстро, как хотелось):

Мы добавили в сервис, который делали для автоматизации сборки своих FBS заказов новый функционал, который решает все эти проблемы. Принцип простой: сотрудники склада работают с поставкой только в нашем интерфейсе, без распечаток, переписок и чатов.

Вот как это выглядит на практике. Менеджер создал поставку через личный кабинет маркетплейса и добавил список товаров. Сотрудники склада открывают раздел Поставки FBO, выбирают нужную поставку — и сразу видят, какие товары нужно собрать. Список подтягивается через API автоматически. Никаких распечаток, никакой путаницы. Если изменить состав поставки в маркетплейсе, то данные автоматически обновятся и в oShip.

Дальше начинается самое интересное. Сотрудник начинает сборку поставки и автоматически запускается сохранение видео. Он добавляет грузовое место нужного типа (короб или паллет), это можно сделать, нажав кнопку или просто отсканировав специальный QR-код, чтобы совсем не нужно было брать мышку в руки. Далее берет товар, сканирует штрихкод - система проверяет его правильность, необходимость Честного знака и если все верно, и маркировка не требуется, то добавляет его в грузовое место. Если товар с Честным знаком, то система запросит его отсканировать, проверит на валидность и дублирование значения. Никаких ручных вводов, никаких ошибок со штрихкодами.

Система не просто принимает данные, а проверяет их на всех этапах. Отсканировал неправильный товар? Ошибка. Сканируешь Честный знак, который уже использовалась в другом грузовом месте? Ошибка. Все ошибки вылавливаются до того, как поставка окажется на складе маркетплейса.

В один клик можно посмотреть штрихкод, который ожидает получить на товаре маркетплейс и, если необходимо распечатать нужное количество экземпляров.

Вообще, функционал по работе с грузовыми местами - наша гордость, он действительно экономит часы работы. Представьте: большая поставка, нужно собрать 200 коробок. Раньше менеджер должен был вручную решать, сколько грузовых мест и как в каждое положить товары. При больших объёмах это просто нереально.

Теперь сотрудник, когда видит, что товаров уже достаточно для одного грузового места, просто сканирует специальный штрихкод - и система печатает ему маркировку текущего грузового места и создает новое. Получается, что сотрудник склада сам управляет разделением поставки на грузовые места, при этом для OZONон сразу видит в интерфейсе зону хранения и старается собрать их так, чтобы мы сэкономили на комиссии за приемку.

С Честным знаком тоже получилось упростить работу. Когда товар сканируется, маркировка тут же сохраняется в oShip, а после завершения сборки поставки система может сразу сгенерировать УПД2 в формате XML. Это универсальный передаточный документ, который используется в электронном документообороте с маркетплейсом. Можно сразу передать его через ЭДО в OZON, без дополнительных операций в учётной системе. А в нее данные прогружаются автоматически через API.

Представьте, какое это облегчение. Раньше после упаковки нужно было ещё множество ручных операций, чтобы оформить документацию. А теперь сборка закончилась, и документы уже готовы к передаче. Более того, за счет предварительной передачи УПД, удалось избежать ситуаций, когда при приемке потерялась часть товара, а у нас не осталось информации об их Честных знаках.

Для ситуации, когда есть заводской короб из нескольких десятков товаров и не хочется его вскрывать и сканировать каждый из штрихкодов. Особенно актуально если товар мелкий и его много в поставке. Добавили возможность отсканировать штрихкод набора и система в этом случае добавит в грузовое место сразу все входящие в набор товары. Т.е. если короб в заводской упаковке, то мы значительно быстрее его собираем, понимая возможные риски, если будут расхождения.

Только после того как штрихкоды всех товаров из поставки отсканированы, а сами товары распределены по грузовым местам, сотрудник склада может завершить сборку поставки, видеозапись прекращается и привязывается к поставке, а информация о составе грузовых мест передается через API в OZON или выгружается в виде файла в Wildberries.

Когда мы внедрили этот функционал для собственных поставок, время сборки поставок FBO сократилось более чем в два раза. Менеджерам в офисе больше не нужно тратить половину дня на переписки со складом или печатать списков, а сотрудники склада работают гораздо быстрее, потому что не тратят время на расшифровку переписок, поиск товаров и ввод данных. А самое главное, что нам удалось избежать ошибок при приемке, которые приводили к снижению продаж и дополнительным затратам.

Объёмы FBO/FBW у нас растут, и без автоматизации справиться со сборкой поставок без переработок становится практически невозможно. Особенно если товары с маркировкой.

Конечно, не обошлось и без моментов, которые пришлось реализовать не так, как нам хотелось. Из-за особенностей метода APIOZON, нельзя передавать информацию о грузовых местах по мере их сборки, т.е. маркировку грузового места можно получить только после того как поставку целиком собрали и распределили товары по грузовым местам. Надеемся, что они скоро это исправят и мы оперативно изменим мезанизм работы и на своей стороне.

Если вы тоже сталкиваетесь с похожими проблемами при сборке поставок FBO и FBW, приглашаем протестировать функционал нашего сервиса бесплатно в течение 7 дней. Просто заполните заявку на сайте проекта и начните работу.

Мы будем благодарны вашей обратной связи - она действительно помогает нам развивать функционал и делать его ещё удобнее для работы. Если что-то не так работает, если есть идеи по улучшению, или если вам просто нужна помощь с внедрением - пишите в комментариях или связывайтесь со мной напрямую.

Ведь этот сервис мы делали для себя, потому что сами устали мучиться с этими процессами. И если он помогает вам решить те же проблемы — значит, мы всё сделали правильно, ну и окупили часть затрат на его разработку. 😉