Как развивать внутренние коммуникации и объединить распределенную команду: опыт aim

С 2020 года большинство команды aim работает в удаленном формате. Мы постоянно пробуем разные активности, чтобы оставаться продуктивной и дружной командой, не приходя в офис. В статье мы решили поделиться опытом, полезными сервисами и чек-листами организации онлайн-корпоративов и совместных поездок в другие города без отрыва от работы.

Мы работаем с 2016 года: занимаемся дизайном и разработкой цифровых продуктов и сервисов. На старте в компании было всего 3 человека. Первые два года мы брали людей только в офис. Потом решили, что хотим работать с талантливыми ребятами из других регионов. Нам повезло: удаленный формат мы начали тестировать до пандемии. Первое время опасались, что ничего из этого не выйдет.

Сейчас в команде работает 59 человек из 18 городов. Большинство — дистанционно. Нам удалось организовать не только рабочие процессы, но и помочь ребятам чувствовать себя частью команды без еженедельных офисных тусовок в одном пространстве.

✅ Перешли с Битрикс 24 в Jira. В ней удобно планировать и записывать отработанное время, настраивать бизнес-процессы и поток ведения проектов и задач со статусами.

✅ Confluence для ведения базы знаний: в нем храним внутренние регламенты, правила работы и информация о проектах.

✅ Календари Google и Google Meet, чтобы планировать и организовывать встречи с другими сотрудниками. Рабочее пространство Google удобно использовать для синхронизации команды и отслеживания любых событий. Не нужно каждый раз уточнять у коллеги время встречи, всё уже есть в календаре.

✅ Telegram для общения команды.

Ещё до старта работы мы отправляем новому сотруднику приветственное письмо с самой важной информацией, создаем аккаунты для внутренних систем.

В первый день работы он получает доступ к гайду нового сотрудника. Потом, осваивается в Jira и Confluence, изучает внутренние процессы, знакомится с базой знаний.

Изначально мы сделали гайд сотрудника на Тильде, вдохновившись опытом агентства Setters. Сейчас он хранится в Confluence.

Раз в квартал мы проводим онлайн-встречу всей команды «Кварталити», где CEO рассказывает о стратегии компании, текущих результатах и планах, отвечает на вопросы сотрудников. А недавно подключили к выступлению и руководителей направлений.

В начале каждого месяца выпускаем новостные дайджесты. В них рассказываем о новых проектах, релизах, достижениях компании, изменениях. Также благодарим другу друга и публикуем важные анонсы. Цель — держать команду в курсе того, что происходит в компании за пределами их проектов.

Первые дайджесты выпускались в текстовом формате с мемами. Потом мы разработали дизайн. Теперь новости радуют не только информацией, но и визуалом. Самая приятная часть дайджеста — «благодарочка» — рубрика, в которой мы благодарим друг друга за работу, поддержку, организацию процессов. Собираем их через анонимную форму. Поблагодарить коллег можно в любой момент.

За подготовку отвечает PR-директор Екатерина Корчагина. Она собирает обратную связь от руководителей по новостям и изменениям. Затем дизайнер собирает визуал по шаблону.

В нашей команде организована база знаний в Confluence. В ней хранятся не только регламенты, гайды и информация о проектах, внутренняя библиотека, но и задокументирован опыт сотрудников .

База знаний решает несколько задач:

Периодически проводим дизайн-хайлайты — онлайн-встречи, где ребята делятся информацией о проектах и задачах, сложностями и их решениями.

Ещё пара классных форматов, которые у нас прижились — внутренние митапы и дизайн-хайлайты. На митапах делимся знаниями о новых технологиях. На дизайн-хайлайтах рассказываем о проектах, сложностями и решениях за последнюю неделю. Все это помогает расширять кругозор и делиться знаниями в команде.

Немного раньше запускали дизайн-дайджесты с новостями, трендами и классными кейсами за неделю. Это был удачный формат, чтобы быть на одной волне и формировать насмотренность. Дайджесты оказались ресурсозатратными. Сейчас оптимизируем процесс их подготовки и планируем возобновить.

Неформально общаемся в телеграме. Для этого создали чат-флудильню. Там мы знакомимся с новичками, делимся фотками домашних питомцев, общаемся обо всем хорошем и не очень. Там же можно поздравить сотрудника с праздником или получить совет. Например, хорошо прижилась рубрика «Понедельничные коты».

Также мы завели тематические чатики: о спорте, дизайне, разработке. В чате спорта делимся успехами, фотографиями и поддерживаем друг друга.

Ещё один инструмент, который используем, — совместное творчество.

Например, ко Дню всех влюбленных мы сгенерировали большее сотни идей для валентинок, связанных с нашей работой. Некоторые успели быстро отрисовать, собрать в стикерпак и попасть в подборку на Sostav. Стикерпак моментально разлетелся внутри компании и за ее пределами.

Еще один пример совместного творчества — наша маска «Work on fire» для Instagram и Facebook. К Хеллоуину мы всей командой обсудили примеры кошмарных сообщений в работе. А потом превратили эти страхи в маску, которая быстро разлетелась среди коллег из других компаний.

Хорошо показали себя различные флешмобы. Например, мы устроили в прошлом году фотоконкурс на Хеллоуин: сотрудники делились образами, а потом и голосовали за лучший.

Часто мы проводим онлайн-мероприятия: смотрим фильмы всей командой, участвуем в онлайн-викторинах и квестах, играем в мафию. Также смотрим вместе трансляции с профессиональных премий и конкурсов.

Например, мы не раз участвовали в квизе Мозгобойня Live. Игра помогает ребятам из разных отделов лучше узнать друг друга, неформально пообщаться и объединяет вокруг одной цели — победы. Сейчас часто играем в «Квизиум». Будем рады встретиться там с другими командами.

Весной мы участвовали в стратегической игре от Клаустрофобии «Космическая битва», а совсем недавно попробовали себя в онлайн-квесте «Хакеры». В таком формате ребята не только знакомятся ближе, но и помогают друг другу, распределяют роли, принимают вместе стратегические решения и берут на себя ответственность за результаты всей команды.

В брянском офисе живет собака Айми, которую мы подобрали с улицы в конце 2019. Сначала мы хотели пристроить малышку, но Айми быстро стала любимицей всей команды, и мы не смогли с ней расстаться.

Теперь она не просто наша баловница, но и настоящий талисман. Ее образ присутствует в большинстве внутренних креативов, корпоративных стикерпаках, иногда даже на сайтах клиентов. А сторис с Айми часто публикуем в корпоративном Instagram.

До пандемии мы проводили офлайн корпоративы в формате вечеринок. Например, в 2019 у нас была неоновая вечеринка.

В 2020 году пандемия внесла свои коррективы: мы полностью ушли в онлайн и отменили все офлайн-активности.

Год выдался сложным и тревожным. Даже брянский офис отправился по домам. Поэтому в конце года захотелось создать праздник и поднять всем настроение. Сначала мы провели Тайного Санту с отправкой посылок друг другу в разные города. К Новому году наша HRD Надежда Рослова подготовила праздничные коробки с вкусняшками и игристым и отправила сотрудникам. Все прошло не без приключений: мы немного не успели в срок, поэтому кто-то не получил свои коробочки, но мы компенсировали их деньгами.

Также на Новый год провели эфир с поздравлениями и беспроигрышной онлайн-лотереей. Для мероприятия пригласили ведущего, а директор по персоналу и CEO приехали в студию на прямой эфир. Все участники были на связи в зуме. Лотерейные билеты генерировались автоматически, каждого победителя ведущие выводили в эфир. Мы делились впечатлениями и поздравляли друг друга. Ребята не знали до самого конца, что лотерея беспроигрышная, мы сохраняли интригу всю игру. Удалось всех удивить и порадовать подарками. После розыгрыша устроили онлайн-вечеринку в зуме.

В 2021 ограничения смягчили, поэтому мы стали встречаться чаще. В апреле агентству исполнилось 5 лет. На день рождения мы привезли большую часть команды в Брянск. Многие не узнавали друг друга, кто-то виделся впервые, поэтому часто разговоры начинались с «А как тебя зовут» и «А чем ты занимаешься?». Кто-то узнавал друг друга по голосу.

Праздник отметили в ресторане. Провели кулинарную битву и квиз, который был написан специально для нас. Часть вопросов была связана с aim.

Мероприятие прошло с отличным настроением, команда получила положительные эмоции от живого общения, которых так не хватало.

Позже летом мы собирались уже меньшим составом в Брянске. Все выходные тусили на природе: играли в лазертаг, жарили шашлыки. Любим собираться вместе, чтобы пострелять или покататься на картах.

Есть и ещё одно совместное увлечение — это совместные офф-роуд поездки. Составляем маршрут, готовимся и едем исследовать новые места.

Определиться с форматом и темой. Главное — разобраться, что интересно команде, балансировать, ведь вкусы у всех разные. Не углубляться в какие-то непонятные тематики, а выбрать то, что актуально всем. Проще всего спросить у команды, провести опрос. Хорошо подойдут: викторины, лотереи. Если команда небольшая, то можно организовать кулинарный мастер-класс и заранее разослать коробки с ингредиентами.

Определиться с площадкой: самостоятельно в зуме или силами подрядчика. Когда организуешь мероприятие сам, нужно быть готовым к тому, что кто-то из коллег будет задействован и не сможет полноценно отдыхать. Тем более встречи в зуме стали для многих обыденностью и не ассоциируются с праздником. Профессиональный подрядчик может предоставить больше технических возможностей и идей. Выбор зависит от вашего бюджета, целей и задач. Не нужно стремится к идеалу, можно сделать хорошо и душевно без огромных бюджетов и большой команды.

Собрать внешнюю и внутреннюю команду. Когда определились с форматом и площадкой, лучше подготовить примерный сценарий мероприятия и понять, кто за что отвечает и кого нужно привлечь дополнительно. Для новогоднего корпоратива мы нанимали ведущего и арендовали студию для трансляции.

Выбрать и разослать атрибуты праздника. Даже при грамотной организации коммуникация в онлайне по большей части односторонняя. Создать небольшой эффект присутствия помогут атрибуты, которые предварительно нужно разослать команде. Это могут быть праздничные коробки с едой, сувениры, необходимые для конкурсов предметы и т.д.

Проинформировать участников. Будет здорово разослать каждому на почту пригласительный. Обязательно поставить встречу в корпоративном календаре, чтобы никто не пропустил праздник.

Андрей Минин, CEO aim, предложил организовать офсайт — корпоративный выезд в какое-нибудь красивое место без отрыва от работы. Этот формат мы хотели внедрить ещё раньше в 2020, в этом году решились и не пожалели.

Закаты на набережных. Холмистый город стоит на стрелке Оки и Волги, поэтому здесь высоких набережных и смотровых площадок.

Еда. Кроме культа шаурмы в городе много небанальных заведений. Например, бар «Хмель» с 300 сортами пива.

Яхтинг. В городе отличная акватория. Мы заранее заказали тренировки на спортивных яхтах для всей команды.

Купеческий вайб. Дореволюционные усадьбы, торговые палаты и роскошные особняки с лепниной и мраморными лестницами. Сначала вкусно поели, потом красиво погуляли.

В начале августа 22 человека отправились в Нижний жить и работать под одной крышей. Днем мы работали. По вечерам проводили время вместе: изучали город и местные достопримечательности, учились управлять парусными яхтами, проходили квесты.

Основная и чуть ли не единственная сложность была в том, чтобы найти жилье для такого количества человек. Поэтому мы сняли большой дом в пригороде. Город стал доступен только на такси. Но оказалось, что это скорее плюс. Мы постоянно были в тесном контакте друг с другом.

Не хватило спальных мест на всех, желающих внезапно оказалось больше, чем мы планировали. Но наши CEO и HRD съездили в магазин и купили надувные матрасы.

Интернет временами тормозил. Но мы раздавали друг другу мобильный интернет.

Было мало ветра, поэтому одна из яхт не хотела идти. Те, кто были на ней, яростно ее раскачивали. Остальные шли без проблем.

Нас не пустили в самый модный коктейльный бар России. Но мы нашли другие классные места.

Были опасения, что формат не зайдет. Но все прошло гладко. Мы поняли, что в таких простых вещах можно построить крепкие связи внутри команды. Ведь все просто: потребности у любых команд схожи — желание быть услышанными, проявить себя, желание быть причастным к чему-то большему.

По итогу решили сделать офсайт частью корпоративной культуры и минимум дважды в год организовывать выезды.

В Нижнем Новгороде не было прозрачного расписания, поэтому иногда мы проводили время раздельно. В следующий раз добавили бы мероприятий: физической активности, например, йогу или зарядку; лекции и мастермайнды; разные социальные механики и т.д.

Выкупили бы хостел в центре города. Это удобнее для передвижения, чем дом на окраине.

Определиться с локацией. Круто было бы поехать на Камчатку, но это дорого и проблематично. Поэтому выбирайте доступные локации. Учитывайте интересы и географию участников. Хорошо, если будет выбор. Посоветуйтесь с командой, куда бы им хотелось отправиться.

Определиться с дорогой. Назначьте ответственного, чтобы он координировал команду, бронировал билеты, помогал с такси и т.д.

Подобрать комфортное жилье. Это может быть дом, отель и хостел. Главное, обеспечить всех участников базовым комфортом: кровать, постельное белье, горячий душ, полотенца, средства гигиены и кухня.

Составить план мероприятий. Разработайте сценарий офсайта. Распишите программу, который обеспечит поддержку и тесное общение. Что можно включить: лекции, мастермайнды, стратегические сессии, игры, физическую активность, тематические экскурсии, кулинарные мастер-классы, квесты. Можно также обыграть офсайт какой-либо тематикой.

Позаботиться об интернете и связи. Все-таки мы приезжаем работать, поэтому проблема с доступом в интернет или доступом к сервисам не должно быть.

Провести офсайт и собрать обратную связь. Она поможет улучшить будущие поездки и избежать ошибок.

Удаленная работа — это не просто отказаться от офиса, чтобы встречаться в Zoom. Чтобы мотивировать команду на продуктивность, нужно выстраивать процессы, внедрять в компанию новые активности и взаимодействия. Офсайты, онлайн-викторины, дайджесты — отличные инструменты для того, чтобы каждый сотрудник чувствовал себя вовлеченным. Мы в aim их проверили и поделились с вами.

#aimdigital #удалёнка