Офис
SETTERS
9313

История о том, как был построен онлайн-офис Setters

HR-директор Setters Екатерина Рудчик и директор по продукту Дмитрий Прокопенко рассказали, как создать виртуальный офис, в котором можно перекурить, посплетничать и узнать последние новости.

В закладки
Аудио

Проблемы самоизоляции для сотрудников не заканчиваются на личной эффективности и попытках восстановить режим. Мы отделены от постоянного эмоционального общения, и это бьет по нам больше всего.

Без ежедневных смол-токов на кухне, без бесед о всякой смешной чуши в курилке или шуток в коридорах офиса мы теряем связь друг с другом, перестаем понимать настроение и интонации коллег и чувствуем себя одиноко. Чувство общности, сопричастности, близости — по нему на удаленке мы скучаем больше всего.

Zoom-коллы на 155 человек

Сначала мы ввели еженедельные Zoom-коллы на всю команду из 155 человек, чтобы не только оставаться в едином инфополе, честно делясь, что происходит в компании, но и поддерживать и заряжать друг друга.

Затем все наши офлайн-мероприятия мы перевели в онлайн — от совместных тренировок и медитаций до разборов кейсов, мастер-классов от сотрудников и игр в «Квиз, плиз!». Отмечали события в онлайн-баре вечерами пятниц.

Идея создания онлайн-офиса как бы вытекала из этого сама собой: мы все безумно соскучились друг по другу и по нашим классным офисам, где всегда чувствуешь себя как дома, уже каждому не хватало даже этого гама в опенспейсе и расследований, кто взял его зарядку/стул/кружку или утащил яблоко из холодильника.

Онлайн-офис, в котором можно перекурить, посплетничать и узнать последние новости

У нас уже пару лет работает «База знаний», где можно учиться на наших курсах, смотреть другие образовалки, читать мануалы или предлагать идеи через форму обратной связи. «База знаний» работает на платформе Tilda Publishing, там мы и создали онлайн-офис.

Каждый сотрудник имеет свой логин и пароль, что защищает наши данные, а мы можем следить за тем, как часто сотрудники в нее заходят в принципе. Это помогает оценить, насколько инструмент помогает.

В «Базе знаний» мы и разместили наш новый онлайн-офис.

База знаний со всей полезной информацией для сотрудников Setters​

На самом первом экране «База знаний» предложит тапнуть по кнопке Airport, так называется наш офис.

Вход в виртуальный офис Set Airport​

Что внутри?

Set Airport встречает друллег основными комнатами, где чаще всего все и тусуются: кухня, курилка, три переговорки и «остров Бали» — для общения с ребятами, которые проводят карантин в Индонезии.

Онлайн-офис мы придумали таким, чтобы в нем были точки случайного общения с коллегами. Заходя на кухню, ты видишь, кто там уже зумится, и можешь к ним присоединиться. А можешь зайти ради любопытства в переговорку и наткнуться на реальное собрание. Если же комната пуста, то ты можешь скопировать ссылку и отправить ее тому, кого хотел пригласить на перекур или обед.

Меню виртуального офиса Set Airport​
Кабинетами для переговоров служат видеоконференции, в которые можно войти, забронировав заранее время в Google-календаре​

Почему Set Airport?

Эта концепция оформления нового офиса Setters в Петербурге, которая была разработана в рамках внутреннего тендера по улучшению пространства.

Команда постоянно двигается со скоростью самолетов и «Сапсанов», поэтому переговорки были названы в честь трех городов, в которых базируется Setters: MIA, LED и SVO.

Все фоны, названия комнат и в целом концепт Set Airport были разработаны нашей креативной четверкой: Альбина Новак, Настя Астафьева, Саша Денисова и Ксюша Луссберг

Что еще умеет онлайн-офис?

Можно реально бронировать переговорки через календари и собираться там на штурмы, все как в офлайне. Можно посетить лекторий, найти календарь карантинных мероприятий от HR-отдела (тренировки, мастер-классы по рисунку, макияжу, фейсбилдингу, игры в мафию), попасть в нашу онлайн-библиотеку из более чем 250 книг, запустить классный плейлист для настроения, который обновляется еженедельно.

Этот офис годится не только для случайных встреч. Можно назначить завтрак коллеге в столовой, а потом тапнуть на «Битрикс24» и начать свой рабочий день. Мы интегрировали виджет от Telegram — достаточно один раз авторизоваться через Telegram, и можно общаться.

Чат для общения с друллегами​

Каждая комната (кухня, переговорки и др.) имеет свое собственное оформление, взятое из дизайн-концепта нашего офиса в Петербурге, чтобы максимально приблизить онлайн-офис к офлайновому.

Онлайн-лекторий, предназначенный для внутреннего обучения сотрудников
​Виртуальный кабинет для переговоров
​Виртуальная кухня, где каждый может пообщаться с коллегами по видеосвязи, сделав перерыв во время рабочего дня

Особенности платформы для онлайн-офиса

В курилке и лектории одновременно могут находиться до 50 человек, на кухне, «острове Бали» и в переговорках — до 12. Все комнаты созданы на платформе Whereby. Из плюшек: никакого ограничения по времени (в отличие от бесплатной версии Zoom), совместное использование экрана, настраиваемые параметры конфиденциальности (блокировка/разблокировка комнат), пользовательский брендинг.

Доступ к комнатам предоставляется с помощью пользовательской ссылки, при этом нет необходимости в отдельных логинах или паролях. Однако можно устанавливать закрытые комнаты с изменяемыми настройками конфиденциальности, включая проверку гостя и аутентификацию.

Впрочем, есть одно маленькое но. Не всякий тариф позволяет забрендировать каждую комнату уникально: на тарифе Business все включенные 10 комнат будут иметь одно оформление, а на тарифе Pro каждую из трех комнат можно оформить индивидуально. Мы, не зная таких тонкостей и желая оформить каждую комнату в своем стиле, экстренно меняли тариф и оформление, иначе релиз онлайн-офиса произошел бы еще во вторник вечером.

Можно назвать онлайн-офис блажью, чем-то несерьезным и не столь необходимым. Но наша задача — сократить расстояние между сотрудниками, постараться вернуть коллективу привычный режим и привычное общение, сделать самоизоляцию менее одинокой и печальной. Мы много говорим о том, что сейчас аудитории брендов нужны общение, забота и хорошие новости, но команде все это тоже очень нужно. Не забывайте заботиться о своих.

{ "author_name": "SETTERS", "author_type": "self", "tags": [], "comments": 8, "likes": 27, "favorites": 116, "is_advertisement": false, "subsite_label": "office", "id": 121679, "is_wide": true, "is_ugc": true, "date": "Mon, 20 Apr 2020 17:47:45 +0300", "is_special": false }
Онлайн-марафон «2 шага до уровня pro в маркетинге недвижимости»
26 мая Онлайн Бесплатно
Объявление на vc.ru
0
8 комментариев
Популярные
По порядку
Написать комментарий...
3

@Инспектор 
у меня паранойя?

Ответить

Комментарий удален

2

Почему бото-аккаунты — почти всегда «женского пола»? 

Ответить
0

думаю, просто в Zoom команду дали поддержать

Ответить
2

Истинные маркетологи, не забыли комментов для активности прикрутить)

Ответить

Комментарий удален

Комментарий удален

Комментарий удален

Комментарий удален

0

Многое из описанного нативно реализовано в https://tandem.chat

Ответить
0

Идея может быть схожа, но концепция у нас своя)

Ответить
0

Ай классные!
Люблю Вас. 

Ответить
0

Благодарим вас!

Ответить

Прямой эфир