История о том, как был построен онлайн-офис Setters

HR-директор Setters Екатерина Рудчик и директор по продукту Дмитрий Прокопенко рассказали, как создать виртуальный офис, в котором можно перекурить, посплетничать и узнать последние новости.

Проблемы самоизоляции для сотрудников не заканчиваются на личной эффективности и попытках восстановить режим. Мы отделены от постоянного эмоционального общения, и это бьет по нам больше всего.

Без ежедневных смол-токов на кухне, без бесед о всякой смешной чуши в курилке или шуток в коридорах офиса мы теряем связь друг с другом, перестаем понимать настроение и интонации коллег и чувствуем себя одиноко. Чувство общности, сопричастности, близости — по нему на удаленке мы скучаем больше всего.

Сначала мы ввели еженедельные Zoom-коллы на всю команду из 155 человек, чтобы не только оставаться в едином инфополе, честно делясь, что происходит в компании, но и поддерживать и заряжать друг друга.

Затем все наши офлайн-мероприятия мы перевели в онлайн — от совместных тренировок и медитаций до разборов кейсов, мастер-классов от сотрудников и игр в «Квиз, плиз!». Отмечали события в онлайн-баре вечерами пятниц.

Идея создания онлайн-офиса как бы вытекала из этого сама собой: мы все безумно соскучились друг по другу и по нашим классным офисам, где всегда чувствуешь себя как дома, уже каждому не хватало даже этого гама в опенспейсе и расследований, кто взял его зарядку/стул/кружку или утащил яблоко из холодильника.

У нас уже пару лет работает «База знаний», где можно учиться на наших курсах, смотреть другие образовалки, читать мануалы или предлагать идеи через форму обратной связи. «База знаний» работает на платформе Tilda Publishing, там мы и создали онлайн-офис.

Каждый сотрудник имеет свой логин и пароль, что защищает наши данные, а мы можем следить за тем, как часто сотрудники в нее заходят в принципе. Это помогает оценить, насколько инструмент помогает.

В «Базе знаний» мы и разместили наш новый онлайн-офис.

На самом первом экране «База знаний» предложит тапнуть по кнопке Airport, так называется наш офис.

Set Airport встречает друллег основными комнатами, где чаще всего все и тусуются: кухня, курилка, три переговорки и «остров Бали» — для общения с ребятами, которые проводят карантин в Индонезии.

Онлайн-офис мы придумали таким, чтобы в нем были точки случайного общения с коллегами. Заходя на кухню, ты видишь, кто там уже зумится, и можешь к ним присоединиться. А можешь зайти ради любопытства в переговорку и наткнуться на реальное собрание. Если же комната пуста, то ты можешь скопировать ссылку и отправить ее тому, кого хотел пригласить на перекур или обед.

Эта концепция оформления нового офиса Setters в Петербурге, которая была разработана в рамках внутреннего тендера по улучшению пространства.

Команда постоянно двигается со скоростью самолетов и «Сапсанов», поэтому переговорки были названы в честь трех городов, в которых базируется Setters: MIA, LED и SVO.

Можно реально бронировать переговорки через календари и собираться там на штурмы, все как в офлайне. Можно посетить лекторий, найти календарь карантинных мероприятий от HR-отдела (тренировки, мастер-классы по рисунку, макияжу, фейсбилдингу, игры в мафию), попасть в нашу онлайн-библиотеку из более чем 250 книг, запустить классный плейлист для настроения, который обновляется еженедельно.

Этот офис годится не только для случайных встреч. Можно назначить завтрак коллеге в столовой, а потом тапнуть на «Битрикс24» и начать свой рабочий день. Мы интегрировали виджет от Telegram — достаточно один раз авторизоваться через Telegram, и можно общаться.

Каждая комната (кухня, переговорки и др.) имеет свое собственное оформление, взятое из дизайн-концепта нашего офиса в Петербурге, чтобы максимально приблизить онлайн-офис к офлайновому.

В курилке и лектории одновременно могут находиться до 50 человек, на кухне, «острове Бали» и в переговорках — до 12. Все комнаты созданы на платформе Whereby. Из плюшек: никакого ограничения по времени (в отличие от бесплатной версии Zoom), совместное использование экрана, настраиваемые параметры конфиденциальности (блокировка/разблокировка комнат), пользовательский брендинг.

Доступ к комнатам предоставляется с помощью пользовательской ссылки, при этом нет необходимости в отдельных логинах или паролях. Однако можно устанавливать закрытые комнаты с изменяемыми настройками конфиденциальности, включая проверку гостя и аутентификацию.

Впрочем, есть одно маленькое но. Не всякий тариф позволяет забрендировать каждую комнату уникально: на тарифе Business все включенные 10 комнат будут иметь одно оформление, а на тарифе Pro каждую из трех комнат можно оформить индивидуально. Мы, не зная таких тонкостей и желая оформить каждую комнату в своем стиле, экстренно меняли тариф и оформление, иначе релиз онлайн-офиса произошел бы еще во вторник вечером.

Можно назвать онлайн-офис блажью, чем-то несерьезным и не столь необходимым. Но наша задача — сократить расстояние между сотрудниками, постараться вернуть коллективу привычный режим и привычное общение, сделать самоизоляцию менее одинокой и печальной. Мы много говорим о том, что сейчас аудитории брендов нужны общение, забота и хорошие новости, но команде все это тоже очень нужно. Не забывайте заботиться о своих.