Обсуждение: как вести списки дел и не паниковать

Менеджеры и специалисты делятся своими методиками и рассказывают, какие сервисы используют.

Руководитель «Яндекс.Лавки» Илья Красильщик спросил в Facebook, как другие следят за задачами, контролируют дела и при этом не паникуют.

Когда я работал в «Медузе», у меня был список дел в Moleskine. Если записывать мелко, то они влезали на страницу рабочего дня, и я планомерно шёл по списку и всё делал. Это было очень удобно.

Два года я работаю в «Лавке» и до сих пор не смог придумать нормального способа фиксировать дела. Вместо этого я просто паникую с утра до вечера и пытаюсь понять, что я ********* [не успеваю] прямо сейчас. Вместо контроля ты растворяешься во встречах по календарю, которых минимум десять за день.

Илья Красильщик

В комментариях другие поделились своим опытом: рассказали, какими инструментами пользуются и как ведут в них дела. Кроме сервисов вроде Notion, Trello или Todoist, которые на слуху, люди используют Roam Research, WorkFlowy и «Google Таблицы».

Вариант использования Todoist, в котором все проекты собраны на одном экране<br /> Алексей Хохулин<br />
Вариант использования Todoist, в котором все проекты собраны на одном экране
Алексей Хохулин

Некоторые предпочитают блокноты, стикеры и другие простые и понятные инструменты. Иногда комбинируют их с онлайн-сервисами.

Одна маркерная доска напротив рабочего стола. Там всё важное, можно стирать, дописывать. Она физически ограничена — нельзя дописывать до бесконечности. Можно рисовать цепочки — какой следующий шаг и кто его должен сделать. Можно на эту доску медитировать и пересобирать картину рабочей жизни в голове.

Всеволод Устинов

Чаще всего записываю в столбик на мониторных стикерах — каждой группе задач свой стикер, сделанные удаляю. Иногда приступами паникую и «пытаюсь понять, что я ********* [не успеваю] прямо сейчас».

Гульнара Тагирова

Главное — избавиться от чувства ****** [оплошности].

В начале дня трачу час на проверку всех сообщений и «осмотр плантаций», выписываю дела ручкой в тетрадь и потом распределяю их в календарь по временным слотам с запасом. Соответственно, коллеги видят, что время занято и не назначают встречу без спроса.

Всё что не влезло — проигрывает по приоритету и переносится. В конце каждого дня я смотрю на календарь и успокаиваюсь, что я не сделал какие-то дела не из-за ******* [своей оплошности], а просто был занят другими.

Ойгн Макариаускас

Всех привязал сотрудников к планировщику и сам пользуюсь. В день дел ровно столько сколько успею, всё остальное на следующие дни. Или меняется с сегодняшними делами по приоритетам. Тайм-слоты на несколько дней вперёд расписываются.

На бумаге ведут план на день, наглядно начинают понимать, как правильно планировать. Всё собирается сейчас в «Google Таблицах» в виде отчёта за день: заказчик, задача, время выполнения.

Салават Сулейманов

Как можно вести дела с помощью разных сервисов

Все мои системы вести дела отлично работали, когда дел было мало. Когда дел по-настоящему много, всё ломается.

Если есть только одно место, куда на самом деле смотришь — допустим, календарь — помогает только в него всё и записывать, даже если это странно.

Roam мне сейчас нравится тем, что в него можно просто всё подряд сваливать, когда нет возможности, и потом очень быстро структурировать и переделывать. Это как Notion, только как если бы его делали не дизайнеры, а разработчики (но очень умные и человеческие, типа Самата). Поэтому он быстрый, но без приложения.

Михаил Калашников

Календарь + блокнот на день + ремайндеры.

Самые офигенные ремайндеры в Slack. Пишешь: «remind me Обновить роадмап tomorrow» — и всё, мозг можно расслабить. А ещё там удобная система snooze: одно делаешь сегодня, по второму двигаешь ремайндер на завтра, третье — сразу на следующую неделю.

Почему остальные системы тайм-менеджмента с ремайндерами такие кривые и не умеют нормальный снуз — мне непонятно.

Иван Сухов

TickTick для жизни, Microsoft Planner для работы. Notion хорош для сбора материалов по теме, например, но с точки зрения планирования дел, а самое главное, их выполнения там легко потеряться.

А вот если надо делать дела — надо что-то простое, Planner недавно начала и меня прям устраивает, моя производительность выросла (с точки зрения собственных рабочих проектов и управления командой).

Алина Темирова

Обычный «Гугл док». Три колонки по примеру канбана: ToDo, In Progress, Done.

ToDo:

— условно (ах если бы...) бесконечный список, вношу всё туда;

— вверху самые важные дела — ревью раз в неделю-две;

— если есть дедлайн или имя, то пишу: дата-имя-дело;

— если важно что-то не забыть, помечаю цветом.

In Progress:

— вечером или утром перетягиваю сюда список дел на день;

— вверху самые важные дела.

Done:

— перетягиваю то, что сделано, сюда;

— стараюсь, что бы 3-5 единиц были действительно значимыми действиями, а не просто «не забыть, отправить, поговорить».

Все регулярные ивенты не в списке, а в календаре. В календаре внесено время работы со списком. И обед там же — обязательно, иначе есть некогда.

P.S. Чем длиннее список, тем чаще сбоит, но пока ничего быстрее и удобнее для себя не придумал.

Андрей Емельяненко

Уже много лет в Excel рядом с колонкой задач ставлю фамилию человека, направление и статус. Таким образом можно отфильтировать задачи по направлению, выбрать задачи по человеку и реализовать любые другие комбинации. Лучше ничего не видел.

Уже оттуда переношу today задачи в Trello и на бумажку. Выполнив, меняю статус на сделано и всё.

Могу посмотреть все сделанные дела за много много лет.

Там же веду и личные дела, и рабочие, просто фильтр переключаю.

Просто 4 колонки и фильтры по ним:

1. Направление.

2. Задача.

3. Человек.

4. Статус исполнения.

Если задача поэтапная, то ещё пишу комментарий, что именно нужно сделать. Каждый следующий перетирает предыдущий. Но это когда не лень или что-то важное и сложное.

Антон Терехов

Какие ещё сервисы советовали:

  • Monday.com.
  • Roam Research.
  • Trello.
  • Asana.
  • Notion.
  • Todoist.
  • Columns.
  • Microsoft To Do.
  • ClickUp.
  • TickTick.
  • WorkFlowy.

Как следите за своими задачами и стараетесь не паниковать? Расскажите в комментариях.

2222
28 комментариев

Как не только добавлять статьи в vc.ru в закладки, но ещё и читать их потом? :)

10
Ответить

Заведи планировщик Канбан-закладки:
1. прочитаю
2. читаю
3. Прочитал
4. передумал)

9
Ответить

Чтение по диагонали. Есть же разные способы чтения. Читай по абзацам. Читай только с розовым фоном. Зачем читать все, если есть какие-то важные насущные дела

1
Ответить

Если статью не хочется прочитать сразу или в первую же освободившуюся минутку - значит не очень-то она была и нужна)

Ответить

Тоже активно пользуюсь. Как замена бумажного ежедневника - идеально. Нормального мобильного приложения только не хватает)

4
Ответить