Как успеть всё: 5 проверенных правил самоорганизации и тайм-менеджмента

А вы ничего не забыли? Вот прямо сейчас, когда собрались прочитать эту статью, уверены ли вы, что нет задач поважнее, за которые никак не получается взяться? Нет, я вас не прогоняю. Наоборот: если грызущее мозг и душу состояние заядлого прокрастинатора для вас перманентно, эта статья поможет от него избавиться.

Мне хорошо знакомо тревожное состояние нихренанеуспевания: когда всё наваливается, список задач пухнет, концентрация падает, а любое уведомление о входящем сообщении вызывает боль. Остаётся только панически прокручивать в голове количество дел и… ничего не предпринимать. Классика!

Мне помог марафон «Джедайские техники», из которого я вынесла для себя несколько правил. Они избавили меня от страданий по невыполненным задачам и повысили продуктивность. Поделюсь и с вами.

Так называется книга-бестселлер тренера и «прокрастинолога» Максима Дорофеева. Позднее он переупаковал её в одноимённый марафон из 34 материалов. К каждому из них прилагается задание, которое помогает закрепить и отработать прочитанное.

На марафон отводится 60 дней, но я прошла его за 100. В итоге я научилась не тонуть в задачах, концентрироваться на главном и находить время на отдых. А заодно выделила пятёрку крутых приёмов для этой статьи.

Давайте честно: любимый ноут и смартфон — пропасть, которая беспощадно пожирает наше время. Есть много всяких трюков с настройками браузера и телефона, но самый эффективный — отключить к чёртовой матери уведомления.

Теперь я не бросаю всё, чтобы ответить на сообщение. Если вопрос действительно срочный, мне можно позвонить. И вот сюрприз: хоть я и работаю в команде над разными проектами и регулярно получаю массу сообщений, ни одного звонка по работе я пока так и не услышала.

Всё входящее извне может подождать несколько часов. Зато нервы и концентрация в целости и сохранности. Просто магия вне Хогвартса!

Довольно часто нам приходится решать задачи, навязанные извне. На работе это обычное дело: именно за такие задачи нам и платят. Беда в том, что часто этот настрой перетекает и в личную жизнь. Чтобы прочувствовать это, важно разделять понятия «цели» и «задачи».

Напишите список целей — глобальных и несбыточных, казалось бы, стремлений. Перечитайте и задумайтесь, какую реакцию вызывает каждый пункт. Цели, которые вы добавили под влиянием общества по принципу «такое все желают — значит, и мне это нужно», будут отпугивать вас физически. От такой «мечты» захочется нахмуриться, скукожиться и закрыться.

На марафоне мне пришлось дважды переделать список целей, чтобы каждая позиция в нём отзывалась улыбкой на всё лицо и приятным расслаблением в теле. Сначала там были тяжёлые и статусные вещи в духе «купить квартиру» и «написать книгу» — даже сейчас некомфортно это печатать! А окончательная версия радует пунктами

«приносить людям пользу контентом, который я делаю» и «избавиться от тревожности из-за невыполненных задач». Наивно, но мне нравится.

Цели должны дарить удовольствие лично вам. Сделайте так, чтобы идти к ним помогала небольшая, но стабильная часть ежедневных задач. Тогда и поводов прокрастинировать станет меньше.

Важно! Цели можно и нужно пересматривать — примерно раз в полгода. Или чаще, но только если вы начинаете понимать, что идёте куда-то не туда.

Есть несколько видов дел, которые сваливаются на нас извне или возникают по нашей воле.

Идея — то, что было бы здорово реализовать, но пока непонятно, как именно и стоит ли вообще. Идеи нужно записывать и периодически обдумывать — например, раз в неделю. Возможно, какую-то из них можно вплести в уже существующие процессы, а с помощью другой кардинально изменить или улучшить работу над чем-то.

Проект — что-то с крутым конечным результатом и бесконечно пугающим объёмом. Когда долго смотришь на огромный проект, не зная, как к нему подойти, руки самовольно начинают тянуться к простой и понятной рутине. Проекты нужно дробить: сформулируйте первый шаг и внесите в список задач.

Задача — простое и понятное действие. Например: «причесать список задач на день», «проверить комментарии в сообществе и ответить на них» и так далее. На них приятно отвлекаться, когда над головой навис сложный и непонятный проект. Поэтому очень важно дробить проекты на правильно сформулированные задачи, чтобы они попадали в поток рутины и их было проще выполнить.

Правильная формулировка задачи — своеобразная иллюзия простоты, которая позволяет отбросить страх и просто делать. Начинайте формулировку с глагола, описывающего знакомое действие, которое не займёт больше получаса. Не «придумать концепцию спецпроекта», а «найти в интернете похожие проекты, выписать себе по пунктам, чем они хороши и чего в них нет».

Важно! Если вы понимаете, что из запланированных задач за день успеете не всё, расставьте приоритеты. Отложите что-нибудь мелкое, если оно не приближает вас к целям и не сорвёт сроки важного проекта.

Голова — не лучшее место для хранения задач. Даже если они кажутся мелкими, незначительными и не имеющими отношения к продуктивности. Например: «узнать, как дела у подруги» или «купить молоко». Эти мелкие штуки будут постоянно отвлекать внимание, и со временем из них накопится иллюзия аврала.

Чтобы в голове было всё в порядке с концентрацией на текущих делах и оставалось место новым идеям, её нужно регулярно разгружать. В понятный, исчерпывающий и гибкий список задач. Список, которому вы можете доверять.

Желательно выбрать один таск-менеджер. Вам может показаться странным хранить напоминание о покупке продуктов и работу над важным рабочим проектом в одном месте, но на деле это очень хорошо помогает видеть общую картину загруженности. Задачи из рабочих таск-менеджеров нужно переносить в свой список, входящие из почтовых ящиков, просьбы родственников и друзей — тоже. Всё в одном месте — это важно!

Список задач разделите на три части: «Сегодня», «На этой неделе» и «Потом». В целом список должен быть подробным, но комфортным, чтобы к нему было не страшно обратиться. Так что не красьте в разные цвета личное и рабочее. Но можно выделять задачи, которые приближают вас к достижению целей, чтобы не забывать делать минимум 1–2 таких в день.

Свой список я веду в Microsoft To Do.

Единственное, что нужно держать в голове, — регулярно в него заглядывать и не лениться упорядочивать. Если там всё чётко, то и в делах всё по полочкам.

Быть продуктивным всегда вовсе не обязательно. А вот следовать списку задач — да. Поэтому вносите в него и всякие приятности. Например, «посмотреть новую серию „Рика и Морти“», «послушать подкаст про картины Босха» или «выбрать время и записаться на маникюр».

Это пять главных приёмов, которые здорово перевернули мой мир с бестолковой головы прокрастинирующего паникёра на крепкие ноги планирования. Попробуйте, если тоже постоянно забываете что-то важное, ничего не успеваете и начинаете каждый рабочий день с тревоги. Я от этих проблем избавилась и всем желаю того же.

В книге и марафоне можно найти ещё больше полезных практик. А если вы считаете, что уже победили прокрастинацию без всяких там джедайских техник, поделитесь секретом в комментариях.