Какими рабочими инструментами для общения пользуются российские предприниматели
Основатели Prisma, Kanobu, Sports.ru и других компаний о том, уступила ли электронная почта место Slack и Jira.
Электронная почта — это самый активный инструмент для внешних коммуникаций с другими компаниями, часто — с инвесторами. Все основные переговоры начинаются с писем, которые потом уже конвертируются в звонки и встречи.
Внутри команды мы вовсе не пользуемся электронной почтой. Но тут, я думаю, дело в величине компании. Мы достаточно небольшие: у нас работает примерно 25 человек, а иногда — временные сотрудники. Для такого состава достаточно возможностей Slack.
Но если у руководителя проектом занимаются сотни людей и внешних заказчиков, письма кажутся явной необходимостью. Да и по ощущениям я бы не сказал, что электронная почта умирает. Возможно, она умерла в сфере личного общения.
Чем дальше я ухожу от оперативного управления компанией, тем чаще использую почту. Сейчас это 30-50 писем в день, и как правило — это новые входящие контакты с туманными перспективами — то есть на уровне знакомства и определения дальнейших планов. Если переписка получает развитие, то она либо уходит дальше в CRM, либо делегируется одному из членов команды.
Для продаж во всех наших проектах мы используем amoCRM. Для разработки используем Trello. Для спецпроектов, в которых задействована и редакция, и разработка, недавно начали использовать Todoist.
Также не брезгуем редакционным чатиком в Telegram и чатиком продажников в Facebook. А вот Slack у нас не пошел, хотя дважды пытались внедрить. Даже затрудняюсь ответить почему — видимо не наше.
Электронной почтой пользуюсь с каждым годом всё реже: там остались только переписки с большой группой лиц и вложенными файлами. Как правило, это переписка с внешними контрагентами или партнерами.
Вся оперативная коммуникация ушла в мессенджеры. Максимально часто использую WhatsApp, там очень удобное общение в группах — постоянных групп у меня около 300. Также пользуюсь Telegram и Facebook Messenger.
Для совместной работы и трекинга использую «Google Документы», для проектных работ прижились Jira и Slack. Я полностью отказался от Skype, причём это произошло само собой: сначала оттуда перенеслась текстовая переписка, так как «друзья» перетекли в другие мессенджеры, потом голосовые и видео звонки.
Я перешёл на zoom — вижу ряд значительных преимуществ, не только с точки зрения качества связи, но и с точки зрения более широкого и удобного набора функций.
Мы пользуемся почтой в основном для общения с другими компаниями. Что касается общения и решения рабочих вопросов внутри Boft, мы используем Telegram и Trello.
Telegram — разноплановый инструмент для работы, общения и хранения некоторых данных. Электронная почта, в свою очередь, — отличный инструмент для установления контакта с человеком или компанией. Часто после налаживания связи мы переносим общение в мессенджер, особенно когда быстро нужно решить небольшой вопрос. Но почтой все равно пользуемся для подтверждения договоренностей.
Люди разные, и не со всеми хочется общаться близко и давать им свой личный номер телефона. Поэтому общение через почту — это возможность делать дела и одновременно соблюдать дистанцию с людьми.
В России очень низкая культура использования почты. Тут люди просто не умеют ей пользоваться: во всяком случае, те, у кого работа напрямую не связана с почтой.
Поэтому выстроить работу команды по почте практически нереально. Дизайнер забудет проверить почту, разработчик не нажмет Reply all, менеджер вставит свои комментарии желтым цветом прямо в текст предыдущего письма, и в этот момент уже никто не может прочесть и приходится разбираться.
Практически все вопросы у нас переползли в Slack. Почта используется только для внешней коммуникации. До этого были Skype и Telegram. У Slack — один из худших интерфейсов и ужасные дизайнеры, но в нем можно работать, а в Skype и Telegram — нельзя.
Возможно, для очень маленьких команд Telegram будет удобнее, но если в компании работает больше 10 человек, то им придется непросто.
С появлением мессенджеров электронная почта начала понемногу терять популярность. Так как в каршеринге есть много вопросов, которые требуют немедленной реакции, то мы пользуемся Telegram из-за того, что у мессенджера есть хорошая десктопная версия. Там у нас очень много совместных чатов: начиная с автопарка, и заканчивая поддержкой пользователей.
Для управления задачами внутри компании мы пользуемся сервисом Jira, который очень популярен у разработчиков. Причина выбора проста — поскольку мы — во многом ИТ-компания, то нам подходит система управления проектами для ИТ-компаний. Почту мы используем в основном в том случае, если вопрос не срочный и требуется его более детальная проработка.
Slack у нас — главный инструмент общения внутри команды. Вовне чаще всего также пользуемся мессенджерами. Сиюминутная коммуникация практически ушла из почты, но все, что нужно «зафиксировать» — то, что может понадобиться когда-нибудь впоследствии, идет в почту: там это будет проще найти.
Никуда не делась роль почты как основного идентификатора пользователей. Адрес почты есть у всех. Тем более, протокол не принадлежит коммерческой компании, а мессенджеры приходят и уходят.
Для внешней переписки пользуемся G Suite (раньше сервис назывался Google Apps). С ним у каждого сотрудника Wheely есть доступ к почте и рабочим файлам из любого места и с любого устройства. Office 365 более корпоративный, чем G Suite — так что это вопрос вкуса, что выбрать для компании. При этом у нас есть подписка на Office 365 для сотрудников, которым нужен Excel для работы. Плюс, каждый может себе поставить Outlook, если ему так удобнее.
Для внутренней коммуникации (чатов, аудио- и видеозвонков, screen sharing) мы используем платный Slack. Раньше был HipChat, но пришлось от него отказаться: криво отображаются уведомления, было неудобно работать на мобильных устройствах.
Если нужно созвониться командой, то для этого удобнее сервис Zoom Rooms ($49 за комнату в месяц). Zoom — это software-решение, которое работает с Mac Mini, Logitech ConferenceCam и iPad. Все управление идет с iPad: начать звонок, пригласить собеседника и так далее. Поделиться экраном можно через AirPlay, и его сразу увидит собеседник.
Для стандартных процессов, например, оплаты счета или согласования договора, мы настроили произвольный workflow в Jira. Задачи приходят на согласование ответственным сотрудникам внутри команды. Как выглядит процесс в целом: создаешь задачу, прикрепляешь счет в PDF, заполняешь детали (сумма, услуга, поставщик, связанные задачи, задачу с согласованным договором). Задача падает руководителю, и если все хорошо, он идет в бухгалтерию, а потом ко мне.
Коммуникацию по найму ведем в Workable. Это платформа, где можно сделать воронку кандидатов и настроить interview kits и scorecards, чтобы давать обратную связь. Можно подключить внешних рекрутеров, которые будут заливать туда резюме. В том же сервисе сотрудники могут рекомендовать своих знакомых на вакансии. За успешные рекомендации компания платит деньги.
Мы настроили интеграцию через Zapier, куда приходят уведомления из Workable в комнаты Slack вроде #hiring или #marketing-hiring, когда приходят новые отклики. Дальше хотим написать интеграцию между Headhunter.ru и Workable, чтобы резюме сразу падали в Workable.
Внешняя телефония у нас организована через VoxImplant. Он для нас лучше, чем Asterisk и подобные системы, потому что мы не хотим ставить серверы, а потом адово все это интегрировать.
Для службы поддержки телефония встроена в нашу внутреннюю систему. Для b2b-отдела мы написали собственную PBX (Private Branch Exchange, телефонная система для частного пользования — vc.ru) на базе VoxImplant (в будущем звонки будут интегрироваться с CRM) и подключили трубки Cisco. Есть отдельные очереди звонков для русско- и англоговорящих специалистов, есть внутренние звонки между добавочными номерами сотрудников, есть интеграция со Slack. Сейчас мы думаем превратить свою PBX в open-source проект: может, она кому-то еще пригодится.
Электронная почта остается основным средством коммуникации в Sports.ru и Tribuna Digital не только из-за привычки, но и потому что компания существует чуть дольше, чем Slack, Jira и Trello, которые мы тоже используем вполне активно.
Почта — это по-прежнему прекрасная замена совещаниям, которые мы, во-первых, не очень любим из-за их времязатратности, а во-вторых — из-за того, что части команды сидят в Минске, Барселоне или Киеве.
В почте есть удобный поиск по архиву, фиксирование всех договоренностей, и так далее — ну супер же. Не хватает только лайков для быстрых ответов, чтобы не писать эти бесконечные «Ок» и «ну супер, теперь точно всех порвем».
У нас есть определенный цифровой этикет: почта для больших материалов, требующих вдумчивого изучения и ответа. Телеграм, Slack и чаты в них — для оперативных вопросов.
В Telegram у нас те же почтовые ветки, только «быстрые». Ну и почта нужна для фиксирования встреч и принципиальных договорённостей. То есть почта и мессенджеры — это два разных по скорости инструмента, но нужны они оба.
Электронная почта никуда не делась, но перестала быть единственным способом текстового общения в компаниях. В одной и той же компании разные команды могут использовать электронную почту, чаты в Slack, группы в Telegram и какие-то отраслевые решения.
Это нормально, если даёт эффективность. Лучше, чем пересаживать всех насильно на одно решение. Поскольку у меня много контактов, я присутствую во всех мессенджерах и соцсетях и коммуницирую там, где это удобно человеку.
Для знакомых — это чаще всего Facebook Messenger, для незнакомых — электронная почта или LinkedIn. Slack мы полгода использовали на одном из проектов. Мне он показался удобным, но коллеги регулярно переключались на параллельную коммуникацию по электронной почте, что, конечно, нивелировало преимущества Slack.
С несколькими людьми веду постоянную деловую переписку во «ВКонтакте» (один из них — основатель проекта, в который я инвестировал), обычно это люди не из Москвы. А вообще, личные сообщения во «ВКонтакте» у меня закрыты для всех, кроме фиксированного списка контактов.
В противном случае идёт много нетактичных обращений от незнакомых людей. Напрягает, когда рабочая переписка идёт в WhatsApp или «Одноклассниках» — всё-таки эти бренды воспринимаются как личное пространство.
Самый важный инструмент коммуникации — это, конечно, электронная почта. В нетворкинге соблюдают правила хорошего тона: не рекомендуется писать в мессенджере очень рано или очень поздно. Это особенно опасно, когда человек в офисе. С электронными письмами все проще — их можно отправлять в любое время. Меня только всегда удивляет, что во многих компаниях ставят ограничения на размер отправляемых писем. Это глупо. Кроме того, электронная почта — это основной инструмент для приглашения людей на мероприятия.
Мы перестали использовать Viber из-за невероятного количества спама, постоянно отвлекающего от работы. Заменили его WhatsApp и Telegram. Из не столь обычного — пользуемся приложением Dropcam. У нас в офисе есть камера Nest, поэтому я могу наблюдать за сотрудниками.
Электронная почта — как печатные журналы: вроде уже никому не нужны, но все еще существуют, и кто-то ими даже пользуется.
Даже не припомню, когда последний раз использовал почту для общения внутри компании. Наверное, в эпоху ICQ и файлов на флешке, да — фиксировать более официально приходилось при помощи электронных писем.
Теперь же пересылать файлы, ставить задачи или фиксировать итоги встреч стало привычно в специализированных инструментах. А для важных сообщений есть отдельный канал в Slack.
Электронная почта — это безусловно, полезный инструмент, но его одиночество разбавили новые каналы коммуникации. За последние пару лет идет активный переход каналов общения со звонков и писем на чатики соцсетей. И если клиентам становится привычным писать на сайт организации через мессенджеры, то деловая переписка все еще остается в пределах писем и почты. Все же, представляя интересы компании, не каждый сотрудник готов светить свой профиль соцсети или переходить на общение через личный аккаунт в WhatsApp.
При работе с текущими и новыми проектами команда «Лаборатории проектов Волка» использует Slack — он вообще вовремя пришел, убив те же групповые чаты в Skype, — и Wonderlist. Крайне редко — WhatsApp. Почту используем только для внешней работы: для общения с клиентами и контрагентами.
За несколько лет перебрали разные инструменты, но отказались по разным причинам. Раза три пробовали «Мегаплан», но он слишком громоздкий — тянет на себя очень много внимания, а не дает возможность сфокусироваться на самой задаче. На все что с приставкой «1С» и «Битрикс» аллергия с давних пор. Внедряли AmoCRM, но или мы пока не доросли до такого космоса, или и правда этот комбайн могут познать разве что сами разработчики.
Уже никто не пишет друзьям письма через почту, для этого есть WhatsApp, поэтому сейчас электронная почта, скорее, обретает свою форму и занимает определенную нишу среди разнообразия каналов коммуникации.
В команде Skyeng основной инструмент коммуникации — Slack. Он прекрасен как для оперативного общения, когда важно быстро получить обратную связь как можно скорее, так и для отложенных переписок.
Мы пришли к нему не сразу, перепробовав еще несколько лет назад различные инструменты: от HipChat до Telegram. Но глубокая специализация Slack на командном взаимодействии для решения сложных задач в комбинации с прекрасной продуктовой командой на голову опережает конкурентов.
Тем не менее, Slack не покрывает все use-cases, встречающиеся в работе. Сегодня все большее количество бизнес-контактов происходит через Facebook и адрес твоей страницы там давно заменил визитную карточку.
А значит, многие внешние переписки ведутся в Facebook Messenger (например, именно там меня попросили дать этот комментарий). Электронная почта используется в основном для получения обновлений от различных сервисов, редко туда закрадывается рабочая переписка, а если и появляется, то скорее с условными бухгалтерами или юристами, которым современные инструменты даются с трудом.
К сожалению, мы еще довольно часто переходим на Skype — особенно в тех задачах, где идёт взаимодействие с командами из других компаний. Но буквально на днях Slack анонсировали новую функцию: если обе компании подключены к Slack, то теперь можно создавать общие для обеих команд каналы.
Возможно, это станет очередным гвоздём в крышку гроба Skype. К слову, на уроках у нас в школе мы уже давно ушли от этого видеомессенджера в пользу открытых WebRTC технологий, за которыми видим будущее видеообщения.
Ну и напоследок, хотел бы напомнить, о чём нам говорит первый принцип agile — куда важнее люди и их коммуникации, нежели процессы и инструменты. Не так важно, в каком приложении вы пишите, сколько ваше отношение к собеседнику и готовность решать поставленные перед общением задачи.
И в качестве забавной иллюстрации: мы на днях поставили доску в офисе, и хотя у нас 283 канала в Slack, люди как сумасшедшие набросились и стали на ней писать.
Напомню, что у Slack тоже есть альтернативы. В Madrobots вся работа строится на чатах в Telegram. У нас пара десятков рабочих чатов, где мы решаем операционные вопросы.
Электронную почту используем для фиксирования важных вопросов вроде плана продаж, бонусов за его выполнение и общения с партнерами. По электронной почте отлично получается искать информацию и получать ее в структурированном виде. В ближайшие несколько лет не представляю, как полностью от нее отказаться.
Использование мессенджера для совместной работы дало нам беспрецедентную скорость, но не позволяет видеть картину событий на макроуровне.
Мы используем следующий стек сервисов:
— «Google Документы» для ведения управленческой отчетности и планирования активностей;
— Trello для постановки задач отделу контента;
— JIRA для веб-разработки;
— Asana для проектной работы;
— Pipedrive для учета b2b-продаж бизнес-подразделения «Биван» (но планируем мигрировать на AmoCRM);
— Moysklad для учета продаж и складских остатков.
До запуска Pressfeed я работал редактором в журнале «Секрет Фирмы» и хорошо знаю, что такое «проклятие мультиканальности». Порой при подготовке заметки я заводил специальный файл, куда заносил в табличку с каким ньюсмейкером в каком канале я общаюсь: LinkedIn, Twitter, почта, Skype, Facebook, «Вконтакте», пучок мессенджеров, SMS-ки и Так далее.
Помню, я убил кучу времени, ища переписку с одним из героев, прежде, чем вспомнил, что она у меня в блокноте — общение шло по редакционному телефону, и я конспектировал разговор по старинке.
Принято считать, что журналисты любят находиться в информационных вихрях, буквально купаться в информации, заряжаясь от нее энергией. Большинство моих знакомых коллег живут в состоянии информационной перегрузки и ненавидят его.
Особенно, когда работа с ним управляется не собственным хотением, а суровой производственной реальностью. И чем шире размазан этот информационный слой по твоей жизни, тем затратней и утомительней с этим справляться.
Однажды я наткнулся на отповедь известного западного предпринимателя, который прямым текстом предупреждал потенциальных респондентов, чтобы те не тратили зря время: «Не пишите мне в LinkedIn, Twiter и Skype. Я отвечаю только на электронную почту». И давал конкретный адрес.
Святой человек. Это простое правило действительно здорово облегчает жизнь. Я тоже стараюсь сводить всю свою коммуникацию к единственному электронному адресу. Там же я исповедую принцип Zero Inbox и моя почта служит мне удобным ToDo-листом: пока письмо не отравлено из входящих в архив – задача не решена.
Также я считаю, что «асинхронная коммуникация» гораздо удобнее «синхронной». То есть отвечать выгодно не в момент вызова — когда это удобно вызывающему, а когда это удобно тебе (когда есть время, и когда ты подготовил ответ).
Здесь опять же выигрывает электронная почта. И проигрывают чаты и мессенджеры. Я использую Skype для звонков, Slack для ведения командных работ над проектами, а также массу других инструментов — но по их базовому функциональному назначению. Для всей же коммуникации стараюсь использовать только электронную почту. Это потрясающе удобно.
У slack плохой дизайн? Вы видели Redmine?
у редмайна пострясающе удобный инженерный дизайн. Хороший годный рабочий инструмент, не петушня какая. Лайк таким пацанам.
Комментарий недоступен
Комментарий недоступен
Плюсую, тоже пробовали кучу всего, в т.ч. всякие Битриксы, в итоге пришли в Basecamp. Текущая его версия очень удобная + сервис постоянно обновляется, что радует
> Slack не прижился.
Почему, если не секрет?
В свое время перепробовали кучу таск менеджеров. Остановились на Jira